Анализ информации в государственном управлении

Для обеспечения успешного развития любой организации необходимо рационально построенное управление, основанное на качественной информации. Получение качественной и актуальной информации возможно через правильную организацию процессов сбора и анализа управленческой информации. Руководителю любой организации необходимо обладать достаточной и необходимой информацией о состоянии дел в управляемой системе, особенно в государственном управлении.

В государственном управлении управленческая деятельность есть “социально-политическая деятельность, процесс целенаправленного воздействия на волю и сознание людей. В ней применяются многие методы и средства, в том числе прогнозы, планы, принятие решений, методы организационной и инструктивной работы, государственного и общественного воздействия, материально-технические действия” [8, с. 21].  Информация здесь выступает “как условие для любого вида действия государственных органов, должностных лиц, депутатов, а также общественников, выполняющих те или иные функции в сфере управления” [8, с. 21].  

Термину «информация» дается много определений, исходя из сферы ее использования. Информация – это фундамент, на основе которого строится управленческая деятельность каждой организации, и государственных органов в том числе. Информация позволяет: ориентироваться в ситуации, изменять ее, четко планировать действия, отслеживать результативность решений, избегать риска.

“Информацию в государственном управлении следует рассматривать как совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль” [2, с. 38].

В государственном управлении, прежде всего, используется социальная информация. “Социальная информация представляет собой актуальные знания, сообщения, сведения о социальном и природном мире, которые необходимы социуму для его полноценного функционирования” [6, с. 9].

По происхождению и роли в процессах государственного управления информация может быть классифицирована следующим образом [4, с. 69]:

• организационная информация – сведения о структуре органов власти и управления, а также о лицах, занимающих должности в органах власти и управления, связанные с принятием решений;
• нормативная информация – сведения о нормативных правовых актах, определяющих взаимодействие граждан и организаций с государственными институтами и принятие решений в органах власти и управления;
• учетная информация – находящиеся в распоряжении государственных органов данные о лицах и/или объектах различной природы, систематически собираемые для целей использования в государственном управлении;
• административная информация – сведения об управленческих решениях, принятых органами власти и управления в сферах их ведения, включая сведения о событиях в государственных учетных системах, связанных с подготовкой этих решений.

Для использования в управленческих целях информация “должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих госструктуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и в необходимых объемах. Информация должна отвечать комбинации целей, которые ставит управленческая структура, с теми средствами, которыми она намерена их добиваться. Ее качественность и достаточность позволяют госструктуре иметь перед собой действенный план, определять реальные и точные цели управленческих воздействий” [2, с. 41] .

Источникисоциальной информации в государственном управлении – это “государственные органы, а также специализированные информационные структуры, главными из которых являются органы государственной и отраслевой статистики, библиотеки, архивы, информационные агентства, спецслужбы, партийно-политические и общественные структуры, хозяйствующие субъекты” [6, с.9]. В каждой такой структуре имеет место “собственный, внутренний документооборот (внутренние информационные потоки), а также прямые (парные) информационные взаимодействия” [6, с.9].

Каждый орган государственного управления по согласованию с другими (вышестоящими) органами и в соответствии с нормативной базой использует и выдает лишь ту информацию, которая соответствует его положению в системе управления.

В системе государственного управления выделяют три уровня власти:

• федеральный уровень: государственные органы обладают наибольшими объемами информации; решения соответствующих органов имеют воздействие на широкие массы населения;

• региональный уровень (субъекты Российской Федерации): информация о жизнедеятельности региона; управленческие решения оказывают влияние на социально-политическую жизнь региона;
• локальный уровень (уровень организаций и предприятий): меньший объем информации; решения, принимаемые на ее основе, занимают меньше времени на разработку, влияют, главным образом, на работников данных организаций.

Процесс анализа информации лежит в основе процесса принятия решений в независимости от уровня власти. Анализ информации предваряет остальные функции управления. В итоге аналитической работы разрозненные сведения приводятся в оптимизированную систему, позволяющую дать правильную оценку управленческой ситуации. “Совокупность выполняемых работ в рамках данной функции достаточно обширна: сбор информации, ее обработка, классификация, систематизация, хранение и анализ в целях управления”[5]. В зависимости от ситуации, отдельные этапы могут быть сведены к минимуму или, наоборот, детализированы. Например, если данные уже имеются, можно опустить этап сбора данных. Но, если это требуется, одни и те же этапы в рамках аналитического процесса могут повторяться несколько раз.

В частности, функция анализа данных наиболее ярко проявляется в следующих направлениях деятельности органов государственного управления [9]:

• производство управленческих решений (т.е. перевод социальной информации в содержание нормативных актов, обеспечивающих управление);
• реализация управленческих решений (т.е. трансформация нормативно-правовых императивов в запланированное социальное поведение людей);
• контроль последствий реализации управленческих решений (т.е. отслеживание адекватности изменений в социуме тем целям и задачам, ради которых принималось управленческое решение).

Своевременно и качественно проведенный процесс анализа данных решает следующие задачи:

• генерализация информации;
• получение обоснованных выводов на базе полученной информации;
• повышение скорости и точности реакции властных структур на требования общественности;
• уменьшение временных затрат и повышение качества принимаемых решений.

В ходе информационно-аналитической работы данные превращаются в информацию в результате использования методов их анализа. Метод – это совокупность определенных операций, действий, которые необходимо предпринять, чтобы решить определенную задачу или достичь определенной цели.

