В теории и практике ведения бухгалтерского учета предусмотрено наличие как аналитических, так и синтетических счетов.
Синтетические счета (греч. syntetikos — свободный, обогащенный, объединенный) предназначены для сбора информации о хозяйственных объектах, источниках их получения и хозяйственных процессах по экономически однородным группам объектов в денежном измерителе.
Аналитические счета (греч. analytikos — разложение, расчленение, разбор) содержат более детальную информацию, раскрывая содержание синтетических счетов, которая может быть выражена как в натуральных, так и в денежных измерителях.
В настоящее время весьма непростым вопросом является реализация аналитического учета в автоматизированных бухгалтерских программах. В отношении объектов аналитического учета особенно велик разброс применяемых терминов в различных автоматизированных системах бухгалтерского учета. Для их обозначения в разных программах применяются следующие термины:
- «аналитика»;
- «аналитические счета»;
- «аналитические карточки»;
- «аналитические измерения»;
- «субконто»;
- «многоуровневая аналитика»;
и др.
Пожалуй, концепция построения объектов аналитического учета является одной из важнейших характеристик, определяющих бухгалтерскую идеологию конкретной автоматизированной бухгалтерской системы. Даже для начинающего пользователя понятно, что в бухгалтерском учете необходима дифференциация формируемой информации. Так, необходимо деление счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по отдельным поставщикам и подрядчикам, счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» по отдельным покупателям и заказчикам, счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по каждому подотчетному лицу [2].
В. Капралов в своей работе указывает следующие проблемы практики организации аналитического учета в автоматизированных бухгалтерских программах. Так, взаимосвязь (корреспонденция) счетов вместо структурированной табличной формы представлена в виде так называемого текстового файла. Что, к сожалению, является неправильной трактовкой аналитического учета. Чтобы разобраться в данной проблеме, В. Капралов прежде всего выясняет что же означают понятия «счет» и «субсчет» [1].
Согласно В. Г. Макарову («Теория бухгалтерского учета») субсчет — это промежуточное звено между синтетическими и аналитическими счетами. С его помощью осуществляется дополнительная группировка данных аналитического учета с целью обобщения сведений об отдельных объектах внутри данного синтетического счета. Субсчет (лат. sub — под) обозначает отношение подчиненности, зависимости к слову «счет» [4].
На субсчете формируется информация о тех же самых объектах, что и на счете, он имеет ту же корреспонденцию счетов, что и основной счет, и операции по субсчету оформляются теми же первичными документами, что и по основному счету [1].
По мнению Н. Н. Иванова, в зависимости от способа организации аналитического учета, все программные системы делятся на два класса. В первом классе все виды учетной дифференциации занесены в план счетов. Особенной многоуровневостью отличаются здесь счета материального учета. Такая дифференциация приводит к значительному росту числа проводок, и вообще, довольно значительному «утяжелению» бухгалтерского учета. Для малого предприятия увеличение числа проводок в 100 или 1000 раз может оказаться и несущественным фактом, однако заставляет задуматься о методике поиска ошибок в такой системе.
Второй класс характеризуется ограниченностью дифференциации плана счетов. В данном случае задачи аналитического учета выносятся на специализированные модули (модуль складского учета, модуль учета зарплаты и т. п.). Количество проводок при этом варианте значительно сокращается, упрощается учет в специализированных модулях, но возникают дополнительные специфические проблемы. Так, требуется постоянный контроль и сверка сводной информации в специализированных модулях с оборотами и сальдо по счетам бухгалтерского учета. При правильной настройке вычисления сумм проводок и соблюдении учетных технологий соответствие информации обеспечивается автоматически, однако о существовании данной проблемы забывать не следует.
Как считает Н. Н. Иванов, второй подход является наиболее целесообразным, однако окончательное решение должна вынести практика эксплуатации автоматизированных систем бухгалтерского учета в ближайшие годы [2].
