Применение системы управления проектами для организации работы специалиста по безопасности в образовательной организации



В данной статье анализируются существующие системы управления проектами. Исследование автоматизации управления в образовательных учреждениях выявило необходимость оптимизации рабочего процесса специалистов по безопасности. В статье представлены определения ключевых терминов, таких как «проект» и «система управления проектами». Учитывая действующее законодательство Российской Федерации о программном обеспечении, акцентируется внимание на выборе отечественных разработок с сравнительным анализом функционала.

Ключевые слова : обеспечение безопасности образовательной организации, автоматизация рабочих процессов, проекты, менеджмент, система управления проектами, проект, гибкая методология.

Системы управления проектами возникли в ответ на необходимость повышения эффективности планирования, организации и контроля выполнения сложных проектов, что стало актуально в середине XX века. Увеличение масштабов и сложности проектов требовало более структурированных подходов, чем традиционные методы управления. Появление персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, таких как Microsoft Project в 1990-х годах, способствовало автоматизации процессов, что сделало управление проектами более доступным и многофункциональным.

Внедрение систем управления проектами оптимизировало рабочие процессы, позволив формулировать задачи, устанавливать приоритеты и эффективно распределять ресурсы. Это снизило риск ошибок и дублирования усилий, а автоматизация рутинных задач освободила время для стратегической деятельности. Использование инструментов аналитики и мониторинга также обеспечило оперативное выявление узких мест в процессе выполнения проектов, что позволило повысить гибкость управления и общую продуктивность работников.

Исследование вопроса автоматизации управления в образовательных организациях выявило проблему оптимизации рабочего процесса специалистов по безопасности. Применение систем управления проектами может значительно систематизировать их деятельность и улучшить результаты, подчеркивая важность выбора эффективного инструмента для успешного выполнения задач в данной сфере [1].

С целью устранения неопределенности и обеспечения единого понимания в данной статье будут даны определения ключевых терминов, таких как «проект» и «система управления проектами».

Разнообразие методологий управления проектами обусловлено необходимостью адаптации подходов к специфическим требованиям и контекстам каждого отдельного проекта. Наиболее полно концепцию проекта отражает методология PMBoK ( Project Management Body of Knowledge ) [2], представляющая собой свод знаний в области управления проектами, включающий методики, подходы, инструменты и техники, необходимые для эффективного выполнения проектов.

В соответствии с определением PMBoK, проект представляет собой временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Бизнес-ценность проекта может быть охарактеризована как чистая, количественно определяемая выгода от осуществляемого бизнес-предприятия. Проекты имеют четко установленные сроки начала и завершения, а также уникальные цели, которые необходимо достичь [3].

Система управления проектами определяется как программное обеспечение, которое включает в себя совокупность методов, процессов, технологий и практик, предназначенных для планирования, организации, выполнения и контроля проектов. Основная цель данной системы заключается в достижении конкретных целей в установленные сроки и с заданными ресурсами [4].

Действующее законодательство Российской Федерации разрешает использование в образовательных организациях программное обеспечение только российских разработчиков. Такое программное обеспечение должно быть внесено в единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Этим обусловлен выбор программных продуктов для анализа. Сравнительная таблица (таблица 1,2) составлена с использованием данных из единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и с официальных сайтов разработчиков программных решений, и учитывает 25 различных параметров. Таблица наглядно показывает основной функционал программного обеспечения.

