С 1 июня 2014 года вступили в силу два Указания Банка России, касающихся денежных расчетов наличными средствами. Наиболее важным из них является вступление в силу Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, которое заменило Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Теперь вести кассовые операции и оформлять кассовые документы необходимо по новым правилам.
Во-первых, новым правилам подвергается расчет лимита. Теперь величина лимита не привязана строго к поступлениям в кассу. Так, организация может сделать расчет исходя из наличной выручки или суммы расходов (п. 2 Указания № 3210-У). Рассмотрим данное правило на примерах.
Пример 1.
Период пиковых объемов поступлений наличных денег в организации приходится на предновогодние дни. Поэтому в качестве расчетного периода был выбран период с 10.12.13 до 31.12.13. Расчетный период составил 21 день. Период времени между днями сдачи денежной наличности в банк — 3 дня. Объем наличной выручки от реализации товаров (работ, услуг) за расчетный период составил 930000 руб. Лимит остатка денежной наличности составит:
(930000 / 21)* 3 = 132857 руб.
Пример 2.
ООО работает по 5-дневной рабочей неделе. В октябре 2013 года наличными денежными средствами оплачены расходы в сумме 110000 руб., в ноябре — 130000 руб., в декабре наличных расходов не было. Деньги в банке организация получает 1 раз в 5 рабочих дней. В качестве расчетного выбран период, в котором произведено максимальное количество наличных расходов. Лимит кассы составит:
(130000 / 21)* 5 = 30952 руб.
Во-вторых, теперь приходники и расходники может оформлять не только штатный, но и приглашенный бухгалтер. Если раньше оформлять кассовые документы могли только работники компании — главбух, бухгалтер, другой сотрудник, назначенный директором, либо он сам, то с вступлением в силу Указания № 3210-У директор может доверить оформление кассовых документов работнику сторонней организации или частному бухгалтеру, с которым компания заключила договор бухгалтерского сопровождения (п. 4.2 Указания № 3210-У).
Еще одним нововведением является то, что теперь в заявлении на подотчет директор может не указывать срок возврата денег. Теперь директор должен только подписывать заявление о выдаче денег под отчет, но от него больше не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдаются деньги (п. 6.3 Указания № 3210-У). Стоит отметить, что все эти сведения остаются обязательными, но теперь писать в заявлении сумму, срок и дату выдачи денег может либо сам подотчетник, либо бухгалтер.
Еще одно новое правило касается расходника. Теперь, в расходном ордере сумму, которую получил из кассы работник компании или другой человек, можно напечатать в учетной программе. От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У). Также следует отметить, что в расходниках компаний, где есть бухгалтер, больше не нужна подпись руководителя. Только если директор сам ведет бухгалтерский учет, он визирует расходник за главного бухгалтера (п. 4.3 Указания № 3210-У).
Вместе с тем составлять расходный ордер нужно по унифицированной форме. А она, в свою очередь, предусматривает такой реквизит, как подпись директора. А из унифицированных форм компания не вправе произвольно удалять те или иные показатели. Поэтому все-таки безопаснее, чтобы в расходных ордерах, составленных 1 июня 2014 года и позже, была подпись руководителя компании. Иначе могут возникнуть проблемы с налоговой.
Вступление в силу Указания № 3210-У не вводит новых правил ведения кассовой книги, ее форма остается прежней. Однако распечатывать ее теперь можно в одном экземпляре, а не в двух, как это было раньше (исключение составляет кассовая книга обособленного подразделения). Указание № 3210-У выделяет еще одно новое правило ведения кассовой книги — теперь при бумажном документообороте хранить кассовую книгу в электронном виде больше не надо.
Также с вступлением в силу Указания № 3210-У все компании имеют возможность вести электронный документооборот по кассовым операциям. В этом случае бумажные экземпляры расходных и приходных ордеров, кассовой книги и ведомостей оформлять не обязательно. Но только при одном условии: электронные документы надо заверять квалифицированной электронной подписью (п. 4.7 Указания № 3210-У). Здесь необходимо быть осторожными, ведь вести кассовые операции электронно можно только в том случае, если все документы вы подписываете квалифицированной электронной подписью. В противном случае, их необходимо распечатывать. Однако, не у всех предприятий есть возможность обзавестись электронной подписью, особенно у крупных организаций.