Основные характеристики рассмотренных выше классов представлены в таблице 1.
Таблица 1
Основные характеристики систем учета, в зависимости от способа организации в них аналитического учета
|
Критерии |
Первый класс систем учета |
Второй класс систем учета |
|
Способ реализации объектов аналитического учета |
Дифференциация плана счетов (многоуровневые счета) |
Осуществление задач аналитического учета в специализированных модулях |
|
Преимущества |
Вся информация формируется в одном месте (на одном модуле) |
Сокращается объем учетных записей, упрощается учетный процесс на отдельных модулях |
|
Недостатки |
Увеличение числа проводок, «утяжеление» учетной системы |
Необходимость контроля и сверки данных отдельных модулей с оборотами и сальдо счетов учета |
Однако, использование субсчетов в качестве объектов аналитики является неэффективным и ограничивает применение программ, особенно в части их использования на крупных предприятиях, имеющих широкий диапазон объектов аналитического учета. Это не позволяет реализовывать в полной мере заложенные в программу возможности [1].
C целью расширения аналитических возможностей субъекта учета, аналитический учет в бухгалтерских программах осуществляется на основании справочников объектов аналитического учета. Каждый справочник представляет собой сведения о множестве однотипных объектов, например, о номенклатуре продукции, о филиалах предприятия и прочее.
Объекты аналитического учета, хранящиеся в справочниках, предварительно классифицируются и кодируются. При вводе нового объекта ему автоматически присваивается новый код. Существует несколько классификаций используемых справочников объектов аналитического учета в автоматизированных бухгалтерских программах, они рассмотрены в таблице 2 [5].
Таблица 2
Классификация справочников объектов аналитического учета
|
Признак классификации |
Вид справочника |
Пример |
|
1. Целевое назначение и выполняемые учетные функции |
а) справочники объектов натурального учета; б) справочники субъектов учета; в) справочники структурных единиц; г) справочники оснований взаиморасчетов; д) прочие справочники. |
а) справочники товарно-материальных ценностей (материалов, товаров, готовой продукции), незавершенного производства (заказов, изделий), основных средств и нематериальных активов, ценных бумаг; б) справочники сторонних организаций (юридические лица), сторонних физических лиц, справочники содержащие сведения о персонале предприятия (материально-ответственные лица, подотчетные лица); в) справочники филиалов, структурных подразделений, участков, бригад; г) справочники договоров, партий поставок; д) справочники статей затрат, единиц измерения, валют, и др. |
|
2. Процедура обработки |
а) справочники по каждой позиции которых ведется учет остатков в стоимостном, а по некоторым и в количественном выражении; б) справочники которые позволяют быстро производить поиск и группировку данных; в) справочники, содержащие информационно-текстовые сведения. |
а) справочники объектов натурального учета, субъектов учета, структурных единиц, оснований взаиморасчетов; б) справочники единиц измерения, видов документов, видов операций; в) справочники описания хозяйственных операций, адрес юридического лица. |
|
3. Степень доступности к использованию |
а) общие справочники; б) локальные справочники. |
а) справочник структурных подразделений предприятия, сотрудников предприятия и др.; б) справочники договоров, справочники содержащие данные по заработной плате. |
Справочники объектов аналитического учета могут иметь форму списка или быть структурированы. В структурированном справочнике объекты аналитического учета структурированы согласно иерархической классификации в соответствии с выделенными признаками. Справочники объектов аналитического учета могут иметь жесткие и гибкие структуры данных.
Жесткая структура данных предполагает наличие набора заранее заданного реквизитного состава справочника. Такая структура данных справочника имеет ряд существенных недостатков:
- набор заранее заданных полей справочника не всегда устраивает конкретных пользователей, т. к. у пользователя часто возникает потребность в хранении дополнительной информации;
- требуется периодическое внесение дополнительной информации в справочники по причине изменения в нормативных документах.
В связи с вышеназванными недостатками жесткой структуры, разработчики стремятся к созданию справочников с гибкой структурой данных [7].
