В настоящее время мощный импульс получило развитие систем информационного обслуживания населения, что с одной стороны обеспечивает конституционные права граждан на свободный доступ к любой информации, а с другой стороны предъявляет определенные требования к базе хранение документов в архивах.
Важным этапом на пути создания полноценной архивной системы является проектирование и наполнение информационного хранилища. Современные технологии позволяют не только осуществить автоматизацию оформления документов при сдаче в архив и ускорить работу деятельности работников архива, но и представляют собой неотъемлемую часть культуры современности, представляющую собой повышение уровня развития и получение новых умений и навыков в среде автоматизированных систем и баз данных, облегчающих любую работу [1].
База данных — это структурированные знания об объектах. База данных (далее БД) помогает систематизировать и хранить информацию из определенной предметной области, облегчает доступ к данным, поиск и предоставление необходимых сведений. Простейшей БД можно считать телефонный справочник. Современные же БД оперируют информацией, представленной в самом разном формате — от обычных чисел и текста до графических и видеоданных. [2]
Решение задач посредством СУБД приводит к созданию информационных систем (далее ИС). По сферам применения различают два основных класса ИС: информационно-поисковые системы (ИПС) и системы обработки данных (СОД).
Информационно-поисковые системы ориентированы, как правило, на извлечение подмножества хранимых сведений, удовлетворяющих некоторому поисковому критерию. Причем пользователей интересуют не столько результаты обработки этих сведений, сколько сама извлекаемая информация.
Обращение пользователей к системам обработки данных чаще всего приводит к обновлению информации. Вывод информации может вовсе отсутствовать или представлять собой результат программной обработки хранимых сведений, а не сами сведения.
При проектировании ИС взгляды отдельных пользователей на предметную область называют локальными пользовательскими представлениями (ЛПП). Одним из основных этапов при построении ИС является сведение этих взглядов в единую систему, выявление пересекающихся эпизодов и определение той части, которая необходима для решения поставленной задачи. Завершающий этап ведет к формированию глобального пользовательского представления (ГПП), т. е. будет отражать точку зрения администратора БД.
В настоящее время существует множество программных продуктов для создания базы данных, а также несколько способов. Наша система управления архивом будет представлена в виде рабочего окна.
Для создания базы данных мы воспользуемся Denwer3_Base_2008–01–13_a2.2.4_p5.2.4_m5.0.45_pma2.6.1. Денвер это эмулятор сервера, поддерживает mysql, содержит утилиту phpmyadmin. PhpMyAdmin — это интерфейс, позволяющий работать с базой данных. Используется денвер потому, что он является бесплатным, свободно распространяемым, и простым в создании базы данных. К тому же не обязательно знать, как создавать SQL-запросы.
Для создания самого приложения — «окошка» для пользователя, выбирается Lazarus [3.4]. Lazarus — это среда визуального программирования. Lazarus это бесплатный инструмент разработки с открытым кодом, т. е. распространяется по свободной лицензии GNU GPL. Здесь программист получает возможность не просто создавать программный код, но и наглядно (визуально) показывать системе, что бы он хотел увидеть. Технология визуального программирования позволяет строить интерфейс будущей программы из специальных компонентов, реализующих нужные свойства. Количество таких компонентов достаточно велико. Каждый из них содержит готовый программный код и все необходимые для работы данные, что избавляет программиста от создания того, что уже создано ранее. Подобный подход во много раз сокращает время написания программы. Кроме того, быстрота создания программного кода в Lazarus достигается за счет того, что значительная часть текста формируется автоматически. Основное преимущество Lazarus — это способность создавать исполняемые программы для различных операционных систем.
В нашей базе данных нам необходимы две таблицы (Рис.1): в одной будут храниться данные о документах, которые сдаются в архив, в другой, будут храниться данные о выдаваемых документах.
Рис. 1. Взаимосвязанность информации в базе данных.