Еще одним правилом ведения кассовых операций является запрет исправлений приходных и расходных кассовых ордеров, остальные же документы исправлять можно. Так, в Указании № 3210-У есть оговорка о том, что электронные документы нельзя исправлять после того, как они подписаны. Документ с ошибкой можно только удалить, а вместо него надо создать новый, правильный. Аналогичный порядок предусмотрен и для электронной кассовой книги, если она уже подписана квалифицированной подписью.
Также с вступлением 1.06.2014 г. организация может сдать сверхлимитную наличку только в банк или инкассаторам. Об этом прямо сказано в п. 3 Указания № 3210-У. Прежний порядок позволял сдать выручку в отделение федеральной почтовой связи. Теперь же возможность зачислить деньги на счет через почту не предусмотрена.
Следует сказать, что теперь Указание № 3210-У в части требований для ИП согласуется с Указанием Банка России от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указание № 3073-У), которое также действует с 01.06.2014.
Указание № 3073-У запрещает расходовать наличные денежные средства из кассы, за исключением:
- выплат работникам, включенных в фонд заработной платы;
- выплат работникам социального характера;
- выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, если страховую премию они уплачивали наличными (не более 100 000 рублей в рамках одного договора);
- выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды ИП, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг (не более 100 000 рублей в рамках одного договора);
- выдачи наличных денег работникам под отчет;
- возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, не выполненные работы, не оказанные услуги (не более 100 000 рублей в рамках одного договора);
- выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) (не более 100 000 рублей в рамках одного договора).
Кредитные организации могут расходовать денежные средства из кассы на любые цели. Однако данное правило распространяется только на рубли РФ.
Принятое Указание № 3073-У имеет еще одно существенное отличие от своего предшественника. Так, установлен перечень операций, на которые организации и предприниматели могут тратить наличные деньги из кассы, если они получены с их расчетных счетов. К ним относятся (п. 4 Указания № 3073-У):
- операции с ценными бумагами;
- платежи по договорам аренды недвижимого имущества;
- выдача и возврат займов, процентов по ним;
- деятельность по организации и проведению азартных игр.
Следует отметить, что по указанным операциям следует соблюдать ограничение 100 000 рублей в рамках одного договора (п. 6 Указания № 3073-У). Исключение составляют расчеты с физическими лицами (п. 5 Указания № 3073-У).
На наш взгляд, наиболее важными являются изменения ведения кассовых операций для малых компаний и предпринимателей. Напомним, что компания является малой, если за 2013 год средняя численность работников не превысила 100 человек, выручка от реализации за минусом НДС не более 400 млн руб., а доля участия другой организации в уставном капитале — не более 25 %.
Предприниматели и малые компании также должны соблюдать кассовый порядок, но уже в упрощенном виде.
Указание № 3210-У же предусматривает два основных изменения:
- в п. 2 Указания № 3210-У четко прописано, что индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать;
- в подпунктах 4.1 и 4.6 Указания № 3210-У установлено, что индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с Налоговым кодексом РФ учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовую книгу могут не вести и кассовые документы не оформлять. Однако это изменение неоднозначно. Так как пункт 5 этого документа требует оформлять приходник всякий раз, когда предприниматель принимает деньги в кассу. И никаких исключений в данной норме нет.
Поэтому мы бы советовали составлять кассовые документы так же, как и прежде, пока не появятся официальные разъяснения по применению двух этих противоречивых норм. К тому же на практике можно столкнуться с ситуациями, при которых без приходников и расходников не обойтись.
Кроме того, в новых правилах указано, что при расчетах в иностранной валюте должны соблюдаться требования валютного законодательства Российской Федерации. Ранее такой оговорки не было.
В заключении хотелось бы отметить, что несмотря на значительные изменения ведения кассовой дисциплины, мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем самостоятельно.
Новый порядок, как и прежде, обязывает организации и предпринимателей производить расчеты с гражданами только в рублях РФ. При этом нет каких-либо ограничений относительно предельных сумм (п. 5 Указания № 3073-У).
Литература:
1. Указание от 01.06.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
2. Указание от 01.06.2014 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»;
3. Официальный сайт Банка России — http://www.cbr.ru, 2014.
