В современных российских условиях, характеризующихся процессами трансформации и модернизации, жизненно важной основой функционирования муниципального социума является управление, основанное на коммуникативном диалоге населения и органов власти муниципального образования. Однако основным требованием его продуктивности является наличие адекватной и точной информации.
Как известно, информация — основа всего процесса управления, без которой невозможно сформулировать цели, проанализировать ситуацию, определить проблемы, подготовить решения, оценить их последствия и контролировать их выполнение. На современном этапе развития всего нашего общества используемая надлежащим образом информация может стать определяющим фактором успеха в принятии управленческих решений. Информационный ресурс и основанная на нем коммуникация помогают связывать воедино всех участников взаимодействия в управлении муниципальным социумом, принимать адекватные и рациональные данной ситуации управленческие решения, а также обеспечивать их оптимальную реализацию.
Особенно повышается роль информации в новых условиях, когда она становится не только базой для принятия решений в бизнесе, но и основным средством управленческого воздействия на работу персонала, мотивации деятельности людей [2, c.54]. Именно поэтому информация преобразовывается в некий неисчерпаемый стратегический потенциал экономического развития любой страны и выживания каждой отдельной организации.
Информационные ресурсы, безусловно, необходимы для осуществления качественного управления. Но при всей значимости и огромной роли информации как ресурса управления, существует и ряд основных проблем, требующих своевременного решения. Так, например, зачастую информация имеет низкое качество, не всегда правильно используется, не всегда люди имеют нужную подготовку и квалификацию для должного её применения. Помимо этого, для получения и передачи актуальной и точной информации необходимо выбрать наиболее подходящий канал коммуникации, который бы выполнял жизнеобеспечивающую роль в каждой организации, сохраняя полную достоверность передаваемой информации. И, наконец, с развитием информационных технологий для приема передачи и хранения информации, необходимы квалифицированные специалисты.
Все вышесказанное приобретает особую значимость для государственного и муниципального управления. Данное суждение приобретает теоретическое обоснование при рассмотрении роли информационного ресурса на примере местного самоуправления. Как известно, в любой организации информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Это разделение вполне правомерно и по отношению к органу управления муниципальным образованием. При этом к внутренней информации можно отнести, решения представительного органа местного самоуправления, всевозможные постановления и распоряжения главы администрации и его заместителей, различного рода протоколы заседаний коллегии, ведомости учета изданных муниципальных правовых актов, отчеты о работе структурных подразделений администрации, справки о ходе рассмотрения обращений граждан и т. д. [4]. Данного рода информация дает более полное представление о положении дел в администрации, правильно распределить силы и время, и эффективно организовать работу. Несомненно, задача организации внутренних потоков информации лежит на плечах руководства органов местного самоуправления.
Следует полагать что, в отношении внешней информации органы власти не всесильны, но при правильной организации дел можно получить наиболее полную информацию из всевозможных источников. Рассмотрим источники и каналы получения внешней информации органами местного самоуправления. Как считают многие исследователи, информационная обеспеченность органов местного самоуправления во многом определяется рядом условий и согласуется с ними. В числе таких ограничений можно выделить следующие требования:
- население может выражать свое отношение к действиям муниципальной власти путем выборов, правотворческих инициатив, референдумов опросов, обращений к органам и должностным лицам, мирных массовых акций;
- на встречах руководителей муниципального образования с жителями должна быть создана атмосфера откровенного диалога, в ходе которого становится доступной информация, позволяющая муниципальной власти учитывать мнение населения в своей работе;
- администрация обязана иметь информацию о позиции различных общественных объединений, отдельных групп населения, местных сообществ, имеющих общие интересы и выражающих отношение к деятельности муниципальной власти, при принятии важных решений;
- органы государственной власти РФ и субъектов РФ в пределах своей компетенции издают правовые акты и принимают решения, обязательные для исполнения органами местного самоуправления, а по другим вопросам вырабатывают методические рекомендации и инструктивные материалы, полезные для муниципальной власти;
- союзы и ассоциации муниципальных образований вырабатывают рекомендации по отдельным аспектам муниципальной деятельности, которые должны изучаться, а все полезное в них — использоваться.
- немуниципальные хозяйствующие субъекты на территории муниципального образования также выражают свое отношение к решениям органов местного самоуправления, затрагивающим их интересы, направляя в администрацию предложения по различным вопросам местной жизни;
- финансовые и кредитные организации снабжают органы местного самоуправления важной информацией о финансовом состоянии муниципалитета и хозяйствующих субъектов;
- органы государственного и муниципального контроля и надзора поставляют ценную информацию о ходе выполнения тех или иных решений, выявленных нарушениях;
- статистическая информация служит одним из главных источников информационного обеспечения муниципальной деятельности;
- объектами статистического изучения на территории муниципального образования являются население, среда его проживания и комплекс коллективных потребностей жителей: финансы, жилищное хозяйство, образование, здравоохранение, охрана общественного порядка, торговые, культурные, социальные, ритуальные и другие муниципальные услуги в их натуральном и стоимостном выражении. [2;4]
Однако задача органов местной власти — постараться использовать все возможные каналы получения информации, иметь точные сведения об отношении всех слоев общества к своей деятельности, а также анализировать все эти данные и на их основе корректировать свои действия. [4].
