В действующей системе развивающихся рыночных отношений, а также в условиях постепенного усложнения структуры и разнообразия организационно-правовых форм предприятий как никогда остро стоит вопрос о внедрении службы, позволяющей предупреждать, выявлять и контролировать отклонения в действиях должностных лиц, а также в совершаемых ими операциях. Именно данные направления являются основными задачами внутреннего контроля, внедрение которого должно быть приоритетной миссией всякой организации, желающей эффективно функционировать на рынке. Основная цель данной статьи заключается в рассмотрении этапов внедрения системы внутреннего контроля в компании с подробным раскрытием процедур, производимых на каждом этапе.
Итак, система внутреннего контроля — это совокупность процедур, используемых заинтересованными в успешной работе менеджерами организации для упорядоченного ведения финансово-хозяйственной деятельности. В общем случае основные направления работы данной системы можно классифицировать следующим образом:
- Контроль над обеспечением сохранности активов организации;
- Контроль соблюдения законодательства;
- Контроль над своевременной подготовкой достоверной финансовой отчетности;
- Контроль соответствия операций, выполняемых работниками организации, должностным инструкциям.
Впервые об обязательном внедрении системы внутреннего контроля на предприятии заговорили после скандального случая, связанного с компанией «Enron» — руководство предоставляло искаженную финансовую отчетность, завышая показатели выручки, тем самым добиваясь инвестиционной привлекательности; результатом стало банкротство крупнейшей энергетической компании Америки. Основными из причин краха данного предприятия называют отсутствие налаженной системы внутреннего контроля, а также противостояние интересов менеджеров высшего звена, получающих вознаграждения в виде процентов с указанной в отчетности прибыли, и корпорации в целом. Следствием действий компании Enron явилось принятие в 2002 году закона Сарбейнса-Оксли (SOX), который предъявил жесткие требования к отчетности публичных компаний с целью повышения их достоверности, потребовал проведения систематических независимых проверок, а также наличия внутреннего и внешнего контроля.
Что касается России, то некоторые изменения в данном вопросе коснулись и наших компаний: так, ст. 19 Федерального закона № 402 указывает на то, что любой экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Более строгие требования предъявляются к предприятиям, отчетность которых подлежит обязательному аудиту: такие организации должны осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности [2]. На практике компании зачастую внедряют систему внутреннего контроля в рамках функций, выполняемых службой внутреннего аудита, однако формально эти понятия не тождественны друг другу. Сущность и основные различия данных служб можно представить следующим образом:
Таблица 1
Сущность и различия службы внутреннего аудита и службы внутреннего контроля
|
Линии сравнения |
Служба внутреннего аудита |
Служба внутреннего контроля |
|
Основная цель |
Повышение эффективности работы предприятия, выявление неиспользованных резервов |
|
|
Приоритетные задачи |
1) Изучение и оценка работы службы внутреннего контроля 2) Подготовка информации относительно эффективности функционирования предприятия высшему руководству 3) Оценка достоверности финансовой отчетности |
1) Проверка наличия и сохранности активов 2) Контроль соответствия выполняемых операций законодательству 3) Проверка подготовки достоверной финансовой отчетности 4) Выявление отклонений и нарушений в работе персонала |
|
Инициаторы |
Совет директоров и высшее исполнительное руководство |
Линейное руководство |
|
Результат работы службы |
Констатация выявленных отклонений |
Выбор оптимального решения для устранения отклонений; разработка алгоритмов действий персонала, позволяющих предотвратить нарушения |
Как видно из данной таблицы, конечные цели служб внутреннего аудита и внутреннего контроля все же аналогичны: они созданы для того, чтобы выявить резервы повышения эффективности предприятия. Однако методика работы данных подразделений различаются: служба внутреннего аудита создается высшим руководством, которому докладывается о нарушениях в деятельности того или иного подразделения, несовершенствах системы внутреннего контроля, недостатках финансовой отчетности. На основании информации о выявленных отклонениях руководство может принимать управленческие решения относительно устранения негативных факторов. Служба внутреннего контроля же образована линейными менеджерами и интегрирована в общую структуру управления организации: так, осуществляется фактический и документальный контроль всех бизнес-процессов на различных этапах их функционирования, выявляются проблемные зоны, и, что характерно, предлагаются пути и рекомендации устранения недостатков. Повышению эффективности работы службы внутреннего контроля способствует и то, что менеджеры, ответственные за результаты работы своих подразделений, могут предложить максимально эффективные решения в силу того, что они компетентны в своих областях деятельности и видят работу отделов «изнутри». Но в этом же и недостаток такого построения системы контроля, ведь исключать возможность сговора между менеджерами подразделений, а также линейными работниками нельзя — зачастую собственные цели стоят выше интересов корпорации, поэтому недостатки будут тщательно скрываться, что, безусловно, не лучшим образом скажется на работе предприятия. Для оценки же подобных несовершенств внутреннего контроля необходима эффективно построенная служба внутреннего аудита.
