В данной статье рассматривается система электронного документооборота как актуальное и эффективное средство автоматизации процессов работы с бумажными носителями. Основное внимание уделяется функциональным возможностям электронного документооборота и преимуществ как для предприятий, так и для клиентов.
Ключевые слова: электронный документооборот, автоматизация, обмен данными, бизнес процессы.
This article examines the electronic document management system as a relevant and effective means of automating paper-based work processes. The main focus is on the functionality of electronic document management and the benefits for both businesses and clients.
Keywords: electronic document management, automation, data exchange, business processes.
Успешное функционирование любого предприятия вне зависимости от его масштаба во многом зависит от того, насколько эффективно организована система по работе с документами. На сегодняшний день, с учетом масштабного развития информационных технологий невозможно быть конкурентоспособным на рынке и строить свои бизнес процессы на основе работы исключительно с бумажными носителями. Современный уровень программных обеспечений позволяет предприятиям менять свои бизнес процессы во многих аспектах, в том числе для осуществления автоматизации бумажных документов к электронному документообороту.
К переходу организаций на электронный документооборот подталкивают не только предприятия-партнеры и контрагенты, которые уже сделали шаг в сторону цифровизации, но еще и законодательные акты.
Система электронного документооборота (СЭДО) — это компьютерная программа (программное обеспечение, информационная система), отвечающая за организацию работы с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также позволяющая обеспечивать взаимодействие между сотрудниками (формирование документов, выдачу знаний, отправку уведомлений и так далее) [2, с 4].
Переход на систему электронного документооборота является актуальным решением для любой организации. Однако, в первую очередь автоматизация нужна тем структурам и предприятиям, где присутствует разветвленная структура и большое количество документов, требующих согласования. Скорость движения информации влияют на работу организации — чем меньше сотрудники тратят времени на рутинные процессы, тем лучше производительность.
Важная функция любой СЭД — это организация собственно электронного документооборота, т. е. движения документов внутри организации. Электронный документооборот обеспечивает движение документов внутри организации — от момента создания документа или получения и до момента отправки или направления в дело [3, с 521].
Системы электронного документооборота в компании бывают разных видов, в зависимости от предназначения: обмен данными внутри организации, с партнерами, контролирующими органами, для работы с конкретным видом документации. Документы, которыми обмениваются в таких системах, равнозначны бумажным с печатью и личной подписью.
«Варианты автоматизации электронного документооборота на предприятии могут быть следующими:
– Переход на систему электронного документооборота со стандартной функциональностью. Подразумевается, что компания оптимизирует обмен данными с контрагентами: отправку, получение, подписание;
– Автоматизация внутри сервисов ЭДО с помощью покупки дополнительных решений. Например, в Диадоке можно подключить маршруты согласования, которые позволят настроить перемещение документов между сотрудниками и подразделениями;
– Интеграция сервиса электронного документооборота с учетной системой компании. Требует дополнительной подготовки, но делает управление информационными потоками эффективнее [4].
Вне зависимости от выбора типа электронного документооборота, современные системы носят комплексный характер с сочетанием ряда функциональных технологий, входящих в этот процесс:
– Workflow process management — управление потоками работ, автоматизация алгоритмов обработки и маршрутов движения документов;
– Groupware collaboration — возможность работы над общим проектом документов для группы пользователей;
– Document processing — работа с файлами документов и их обработка (создание, редактирование и так далее);
– Imaging — ввод и обработка электронных образов документов, полученных путем сканирования.
Электронный документооборот не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятия. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирован под специфику конкретной организации [1, с 13].
Автоматизация документооборота является не просто цифровизацией работы с документами. Это инструмент, который предоставляет компаниям большой спектр возможностей и преимуществ:
– Повышение качества управляемости организацией. Возможность вводить распорядительные документы и получать актуальную информацию о состоянии работы в режиме реального времени;
– Укрепление исполнительной дисциплины. Оперативное получение информации об исполнении документов;
– Организация коллективной и групповой работы. Объединение в единую систему группы сотрудников, находящихся в разных городах;
– Экономия рабочего времени сотрудников. Сокращение времени на поиск, отправку или получение документов;
– Информационная безопасность. Создание ограничения доступа сотрудников к конфиденциальной информации и предоставления доступа к документам, согласно занимаемой должности и решаемых функциональных задач;
– Сокращение административных расходов. Делопроизводство бумажного формата требует больших затрат на бумагу, печать и отправку. С помощью электронного документооборота расходы снизятся в разы;
– Снижение человеческого фактора. Нивелирование рисков, связанных с потерей, повреждений документов, задержкой ответов контрагентам.
Литература:
- Бобылева, М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики / М. П. Бобылева. — 3. — Москва: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2023. — 430 c. — Текст: непосредственный;
- Калач, А. В. Организация систем электронного документооборота: монография / А. В. Калач, Д. Г. Зыбин; ФКОУ ВО Воронежский институт ФСИН России. — Воронеж: Научная книга, 2020. — 158 с. — ISBN 978–5–4446–1460–0. — Текст: электронный. — URL: https://znanium.com/catalog/product/1241010 (дата обращения: 04.02.2025). — Режим доступа: по подписке;
- Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления / С. Л. Кузнецов. — 1. — Москва: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2017. — 627 c. — Текст: непосредственный;
- Автоматизация электронного документооборота. — Текст: электронный // КонтурДиадок: [сайт]. — URL: https://kontur.ru/diadoc/spravka/25530-avtomatizaciya_elektronnogo_dokumentooborota (дата обращения: 04.02.2025).