Таблица 1

Программное обеспечение для управления проектами российских разработчиков

Сводная информация по системам
1	Название системы	Аспро.Cloud Проекты	1C:PM Управление проектами	Мегаплан	Advanta
2	Разработчик	ООО «Аспро»	ООО «1С Софт»	ООО «Мегаплан»	ООО «Адванта Консалтинг»
3	Сайт разработчика	https://aspro.cloud/pm/	https://solutions.1c.ru/catalog/pm-corp	https://megaplan.ru/	https://www.advanta-group.ru/
4	№ в реестре отечественного ПО	15158 от 07.10.2022	1358 от 05.09.2016	1941 от 23.09.2016	279 от 02.04.2016
5	Версия продукта	Старт	КОРП	Совместная работа +	Управление Проектным офисом
6	Тип лицензии	Срочная	Бессрочная	Бессрочная	Срочная
7	Стоимость лицензии	22 680	136 800	45 000 за 10 лицензий	45 000, минимум 10 лицензий
8	Пробный период	+	+	14 дней	14 дней
9	Облачный сервис	+	-	+	+ платно
10	Сервер заказчика	-	+	+	+
11	Мобильное приложение	+	-	iOS и Android	-
12	Масштабируемость программного обеспечения	?	+	+	+
13	Перенос данных из других систем УП	+	+	+	+
14	Шифрование данных	+	+	+	+
15	Стоимость обучения от (руб.)	45 000	75 850	22 000	23 000
16	Task-board	-	-	-	-
17	Сетевые графики	-	+	-	+
18	Формирования и расчёт бюджета проекта	+	+	+	+
19	Реализация принципа проектного треугольника	-	-	-	+
20	Раздельное планирование ресурсов	+	+	+	+
21	Реализации портфеля проектов	+	+	-	+
22	Мастер отчётов	+	+	+	+
23	Реализация гибких методов управления проектами	-	-	-	-
24	Система управления взаимоотношениями с клиентами	+	+	+	+
25	Групповые чаты	-	-	+	+

Таблица 2

Программное обеспечение для управления проектами российских разработчиков

Сводная информация по системам
1	Название системы	Kaiten	YouGile	Yandex Cloud	Spider Project
2	Разработчик	ООО «Кайтен Софтвер»	ООО «Юджайл»	ООО «Яндекс.Облако»	ООО «Спайдер Проджект»
3	Сайт разработчика	https://kaiten.ru/	https://ru.yougile.com/	https://cloud.yandex.ru/ru/services/tracker	https://spiderproject.ru/
4	№ в реестре отечественного ПО	14347 от 26.07.2022	7152 от 03.11.2020	5255 от 26.02.2019	2861 от 10.02.2017
5	Версия продукта	PRO	Коробочная	Yandex Tracker	Professional
6	Тип лицензии	Срочная	Срочная	Срочная	Бессрочная
7	Стоимость лицензии	8 400	8 340	Не тарифицируется	От 360 000 за 1 лицензию
8	Пробный период	14 дней	14 дней	-	До 40 работ
9	Облачный сервис	+	10 пользователей бесплатно	5 пользователей бесплатно	-
10	Сервер заказчика	-	Self-host решение	-	+
11	Мобильное приложение	iOS и Android	iOS и Android	iOS и Android	-
12	Масштабируемость программного обеспечения	+	+	+	+
13	Перенос данных из других систем УП	+	+	+	+
14	Шифрование данных	+	+	+	+
15	Стоимость обучения от (руб.)	Бесплатно	Бесплатно	Бесплатно	48 000
16	Task-board	Канбан-доски	Канбан -доски	Канбан -доски	-
17	Сетевые графики	+	+	-	+
18	Формирования и расчет бюджета проекта	+	+	+	+
19	Реализация принципа проектного треугольника	+	+	-	+
20	Раздельное планирование ресурсов	+	+	+	+
21	Реализации портфеля проектов	+	+	+	+
22	Мастер отчетов	+	+	+	+
23	Реализация гибких методов управления проектами	+	+	+	+
24	Система управления взаимоотношениями с клиентами	-	-	-	-
25	Групповые чаты	+	+	-	-

Проведенный сравнительный анализ систем управления проектами на основании сводной таблицы (Таблицы 1, 2) представляет собой методологически обоснованный процесс, целью которого является систематическая оценка различных решений, предназначенных для выполнения одних и тех же функций. В условиях быстроразвивающегося рынка информационных технологий выбор оптимальной системы управления проектами становится важным фактором для организаций, в том числе образовательных, стремящихся повысить свою конкурентоспособность. Данный анализ позволяет не только выявить сильные и слабые стороны каждой системы, но и оценить их соответствие специфическим требованиям пользователей, которые формируются на этапе составления технического задания на внедрение соответствующего программного обеспечения. Такой подход способствует выявлению закономерностей и тенденций, а также помогает в определении компромиссов между различными вариантами. В конечном итоге, обоснованные выводы, основанные на комплексном сравнительном анализе, позволяют не только эффективно управлять своими ресурсами, но и минимизировать риски, связанные с внедрением нового программного обеспечения. В результате проведенного сравнительного анализа систем управления проектами российских разработчиков были определены основные критериями выбора таких систем (Таблица 3).