А.А. Огарков применительно к анализу данных в управлении предлагает следующую классификацию методов [5]:

• метод сравнения (сравнение сопоставимых показателей для определения отклонений от плановых показателей, установления их причины и выявления резервов);
• индексный метод (разложение по факторам относительных и абсолютных отклонений обобщающего показателя);
• балансовый метод (сопоставление взаимосвязанных показателей с целью выяснения и измерения их взаимного влияния, а также подсчета резервов повышения эффективности производства);
• метод статистики (отражение цифровых показателей, характеризующих протекание различных процессов, состояний объектов с установленной для целей исследования периодичностью);
• метод цепных подстановок (получение корректированных значений обобщающего показателя путем сравнения значений двух стоящих рядом показателей в цепи подстановок);
• метод элиминирования (выделение действия одного фактора на обобщающие показатели организационной деятельности);
• графический метод (средство иллюстрации процессов, исчисления ряда показателей, оформления результатов анализа);
• функционально-стоимостной анализ (выбор наиболее оптимальных вариантов, определяющих решения в сложившихся или планируемых условиях).

Важная задача любого управленца –  не избирая какой-то универсальный метод для анализа информации, пытаться комбинировать сильные стороны каждого метода, подходящего для конкретной управленческой ситуации.  

Важным обстоятельством является то, что на каждое управленческое решение влияет субъективный фактор. Субъективный фактор есть “источник риска для качества решений (адекватности, надежности, безопасности, достоверности) не только экспертов, которые включены в процесс применения тех или иных методов, но и ученых, которые создают и обосновывают формальные методы и теоретические модели” [1, c.12].

Поэтому для сокращения риска при принятии решений в социальном управлении процесс анализа информации должен являться функцией отдельного структурного подразделения. В государственном управлении данным видом деятельности занимаются информационно-аналитические службы. “На информационно-аналитические подразделения органов государственного управления чаще возлагается информационное обеспечение, постановка задач, подбор и координация деятельности привлеченных экспертов, представление результатов аналитического исследования” [3, c.36]. Необходимость в постоянном “получении актуальной информации заставляет отслеживать и анализировать качество получаемой информации”,  выполнять такие процессы как “селекция и интерпретация информации, предоставляемой лицам, принимающим решения” [3, c.36].

При оптимизации информационно-аналитического обеспечения в органах государственной власти, при работе информационно-аналитических отделов возникают различные проблемы. Сеть основных проблем информационно-аналитической деятельности в  государственном управлении, которые отмечают исследователи, выражается в следующем:

• отсутствие целостной информационной инфраструктуры и информационной поддержки на уровне отдельных организаций и общества;
• недостаточное развитие технологий информационного обеспечения, заключающееся в недостатке технических средств и программного обеспечения;
• роль информационных служб сводится лишь к информационной работе (заключается только в сборе информации, а процесс анализа отсутствует);
• игнорируются прогнозно-диагностические, аналитические и коммуникационные составляющие в деятельности этих служб;
• отсутствует система подготовки и повышения квалификации сотрудников в области анализа информации.

Основными путями разрешения проблем в информационно-аналитической деятельности органов государственного управления представляются следующие:

• четкая организация процесса сбора и анализа информации;
• внедрение в службы государственного управления современных информационно-аналитических технологий, прикладных программ;
• повышение квалификации персонала в данной области;
• доработка, переработка, создание нормативно-правовой базы в области информационного обеспечения государственного управления;
• усиление внимания к социологической информации, которой, по мнению ученых, не уделяется должное внимание при разработке нормативных документов и при проведении различных государственных мероприятий, и более глубокий ее управленческий анализ.

Таким образом, резюмируя все сказанное выше, мы можем сделать следующие выводы:

1.      Процесс анализа информации играет первостепенную роль при принятии управленческих решений, как в частном, так и в государственном секторе.

2.      В государственном управлении особую роль играет социальная информация.

3.      Информация должна собираться регулярно, с определенной периодичностью и в необходимых объемах, анализ информации должен происходить оперативно и качественно.

4.      Выбор методов анализа должен происходить не по принципу «универсального метода», а по комплексному принципу, то есть следует комбинировать лучшие стороны каждого метода, подходящего для данной управленческой ситуации. Управленцу при выборе технологии анализа данных необходимо помнить о субъективном факторе.

5.      В государственном управлении основными направлениями разрешения проблем в информационно-аналитической деятельности представляются: совершенствование организационных технологий в данной сфере, внедрение технических инноваций, повышение соответствующей квалификации персонала, совершенствование нормативно-правовой базы и усиление внимания к социологическим разработкам.

Библиографический список:

1. Абрамова, Н.А. О проблеме рисков из-за человеческого фактора в экспертных методах и информационных технологиях / Н.А. Абрамова // Проблемы управления. – 2007. - №2. – С. 11-21
2. Закупень, Т.  Качественные аспекты информации в органах государственного управления / Т. Закупень // Проблемы теории и практики управления. - 1997. - № 6. - С. 38-42
3. Иванов, П.Ф. Информационно-аналитическое обеспечение региональных органов власти и управления / П.Ф. Иванов // Аналитический вестник Совета Федерации ФС РФ. - 2002. - № 2 (157) . – С. 23-43
4. Калугин, Е. Создание электронного государства в России / Е. Калугин // Проблемы теории и практики управления. – 2007. - №1. – С. 63-74
5. Огарков, А.А. Методы управленческого анализа [Электронный ресурс] / А.А. