Все чаще руководители принимают решение о внедрении в возглавляемых компаниях систем электронного документооборота, дабы самим оценить всю прелесть новой технологии работы с документами. Давайте разберемся, что же это такое и «с чем его едят».
Что такое электронный документооборот? [1]
Начнем сначала с определения самого документооборота.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Есть еще ряд понятий, напрямую связанных с электронным документооборотом.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Преимущества перехода на электронный документооборот.
Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.
Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.
Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
Предложение по внедрению корпоративных систем и информационных технологий в управлении предприятием.
В связи с полной зависимостью существующей на предприятии системы электронного документооборота от продукции компании Microsoft и рядом существенных недостатков, следует внедрить на предприятие комплексное готовое решение, которым может стать система Microsoft Dynamics AX. [2]
Решение обеспечивает лучший в своем классе показатель отдачи инвестиций (ROI). В частности, исследование аналитической фирмы Nucleus Research, в рамках которого была проведена оценка ROI для различных ERP-систем, показало, что 75 % наших клиентов окупили вложенные средства менее чем за два года. Microsoft Dynamics AX (ранее Microsoft Axapta) отличает исключительная проработанность интерфейса, благодаря чему пользователям удобно работать в системе. Microsoft Dynamics® AX обеспечивает быстрый доступ к наиболее часто используемым функциям. Пользователю не нужно переучиваться: работая с Microsoft Dynamics AX, он сможет сохранить прежние привычки, и ему будет легко ориентироваться в знакомой среде. Более того, пользователи могут работать с Microsoft Dynamics AX непосредственно из привычных программ Microsoft Office Word или Microsoft Office Excel®. Все это существенно повышает уровень производительности как отдельного специалиста, так и предприятие в целом.
Для каких предприятий лучше всего подходит Microsoft Dynamics AX:
- работает до 10 тыс. сотрудников;
- потребность в автоматизации — от 20 до 500 одновременно работающих пользователей (на практике существуют инсталляции с числом пользователей более 1000, а также тестовые инсталляции для 3000 одновременно работающих с системой);
- имеются специфические и сложные бизнес-процессы (предприятия с распределенной структурой, холдинги, дистрибьюторские и производственные компании, работающие в сфере услуг, и т. д.)
Полная стоимость решения Microsoft Dynamics складывается из следующих компонентов:
Лицензирование программных модулей.
Лицензирование Microsoft Dynamics AX учитывает наиболее характерные потребности клиентов, внедряющих ERP-решения Microsoft Dynamics, и предусматривает следующие редакции:
Лицензирование пользовательских сессий.
В стоимость любой редакции Microsoft Dynamics AX и Microsoft Dynamics
NAV входит лицензия на полный доступ одного пользователя к приложениям и информации. Для того чтобы расширить круг пользователей вашего решения Microsoft Dynamics, вам необходимо приобрести право на подключение дополнительных пользователей Microsoft Dynamics.
Например, если вы хотите предоставить полный доступ к решению еще 20 сотрудникам предприятия, но уверены, что в системе никогда не будет работать более 15 пользователей одновременно, вам потребуется приобрести всего 15 дополнительных пользовательских сессий.
Затратная часть:
Затраты на лицензии для приобретения ПО, на оборудование.
Разработчик системы — подразделение Microsoft Dynamics, официально приводит такие затраты на стоимость приобретения системы (в ценах 2014 года): в среднем, общая стоимость рабочего места составляет 1500–2500 $.
Стоимость внедрения.
На официальном сайте Microsoft Dynamics приводятся примерные сроки внедрения Microsoft Dynamics AX 2012. Так, сроки зависят от различных факторов, например, от готовности предприятия к внедрению, возможности участия руководства предприятия в проекте внедрения, от сложности решаемых задач, количества будущих пользователей системы. Типичная продолжительность внедрения системы Microsoft Axapta составляет 4–9 месяцев.
Сроки внедрения Microsoft Axapta можно уменьшить, если использовать уже имеющуюся функциональность, минимально перепрограммировать систему при внедрении, постепенно обучать персонал на предприятии, использовать связки с другими работающими на предприятии учетными системами.