Таблица 3

Критерии выбора систем управления проектами

№	Критерий
1	Безопасность
2	Функциональность
3	Удобство использования
4	Стоимость лицензии
5	Поддержка и обновление

Рассмотрим данные критерии подробнее. Начнём по порядку расположения критериев в Таблице 3. « Безопасность» .

Обеспечение безопасности данных в образовательных организациях, обрабатывающих личную информацию обучающихся и сотрудников, является критически важным аспектом. В условиях увеличения объёмов обрабатываемой информации и растущих киберугроз, защита данных становится необходимой для предотвращения серьёзных последствий, связанных с утечками или несанкционированным доступом. Ключевыми компонентами выбора системы управления проектами в контексте безопасности являются шифрование данных на этапах хранения и передачи, а также установление механизмов регуляции доступа на основе ролей пользователей. Вместе с тем, система управления проектами должна соответствовать требованиям действующего законодательства Российской Федерации в части соблюдения норм и требований Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Это означает, что все процессы обработки персональных данных должны быть защищены в соответствии с предписаниями закона.

Следующим критерием по порядку является « Функциональность» . Важно, чтобы выбранная система управления проектами включала полный набор инструментов для выполнения задач или проектов, которые будут реализовываться в образовательной организации. При этом выделим основные функции системы управления проектами: в первую очередь, это процесс создания и управления задачами, который должен включать возможность делегирования задач. Данный функционал позволит более эффективно распределять рабочую нагрузку среди специалистов для выполнения задач в соответствии с назначенными сроками. Визуализация этого процесса при помощи диаграммы Ганта позволит не отступать от заданного времени выполнения задачи и обеспечит его контроль. Таким образом, данная функция даст представление о ходе выполнения того или иного проекта, и позволит своевременно выявлять отклонения от запланированных сроков. Процесс распределения человеческих и материальных ресурсов должен быть направлен на оптимальное расходование таких ресурсов, таким образом продуктивность при решении выполняемой будет наилучшей. Возможность отслеживать текущий прогресс по проекту в режиме реального времени должна предусматривать создание отчётов, на основании которых можно будет получить представление о динамике выполнения проекта и проводить анализ полученных результатов.

Рассматривая критерий « Удобство использования», разумно обратиться к термину « юзабилити» ( usability ) — это качественный показатель, который определяет, насколько просто и удобно пользоваться программным продуктом [5]. Этот показатель описан в ГОСТ Р ИСО 9241–210–2016 как свойство системы, продукта или услуги, при наличии которого конкретный пользователь может эксплуатировать систему в определённых условиях для достижения установленных целей с необходимой результативностью, эффективностью и удовлетворённостью [6]. Из ГОСТ Р ИСО 9241–210–2016 следует, что данный критерий напрямую влияет на эффективность рабочего процесса специалиста при работе с системой управления проектами. Понятный, дружелюбный интерфейс и навигация являются основой результативного взаимодействия специалиста с программной оболочкой. Поэтому знакомство и освоение функционала пользователем системы происходит значительно быстрее, экономя рабочее время, и тем самым влияя на производительность труда как конкретного исполнителя, так и всей организации в целом. Эффективность обучения специалистов функционалу системы управления проектами связана с удобством интерфейса системы, которое сэкономит время адаптации к системе. Таким образом, можно сделать вывод, что удобство использования системы управления проектами напрямую влияет на качество выполнения задач и общую эффективность образовательной организации.

