В данной статье приведены и рассмотрены наиболее часто допускаемые ошибки при учете материальных ценностей на ЗАО. Рассмотрена значимость аудита материалов, внутреннего контроля, инвентаризаций. Приведены рекомендации по устранению и предотвращению перечисленных ошибок.
Материалы занимают значительное место в хозяйственной деятельности организации, больше, чем любой другой вид активов. Затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят до 90 % и более в себестоимости продукции. Поэтому в настоящее время учет материалов является достаточно актуальной темой.
Теме аудита материальных ценностей посвящены многие работы таких ученых-экономистов и практических аудиторов, как Андреев В. Д., Бавдей А. Л., Белый И. Н., Дробышевский Н. Д., Зайцев И. М., Подольский В. И., Барышников Н. А., Безруких Л. С. и др.
Материалы также являются предметами труда, которые вместе со средствами труда и рабочей силой способны обеспечить производственный процесс предприятия. Они в большей степени влияют на показатели хозяйственной деятельности, чем другие виды активов.
Основными задачами учета материалов должны быть:
- правильное и своевременное документальное отражение операций по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
- сохранность материалов на всех этапах их движения, включая производственный цикл;
- своевременность обнаружения излишних материалов;
- контроль возвратов излишних материалов на склад.
Взяв в основу данные задачи, аудитору нужно проверить следующее:
- правильность отражения материалов в учете;
- правильность применения первичных документов по учету материалов;
- соответствие организации работы складского хозяйства;
- наличие приказа предприятия об установленном круге лиц, которым дано право требования материалов, разрешающих их отпуск со склада.
- наличие приказа о материально-ответственных лицах,
- наличие договоров с материально-ответственными лицами о полной материальной ответственности;
- правильность оформления приходных и расходных документов по материалам, их внутреннему перемещению;
- правильность ведения бухгалтерского учета материалов в бухгалтерии организации.
Допущение ошибок при учете материалов приводит к искажению данных в бухгалтерском учете. Такие показатели как, оборотные средства, валовая и чистая прибыль, себестоимость продаж, будут недостоверными.
Наиболее распространенными ошибками, которые могут быть выявлены в ходе аудиторской проверки материальных ценностей, являются:
1. Отсутствие договоров о материальной ответственности с сотрудниками, которые являются материально — ответственными лицами;
2. Отсутствие журнала регистрации выданных доверенностей на получение материалов;
3. Ошибки и недочеты при оформлении документов по приходу и расходу материалов;
4. Неверная калькуляция фактической стоимости заготовленных материалов;
5. Несоответствие фактического метода списания материалов методу, указанному в учетной политике предприятия;
6. Отсутствие сверок данных по движению материалов в бухгалтерии и на складах предприятия;
7. Отсутствие ежегодных инвентаризаций материальных ценностей и внеплановых;
8. Арифметические ошибки, допущенные при расчете реализованной торговой наценки.
В закрытых акционерных обществах обязательный аудит проходит довольно тщательно и имеет разнонаправленную структуру. Вышеперечисленные ошибки являются малой его частью.
Выявив эти ошибки во время аудита, ЗАО сможет предупредить их появление в дальнейшем. При выявлении нарушений, каждое нарушение важно рассматривать отдельно, с точки зрения правомерности принятия документа к учету.
Чтобы не допустить появления такой ошибки, как отсутствие договоров о материальной ответственности с сотрудниками, руководству организации нужно своевременно заключать договора о материальной ответственности. Заступая на должность, сотрудник подписывает трудовой договор и договор о материальной ответственности.
Если данный договор не был подписан, то сотрудник не несет материальной ответственности за убытки ЗАО, что говорит о прямых потерях организации.
Отсутствие журнала регистрации выданных доверенностей на получение материалов является не менее важной ошибкой. Бесконтрольная выдача доверенностей грозит организации проблемами во внутренней бухгалтерии и потерями материалов. Чтобы такая проблема не возникла руководству организации уже в начале работы предприятия нужно позаботиться о методах контроля материальных ценностей. Одним из таких методов будет являться регистрация выданных доверенностей. Это даст организации более правильную бухгалтерию, отсутствие потерь на этапе прием-передача материальных ценностей и зафиксированный круг доверенных лиц.
Первичные документы являются самыми важными источниками информации для бухгалтерии, так как на основе данных полученных из них формируются другие документы. Ошибки и недочеты при оформлении документов по приходу и расходу материалов негативно отражаются на бухгалтерской отчетности. Она становится ошибочной и недостоверной. Чтобы не допустить такого вида нарушения руководству организации стоит тщательно подбирать сотрудников на первичную документацию. Здесь появление данных ошибок зависит только от человеческого фактора.
Также человеческий фактор влияет на появление следующей ошибки: неверная калькуляция фактической стоимости заготовленных материалов. На данном этапе квалификация и профессионализм бухгалтера играет важную роль. Чтобы не допустить такой ошибки бухгалтеру стоит внимательней относиться к данным при калькуляции фактической стоимости материалов. Это даст ЗАО точную себестоимость материалов на основе чего, будет установлена объективная продажная цена готовой продукции.
Несоответствие фактического метода списания материалов методу, указанному в учетной политике предприятия является грубейшим нарушением. В начале рабочего года предприятию стоит выбрать метод списания материалов и зафиксировать его в учетной политике организации. В течение всего года ЗАО должно придерживаться выбранного метода. Халатность сотрудников и незнание учетной политики приводит к использованию метода списания неуказанного в учетной политике. Либо два этих метода используются параллельно. Чтобы не допустить такой ошибки, руководству стоит ознакомить персонал в начале года с изменениями учетной политики. Дать наставления и рекомендации. Контроль со стороны руководства на данном этапе также необходим.
Отсутствие сверок данных по движению материалов в бухгалтерии и на складах предприятия также является нарушением, но встречающимся реже, чем вышеуказанные. Отсутствие сверок данных ведет к путанице внутри бухгалтерии: данные по движению материалов в бухгалтерии не соответствуют данным по движению материалов на складах. Чтобы не допустить такого вида нарушение, бухгалтерия организации должна каждый месяц проводить сверку данных со складом.
Отсутствие ежегодных инвентаризаций материальных ценностей в ЗАО является наименее распространенной ошибкой, так как инвентаризация в первую очередь важна для самой организации. Ежегодная инвентаризация позволяет выявить недостачи материалов или акты хищения. Ежегодная инвентаризация является плановой и ее отсутствие должно быть обоснованно. Внеплановая инвентаризация является также важным звеном. Ее умышленное непроведение означает, что в организации будет выявлены недостачи и хищения.
Арифметические ошибки, допущенные при расчете реализованной торговой наценки — это ошибка, из-за невнимательной работы бухгалтера. Ее допущение влечет за собой отсутствие объективной продажной цены готовой продукции. Чтобы не допустить ошибку такого характера бухгалтеру нужно четко знать, как формируется торговая наценка, какие факторы влияют на ее формирование и т. д.
Стоит сказать, что вероятность появления тех или иных ошибок значительно меньше, если в ЗАО исправно работает система внутреннего контроля.
В большинстве случаев, ошибки, выявленные на ЗАО в ходе аудита, можно исправить, не подрывая работы предприятия. А также их можно избежать изначально, опираясь на опыт других организаций. Предприятию стоит усилить контроль со стороны руководства за бухгалтерией и складами, дабы избежать убытков и потерь.
Литература:
1. Научно-образовательный портал 2FJ.RU — http://www.2fj.ru/buxgalterskij_uchet_i_audit/audit_ucheta_materialov.php