Ведение аналитического учета по счетам позволяет субъекту учета отслеживать движение конкретного товара, наличие конкретного материала на складе и передачу его в производство. Для отражения ведения аналитического учета по счету в программу вводится понятие объекта аналитического учета (аналитика, аналитические счета, аналитические карточки, субконто, и др.). Под видом объекта аналитического учета понимается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Каждый такой объект имеет один из существующих в системе тип данных, который определяет набор значений объектов этого вида. Обычно это справочник, перечисления или данные из регистра сведений. Так, например, для счета 41 «Товары» уместно указать тип Справочник «Номенклатура», в качестве аналитики счета необходимо будет указать определенное наименование товара из данного справочника. Набор доступных наименований товаров в справочнике определяется на этапе конфигурирования системы.
Наличие вида объекта аналитического учета (аналитика, аналитические счета, аналитические карточки, субконто, и др.) позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом используемое в программе понятие вида объекта аналитического учета похоже на субсчет — они обеспечивают более полную детализацию итога внутри одного счета по определенному признаку. Однако понятие вида объекта аналитического учета является более широким, т. к. позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета, что позволяет собрать данные по одному признаку с разных счетов [6].
В настоящее время в целях комплексной автоматизации бухгалтерского учета организуется комплексная система бухгалтерского учета с помощью «типовых проектных решений» по каждому участку учета. Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется комплексом взаимосвязанных рабочих мест. При этом развернутый аналитический учет осуществляется по всем участкам учета. Состав комплексов может быть следующим: автоматизированное рабочее место (АРМ) главного бухгалтера (АРМ сводного учета), учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и нематериальных активов, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции, учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и другое. К наиболее распространенным комплексам относятся: комплекс программ «1С: Предприятие» (фирма «1С»), «БЭСТ» (компания «БЭСТ»), «Парус» (корпорация «Парус»), Oracle (корпорация «Oracle») [3].
В современных бухгалтерских программах имеются возможности создания распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями. Так, например, при учете материальных ценностей информация доступна модулю кладовщика (склад), модулю бухгалтерии и модулю экономиста материально-технического снабжения [5].
Таким образом, при разработке автоматизированных бухгалтерских программ перед программистами зачастую встает проблема организации аналитического учета, что требует от них базовых знаний теории бухгалтерского учета. Для малых предприятий аналитический учет может быть организован с помощью субсчетов, однако, для крупных предприятий, имеющих широкий диапазон объектов аналитического учета, такой подход нецелесообразен. В настоящее время, с целью решения проблемы автоматизации аналитического учета, широкого диапазона объектов учета, в бухгалтерских программах реализуются справочники объектов аналитического учета. Именно благодаря справочникам пользователи учетных систем имеют возможность получить детализированную информацию об объектах аналитического учета по различным критериям.
Литература:
1. В. Капралов Сопромат для бухгалтера / В. Капралов // Бухгалтер и компьютер [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2006/02/arhive.shtml
2. Иванов Н. Н. Основы автоматизированного учета: учеб. пособие / Н. Н. Иванов [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.briik.ru/doc/oau.pdf
3. Комплексная система бухгалтерского учета [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://buhbest.com/prosmotr/podstatii.php?id_statii=46&page=9
4. Макаров В. Г. Теория бухгалтерского учета: учебник / В. Г. Макаров. — Изд-во: М.: Финансы и статистика, 1993г.
5. Моисеенко Е. В. Информационные технологии в экономике / Е. В. Моисеенко, Е. Г. Лаврушина [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://abc.vvsu.ru/Books/inform_tehnolog/page0026.asp
6. Основы предпринимательства (ОП_ЦРК) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://moodle.careercentr.sfedu.ru/mod/page/view.php?id=141].
7. Шуремов Е. Л. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита / Е. Л. Шуремов [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.ekon.oglib.ru/bgl/3771/433.html
