В статье описывается процесс проектирования приложения для учета рабочего времени сотрудников Томского политехнического университета в условиях единой информационной среды с использованием UML-диаграмм.
Ключевые слова:учет рабочего времени, единая информационная среда, проектирование системы, UML-диаграммы.
Учет рабочего времени сотрудников — неотъемлемая часть деятельности любой организации. Выплата заработной платы должна производиться за фактически отработанное время, и любая современная организация заинтересована исключить такие факторы, как опоздания, отсутствия на рабочем месте, а также поощрить дополнительную работу в нерабочее время.
Одним из наиболее эффективных методов учета рабочего времени сотрудников является использование терминалов учета рабочего времени и комплекса программных средств, с помощью которых можно создавать отчеты посещаемости по сотрудникам, определять реально отработанное время, при необходимости рассчитывать заработную плату, либо производить выгрузку данных в 1С. Такой подход распространен в так называемых «режимных организациях» и обеспечивается внедрением автоматизированных систем контроля и управления доступом. Однако задача установки турникетов и раздачи работникам магнитных карт в Томском политехническом университете (ТПУ) является трудновыполнимой в связи со спецификой работы сотрудников: в ТПУ насчитывается 31 учебный корпус, преподавателям часто приходится проводить занятия в разных корпусах, поэтому необходим учет времени, потраченного на дорогу от корпуса к корпусу. Для педагогического персонала и для научных работников установлен так называемый не нормированный рабочий день (расписание занятий, работа в библиотеке и дома). Кроме того, такие системы являются весьма дорогостоящими как в процессе проектирования и создания, так и при эксплуатации. В связи с этим, в данный момент для получения данных об отработанном времени и для расчета оплаты труда в ТПУ используются табели учета рабочего времени.
В информационных системах вузов [1], как правило, реализуется простейший вариант системы учета рабочего времени, заключающийся в ручном заполнении табеля ответственным работником подразделения, его визировании руководителем и передачи в бухгалтерию, где информация переносится в файлы данных (в большинстве вузов среде 1С). Такой подход как раз и создает проблемы с неточностями и ошибками, обусловленными «человеческим фактором». Работникам, заполняющим табель, регулярно приходится их корректировать, так как табели подаются еще до фактического окончания месяца и не содержат достоверную информацию за последние числа текущего месяца. Поэтому была поставлена задача: создать систему для заполнения табеля в электронном виде, используя актуальные данные отдела кадров и ускорив процесс обработки информации бухгалтерией. Систему по заполнению табеля необходимо интегрировать в единую информационную среду ТПУ, то есть реализовать взаимодействие с системой оборота управленческой документации (СОУД) [2] для подписания табеля руководителями подразделений и сотрудниками отдела кадров и обмен данных с бухгалтерией.
На этапе проектирования были построены UML диаграммы вариантов использования, деятельности, состояний и другие [3].
Для определения действующих лиц и функциональности разрабатываемого программного комплекса составлена UML диаграмма вариантов использования, изображенная на рисунке 1.
Рис. 1. Диаграмма вариантов использования
В соответствии с диаграммой, в процессе создания и согласования табеля принимают участие следующие лица: ответственный за заполнение табеля, руководитель подразделения, ответственный из отдела кадров и документовед. Функциональные возможности системы, доступные данным пользователям изображены на диаграмме. Рассмотрим подробней каждый вид пользователей:
- Ответственный за заполнение табеля в подразделении имеет возможность создавать и редактировать табель, удалять его, использовать версию для печати, а также отправлять на согласование. Можно создавать три вида табеля: за первую половину месяца, за весь месяц и корректирующий табель на одного или нескольких сотрудников на весь месяц. По умолчанию данными правами наделяется и руководитель подразделения;
- Руководитель подразделения — сотрудник, имеющий возможность использования всего функционала ответственного за заполнения табеля. Кроме того, руководитель подразделения может назначить (или отменить назначение) ответственных за заполнение табеля. В этом случае руководитель подразделения является первым визирующим лицом табеля. Если руководитель заполняет табель самостоятельно, то его виза ставится автоматически. Визирование табелей электронно-цифровой подписью происходит в системе организации управленческой документации (СОУД);
- Ответственный отдела кадров — сотрудник отдела кадров, отвечающий за визирование табелей в управлении или институте;
- Документовед — сотрудник управления или института, отвечающий за регистрацию, и подписание табелей руководителем;
Рассмотрим процесс создания и согласования табеля подробней, используя диаграмму деятельности, изображенную на рисунке 2.