Далее необходимо рассмотреть особенности внедрения системы внутреннего контроля в компании. Обобщенно этапы построения эффективной системы можно представить следующим образом:
Таблица 2
Этапы внедрения системы внутреннего контроля
|
Этап 1. Определение подразделений, в которые необходимо внедрение контроля |
Определение бизнес-процессов |
||
|
Определение функций |
|||
|
Определение ответственных лиц |
|||
|
Этап 2. Оценка рисков |
Выявление рисков в ведении хозяйственной деятельности |
|
|
|
Прогнозирование возможных последствий |
|
||
|
Устранение, минимизация рисков |
|
||
|
Этап 3. Внедрение контрольных процедур |
Утверждение положения о службе внутреннего контроля |
|
|
|
Закрепление контрольных функций в должностных инструкциях, трудовых договорах работников |
|
||
|
Определение санкций (поощрений) за нарушение (добросовестное исполнение) должностных обязанностей |
|
||
|
Этап 4. Мониторинг исполнения |
Выявление отклонений, не устраненных системой внутреннего контроля |
|
|
|
Оценка качества исполнения контрольных процедур |
|
||
На первом этапе необходимо определить те подразделения, в которых наблюдаются необоснованно низкие показатели деятельности, ведь именно в таких службах риск выявления нарушений высок. Для более наглядного представления о внедрении системы внутреннего контроля рассмотрим этапы, указанные в таблице 2, на примере отдела сбыта, результаты продаж которого существенно ниже запланированных в условиях роста рынка. В первую очередь нужно определить функции, которые реализуются данным подразделением, а также ответственные за их выполнение лица:
Таблица 3
Основные функции отдела сбыта
|
Функции |
Ответственные лица |
|
Осуществление поиска потенциальных клиентов |
Младший менеджер |
|
Ведение переговоров о поставке продукции с потенциальными клиентами |
Старший менеджер |
|
Организация хранения материально-производственных запасов на складе |
Заведующий складом отдела сбыта |
|
Контроль оплаты продукции покупателями |
Заместитель руководителя |
|
Составление плана поставок |
|
|
Санкционирование отгрузки |
Руководитель отдела сбыта |
|
Подписание договоров |
|
|
Принятие решения относительно скидок покупателям и отсрочек платежей |
|
|
Рассмотрение поступающих от покупателей претензий |
Заместитель руководителя/ старший менеджер |
Данная таблица наглядно демонстрирует основные зоны ответственности в отделе сбыта, что соответствует первому этапу внедрения системы внутреннего контроля на предприятии. В рамках следующего шага необходимо выявить риски, которые могут возникнуть при выполнении вышеуказанных функций. Основным риском, вытекающим из таблицы 3, является недобросовестная работа начальника отдела сбыта: данное должностное лицо подписывает контракты на реализацию с клиентом, после чего санкционирует отгрузку продукции этому покупателю, а также самостоятельно принимает решения относительно предоставляемых скидок. Таким образом, нельзя исключать риск того, что начальник отдела продаж будет предлагать покупателю необоснованно большие объемы скидок, после чего санкционировать отгрузку; при этом цена продажи никем не контролируется и находятся в ведении исключительно руководителя данного отдела, что не лучшим образом скажется на работе предприятия. В целях снижения данного риска рекомендуется передать одну из вышеуказанных функций другому должностному лицу, например, формирование политики скидок и бонусов можно поручить финансовому отделу, сотрудники которого, на основании анализа платежеспособности и деловой репутации клиента, будут принимать решения, а также контролировать оплату. Начальнику отдела сбыта достанутся функции по подписанию контрактов по цене, определенной финансовым отделом, а также санкционирование отгрузок. Таким образом, минимизируется риск предоставления необоснованного количества скидок, бонусов, отсрочек платежей недобросовестным начальником.
На третьем этапе внедрения системы внутреннего контроля необходимо утвердить положение о службе внутреннего контроля, в котором будут прописаны количество сотрудников, методы проверок, а также основные функции службы. Кроме того, наиболее эффективным способом обеспечения контроля являются должностные инструкции, в которых указаны обязанности сотрудников и трудовые договора, где определены санкции за недобросовестное их выполнение. Так, указав в трудовом договоре начальника того же финансового отдела пункт о премировании в случае устойчивого снижения уровня дебиторской задолженности, возрастает вероятность того, что руководитель финансового отдела будет более тщательно проверять своих подчиненных на предмет объективности расчета платежеспособности клиента. Ведь в случае продажи товара покупателю с низкой финансовой устойчивостью риск неоплаты возрастает, а дебиторская задолженность увеличивается, что, в свою очередь замедляет оборачиваемость средств в организации. Таким образом, обеспечивается повсеместное введение контрольных процедур во всех подразделениях предприятия.
На четвертом этапе внедрения системы внутреннего контроля необходимо наблюдение за результатами и фиксация основных показателей каждого подразделения. В разрезе отдела сбыта необходимо проанализировать динамику таких показателей, как объем продаж, соотношение стоимости оплаченной продукции к отгруженной, количество жалоб клиентов, уровень просроченной дебиторской задолженности, объем продаж на одного клиента, количество недостач продукции на складе и другие. Количество показателей и их «вес» выбираются исходя из компетентного суждения сотрудников службы внутреннего контроля. Если наблюдается качественное улучшение данных показателей, можно говорить об эффективном внедрении контрольных действий в организации, следует выявлять новые резервы роста с целью их использования. Однако в случае качественного ухудшения основных показателей принимаются решения о внедрении дополнительных контрольных процедур, вносятся предложения о замене недобросовестных сотрудников, а также о необходимых структурных изменениях в компании.
Таким образом, внутренний контроль осуществляется всеми сотрудниками организации на непрерывной основе и направлен на достижение текущих и стратегических целей предприятия [1, с. 37]. Организация системы внутреннего контроля включает в себя четыре этапа и требует значительных усилий руководства и менеджеров в силу того, что работа по внедрению подобной системы трудоемка, но, вместе с тем, и действенна. Рассмотренная в данной статье схема внедрения контрольных процедур подходит для предприятия любой отраслевой принадлежности и любого масштаба. Кроме того, для более продуктивной деятельности предприятия необходима параллельная работа службы внутреннего контроля и службы внутреннего аудита, так как эти подразделения выполняют основную цель по повышению эффективности предприятия различными методами.
Литература:
1. Одегова Н. А. Общие принципы организации системы внутреннего контроля/ Н. А. Одегова // Аудитор. — 2013. — № 12.
2. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп., вступившими в силу с 02.11.2013).