Следующим по порядку расположения критериев в Таблице 3 стоит « Стоимость лицензии». Финансовая сторона выбора системы управления проектами является важным фактором, который оказывает существенное влияние на эффективность рабочего процесса специалистов по безопасности. В данном случае необходимо учитывать не только первоначальные затраты, вызванные приобретением лицензии для программного обеспечения, но и последующие затраты, которые могут включать техническую поддержку, обновление программного обеспечения, материально-технической базы организации и обучение сотрудников. Для обоснования выбора конкретной системы управления проектам необходимо провести анализ рынка именно с точки зрения поиска оптимального поставщика системы. Также следует учесть, что ряд производителей предусматривают специальные условия приобретения лицензий для образовательных организаций. Таким образом, изучив рынок и потребности организации, можно найти баланс в затратах на внедрение и последующее сопровождение системы. Так, в Таблицах 1, 2 для систем управления проектами есть параметры под номерами 7 и 8, в которых указана стоимость лицензий и наличие пробного периода для использования программного обеспечения. Исходя из приведенных параметров видно, что есть программные продукты, предлагающие бесплатные лицензии для использования коллективом до 10 человек включительно, что может быть оптимальным решением для небольших образовательных организаций, не располагающих бюджетом на приобретение подобной системы, но остро в ней нуждающихся.

Заключительным критерием по порядку в Таблице 3 является « Поддержка и обновление» , который призван обеспечить бесперебойное функционирование системы, что особенно важно для обеспечения безопасности образовательной организации. Необходимо отметить, что наличие горячей линии службы поддержки от разработчика программного продукта существенно упрощает решение возникающих вопросов в процессе его использования. Возможность быстрого взаимодействия с разработчиком помогает адаптировать систему к возникающим дополнительным требованиям, появляющимся в результате эксплуатации программного решения со стороны образовательной организации. Особо стоит отметить параметр под номером 15 в Таблицах 1, 2. Так, некоторые разработчики предлагают бесплатное обучение, что может являться одним из решающих факторов при выборе конкретного решения для внедрения. Наличие обучающих материалов также играет значительную роль. Доступ к качественным ресурсам способствует повышению квалификации пользователей и улучшению рабочих процессов, усиливая уровень безопасности в образовательной организации.

Подведём итог нашему исследованию. Как видно, российский рынок программных решений в области систем управления проектами предлагает разнообразные решения, которые могут быть применены в образовательных организациях любого уровня, начиная от небольшой школы и заканчивая большим университетом. В исследовании были определены критерии, опираясь на которые можно выбрать систему управления проектами для образовательной организации. К критериям относятся функциональные возможности платформы, удобство интерфейса для пользователей, финансовые аспекты, а также контроль уровня безопасности данных. Такой всесторонний анализ поможет обеспечить не только эффективное управление проектами, но и надежную защиту информации в образовательной организации. Правильный выбор системы станет основой для оптимизации процессов и повышения качества работы организации, что, в конечном итоге, способствует достижению образовательных целей, повышению качества и, главное, безопасности предоставляемых образовательных услуг.

Литература:

1. Заславский, А. А. Пять актуальных направлений управления кибербезопасностью / А. А. Заславский // Шамовские чтения: сборник статей XV Международной научно-практической конференции: В 2 ч., Москва, 21–25 января 2023 года. Том Ч. 1. — Москва: 5 за знания, 2023. — С. 43–45.
2. PMBOK Проект (в управленческой деятельности) // Режим доступа [Электронный ресурс]. URL: https://en.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledge — дата доступа 25.01.2025
3. Словарь терминов управления проектами PMI // Режим доступа [Электронный ресурс]. URL: https://www.pmi.org/standards/lexicon — дата доступа 25.01.2025
4. Национальный стандарт российской федерации проектный менеджмент. Системы проектного менеджмента, часть 5, термины и определения. ГОСТ Р 56715.5–2015 // Режим доступа [Электронный ресурс]. URL: https://docs.cntd.ru/document/1200127269 — дата доступа 25.01.2025
5. Юзабилити // Режим доступа [Электронный ресурс]. URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/ %D0 %AE %D0 %B7 %D0 %B0 %D0 %B1 %D0 %B8 %D0 %BB %D0 %B8 %D1 %82 %D0 %B8 — дата доступа 25.01.2025
6. Эргономика взаимодействия человек — система. Часть 210. Человеко-ориентированное проектирование интерактивных систем. ГОСТ Р ИСО 9241–210–2016 // Режим доступа [Электронный ресурс]. URL: https://docs.cntd.ru/document/1200141127 — дата доступа 25.01.2025