Информация, поступающая во властные органы муниципального образования по различным каналам, в разной форме и в разное время и к разным должностным лицам, обязательно требует создание специальной системы ее приема, хранения, обработки и использования. Весь объём информации, поступающей в органы местного самоуправления должен фиксироваться на определенном носителе в виде документа. Далее оборот документов осуществляется в виде потоков, движущихся между пунктами обработки информации (руководители и специалисты органа управления) и пунктами технической обработки документов. [2; 4]
Следует отметить, что при использовании информации для принятия управленческих решений необходимо учитывать следующие особенности первичной информации:
- первичная информация не всегда достоверна — если это статистическая или отчетная информация, то погрешности могут возникнуть в результате неправильных расчетов, ошибок исполнителей;
- искажения отчетных данных; если это экспертная информация, ошибки могут возникать в связи с недостаточной компетентности экспертов и неверных методов обработки;
- информацию не всегда удается получить к нужному моменту времени из-за срывов сроков отчетности длительности сбора и обработки информации;
- ввиду того, что любое решение должно основываться на учете будущих условий его реализации, а прогнозная информация носит вероятностный характер, принимаемые на ее основе решения также будут подвержены влиянию случайных ошибок;
- большинство принимаемых решений на стадии подготовки носит поливариантный, альтернативный характер, причем чаще всего трудность состоит в отсутствии обобщенного критерия, позволяющего выбрать вариант решения. [2;4]
Отсюда следует, что информационное обеспечение муниципального управления в современных условиях становится невозможным без повсеместного использования современных информационных технологий, соответствующего программного обеспечения, а так же баз данных и систем управления ими.
Однако на практике наблюдается противоположно этому требованию состояние дел. Несмотря на то, что персональные компьютеры сегодня есть почти во всех органах местного самоуправления, частично используются локальные компьютерные сети, современные технологии построения информационных систем почти не применяются. В основном прикладные программные средства используются преимущественно в бухгалтерии и делопроизводстве. [4]
В то же время, как было отмечено выше, современный подход к использованию информационных технологий в муниципальном управлении нуждается в построении новой эффективной информационной системы.
По нашему мнению, изменить состояние информационного ресурса можно, во-первых, путем создания системы, включающей центральный сервер, компьютеризированные рабочие места и сеть, связывающую их с центральным сервером. Данная система предоставляет наиболее полный набор функций для работы с документами в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства и способна поддерживать схемы делового документооборота муниципальных органов: переписка внутри муниципалитета (горизонтальная схема), организационно-распорядительные документы (вертикальная схема), входящая и исходящая корреспонденция (внешняя схема). Назначением такой системы является автоматизация работы с документами, фиксация пути прохождения документа от его поступления или создания до его списания в дело, контроль на каждом этапе рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота. [1;2;4]
Во-вторых, особое место в информационных процессах должен занять Интернет, который открывает достаточно широкие возможности для улучшения качества муниципального управления. И наиболее эффективно его возможности могут применяться при создании муниципального сайта, нацеленного как на население города, так и на внешних пользователей. Руководство муниципального образования должно уделяет серьёзное внимание использованию современных информационно-коммуникационных технологий.
Во-третьих, необходимо уделять особое внимание развитию сайта города, так как сайт является своего рода визитной карточкой города в Интернет-пространстве. На сайте необходимо размещать все важные постановления главы города, информация о городских целевых программах и ходе их реализации, сведения о структурных подразделениях администрации и их руководителях. Кроме того, ежедневно обновлять ленту новостей о жизни города и работе муниципальной власти.
Сайт следует рассматривать не только как канал передачи информации, но и как средство общения с интернет-аудиторией, обеспечения «обратной связи» с горожанами, также можно рекомендовать на главной странице сайта регулярно проводить интерактивные голосования, так что бы каждый посетитель мог выразить своё мнение по актуальному для городской жизни вопросу. А также можно предложить организовать Интернет — конференции с главами муниципального образования по различным вопросам. При этом любой интернет пользователь мог бы в режиме on line задать интересующие вопросы и получить на них ответы. Этот канал получения информации во многом удобен и не менее востребован, чем другие. [4].
Таким образом, грамотное рассмотрение дел с повсеместным использованием современных средств информационных технологий в местном самоуправлении, а также создание, продвижение и постоянное развитие сайта с использованием всех тех методов коммуникации, о которых излагалось выше, позволит улучшить качество принимаемых решений посредством расширения каналов коммуникации и источников информации.
Литература:
1. Васильев А. А. Муниципальное управление: Конспект лекций.– Н.Новгород: Издатель: Гладкова О. В., 2000.– 160 с.
2. Лежебоков А. А. Социальные основы функционирования местного самоуправления в Ставропольском крае. Ставрополь, Изд-во ООО «Бюро новостей», 2007.
3. Попов М. Л. Особенности управления высокотехнологичными информационными компаниями // Менеджмент в России и за рубежом.-2001.-№ 4.-С.54–61.
4. Система муниципального управления: Учебник для вузов (издание третье, дополненное и переработанное) // Под ред. В. Б. Зотова. СПб: ООО «Питер Пресс», 2007