Из рисунка видно, что в БД созданы две таблицы. PK — это обозначение первичного ключа, auto_increment — автозаполнение. Типы полей: INT — целые числа, которым можно задать длину, указав её в скобках; DATE — тип для даты; VARCHAR — символьные. В сравнении у всех полей типа VARCHAR ставим кодировку utf8_general_ci — это стандартная кодировка. Связаны они между собой полем id_karta из таблицы Sdacha с полем id из таблицы Arhiv по первичному ключу. Обеспечим доступ пользователю, т. е. предоставим ему привилегии для пользования созданной базой данных.
В результате всей проделанной работы мы создали в Denwer с помощью утилиты phpmyadmin базу данных MedArhiv, состоящую из двух, связанных между собой, таблиц. В первой таблице Arhiv, хранится информация о карточках, которые регистрируются при сдаче в архив. Во второй таблице Sdacha, хранится информация о карточках, которые были выданы за пределы больницы.
При помощи среды визуального программирования Lazarus мы создали приложение для пользователя. Приложение содержит три вкладки и панель меню.
Первая вкладка называется Заполнение архива. Пользователь заполняет поля, тем самым заполняет первую таблицу нашей базы данных.
Вторая вкладка называется Выдача карт. На ней находится поиск карты больного по его ФИО, а также поля, для заполнения второй таблицы нашей базы данных. Пользователь вводит ФИО больного, чью карточку хотят взять, нажимает на кнопку ПОИСК, происходит запрос в первую таблицу нашей базы данных. В результате отображается номер карточки больного и идентификационный номер карты, под которым она поступила в архив. Этот идентификационный номер и используется при заполнении поля № карты. Далее пользователь вводит данные организации и человека, который берет эту карточку, а также вводит даты выдачи и возврата карты.
Третья вкладка Отчеты. На этой вкладке можно посмотреть предлагаемые отчеты: не сданные карты, организации которые брали карточки. Нажав выполнить отчет для не сданных карточек, происходит запрос в базу данных. Из первой таблицы Arhiv берется номер карты, а из второй таблицы Sdacha берется наименование организации, фамилия и дата возврата карты. Полученная информация сравнивается с сегодняшним числом, и на экран выводятся только те карточки, которые к этому времени еще не сданы. Второй отчет по организациям, который брали карточки, также производит запрос в базу данных. Из таблицы Sdacha он выводит наименование организации, а из таблицы Arhiv он выводит номер карты и фамилию больного. Кнопка в файл дает пользователю возможность сохранить отчет в компьютере, распечатать или переслать по почте.
Меню создано в помощь пользователю. В меню находятся 3 подменю: справка, о программе, выход. В справке пользователь может прочитать, как пользоваться данным приложением.
Таким образом, создана система, позволяющая вести автоматизированный учет выдачи документов. Для создания данной системы:
- Выбрано и использовано свободно распространяемое программное обеспечение (СУБД VySQL, среда визуального программирования Lazarus, эмулятор сервера Denwer3).
- Создана база данных, в которой хранится информация.
- Создана справка для пользователя данной системы управления.
И что самое главное, были использованы бесплатные, свободно распространяемые программы. Denwer прост в создании базы данных, при использовании которого не обязательно знать, как создавать SQL-запросы и Lazarus — это среда визуального программирования с открытым кодом.
Литература:
1. Альмяшова Л. В., Овчерук Л. Д., Ефименко Т. В. Информационные средства в процессе обучения иностранному языку// Научный обозреватель. 2013. № 11. С. 73–75.
2. Диго С. М. Базы данных. Проектирование и создание: Учебно-методический комплекс. — М.: Центр ЕАОИ. 2008. — 171с.
3. Lazarus и Базы данных Электронный ресурс http://wiki.lazarus.freepascal.org/Lazarus_Database_Tutorial/ru Режим свободного доступа.
4. Lazarus — кросс-платформенный. Delphi. Программирование для свободных людей. Электронный ресурс http://www.delphiplus.org/articles/lazarus/lazarus-cross-platform_delphi/1/index.html Режим свободного доступа.