Рис. 2. Диаграмма деятельности
При создании, табель будет автоматически заполнен предварительными данными, полученными из базы данных отдела кадров. Далее необходимо отредактировать табель, заполнить актуальной информацией, и затем, когда табель будет готов, отправить на согласование электронно-цифровой подписью СОУД. После отправки на согласование происходит генерация и сохранение в базе данных электронной версии документа табеля, создание списка визирующих лиц и смена состояния табеля на «На подписи». Первым визирующим лицом является руководитель подразделения. Однако если табель заполняет сам руководитель, то его виза «Согласен» будет поставлена в СОУД автоматически. В случае если руководитель подразделения ставит визу «Не согласен», то табель возвращается в состояние «Проект», редактируется и отправляется на согласование заново. Если первая виза — «Согласен», визу должен поставить сотрудник отдела кадров. Если оба визирующих лица согласны, то документовед института или управления регистрирует табель в СОУД, тем самым отправляя данные о рабочем времени в бухгалтерию 1С для дальнейшего расчета заработной платы сотрудников. Отличие табелей от других документов СОУД — пометка «табель» в графе тип документа. В остальном процесс визирования табеля не отличается от визирования любого другого документа.
Таким образом, через единую базу данных ТПУ происходит обмен данными отдела кадров с табелем, а информация из табеля поступает в СОУД.
На рисунке 3 изображена диаграмма состояний табеля.
Рис. 3. Диаграмма состояний табеля
После создания, табель находится в состоянии «Проект», после отправки на согласование состояние табеля становится «На подписи», в котором он находится, пока не поставят визу «Согласен» все визирующие лица, либо пока не будет поставлена хоть одна виза «Не согласен».
В первом случае табель переходит в состояние «Подписан», после чего табель нужно зарегистрировать. Во втором случае табель переходит в состояние «Не подписан» и его необходимо перевести в состояние «Проект» для правки и редактирования.
Редактировать табель можно только когда он находится в состоянии «Проект». Однако в случае, если табель еще не находится в состоянии «Зарегистрирован», то есть находится в состоянии «На подписи», «Подписан» или «Не подписан», существует возможность вернуть табель в состояние «Проект». После возврата табеля в проект, документ табеля создается заново, и все поставленные ранее визы теряются. Финальное состояние табеля — «Зарегистрирован», при переходе в данное состояние вся информация о рабочем времени сотрудников экспортируется в 1С. Все процедуры согласования, то есть изменения состояния документа табеля, осуществляются через личные кабинеты сотрудников.
Таким образом, была спроектирована система, позволяющая достигнуть автоматизации процесса создания и заполнения табеля и упрощения ввода данных в 1С для расчета заработной платы. Кроме того, процесс утверждения и согласования табеля будет внедрен в единую систему документооборота ТПУ.
Литература:
1. Чудинов И. Л. Реализация информационной системы Томского политехнического университета на принципах единой информационной среды// Материалы XIV Всероссийской научно-методической конференции «Телематика2007»/ СанктПетербург, 2007.
2. Кузнецов Д. Ю., Цибульников А. А., Чудинов И. Л. Особенности реализации электронного документооборота в Томском политехническом университете// Материалы VIII Международной научно-практической конференции «Научно-образовательная информационная среда ХХI века»/ Петрозаводск, 2014.
3. Спецификация UML [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.uml.org/, свободный