Статьи возможной экономической эффективности (также в расчете на 10 лет).
Расширение сферы деятельности по товарам и услугам.
Этот пункт мало уместен, так как предприятие и так охватывает большой спектр товаров и услуг, поэтому расширение сферы деятельности будет малоэффективно.
Возможность совместной деятельности с предприятиями, обладающими аналогичными КИС.
Такой вариант вполне возможен, если внедрить ERP-систему на других предприятиях города Гродно. Но для этого нужны схожие сферы деятельности, что несколько усложняет интеграцию с другими предприятиями.
Экономия на издержках.
Регулирование количества запасов, устраняя их дефицит и залеживание, и тем самым значительно снизить омертвленные в запасах затраты и складские издержки.
Сокращение расходов и времени, затрачиваемого на услуги, за счет оптимизации бизнес-процессов.
Сокращение незавершенного производства, поскольку производство планируется только на основе спроса на конечную продукцию, при этом производственные работы инициируются исходя из срока, к которому должен быть исполнен клиентский заказ
Экономия на персонале.
Сокращение числа сотрудников.
Подводя итог, отметим, что внедрение корпоративных стандартов обеспечивает:
- единое понимание всеми участниками задач и содержания процессов;
- создание эффективной вертикали управления;
- унификацию информационных потоков и документооборота, создающую платформу для автоматизации основных процессов управления;
- нормативное закрепление схемы распределения полномочий и зон ответственности участников предприятия, органов управления и персонала;
- методическую основу для обучения персонала;
- чаще всего сокращение времени на рутинные операции;
- повышение безопасности бизнеса;
- обеспечение единства качества продукции или оказываемых услуг.
Исследования, проведенные в магистерской диссертации, позволили сделать вывод, что одним из важнейших факторов (в условиях рынка), позволяющих обеспечить получение максимальной прибыли на исследуемом предприятии, является оперативное управление, учет, контроль всем предприятием и обеспечение максимальной реализации продукции и услуг при минимизации себестоимости. Это возможно (в идеале) в том случае, когда каждый сотрудник современного предприятия обеспечен возможностью быстрого доступа к требуемой информации. Для этого и предназначены информационные системы.
С другой стороны, чтобы выдержать конкурентную борьбу, предприятиям приходится постоянно оптимизировать методы ведения бизнеса в соответствии с текущей рыночной ситуацией, требованиями заказчиков и поставщиков. В этом также ключевую роль играют информационные системы, которые помогают в управлении бизнес-процессами и поддерживают принятие решений.
Таким образом, правомерность выбора темы магистерской диссертации, как предмета исследования, основана на том, что для оперативного управления предприятием и обеспечения ведения бизнеса в рыночной системе необходимо:
- оперативно обеспечивать руководство и управленческо-технический персонал предприятия качественной информацией;
- своевременно и качественно вести анализ хозяйственной деятельности предприятия;
- быстро и качественно принимать решения связанные с управлением основными и оборотными средствами предприятия.
С этой целью, необходима информационная система, позволяющая обеспечить предприятие:
- оперативными сведениями о потребностях в товарах и услугах как на рынке Беларуси, так и на мировом рынке;
- оперативными сведениями о потребителях (поставщиках) товаров и услуг;
- оперативный учет, контроль и оперативное управление реализацией собственных (производимых) товаров и услуг;
- оперативный учет, контроль и оперативное управление материальными ценностями;
- оперативный учет, контроль и оперативное управление основными средствами;
- оперативный учет, контроль и оперативное управление денежными средствами;
- учет, контроль и расчеты всех видов платежей на оперативную выдачу данных.
Литература:
1. Википедия — свободная энциклопедия [Электронный ресурс] / американская некоммерческая организация «Фонд Викимедиа». — США, 2001. — Режим доступа: www.wikipedia.org
2. Microsoft [Электронный ресурс] / ООО «Microsoft Рус», Москва. — Режим доступа http://www.microsoft.com/ru-ru/default.aspx
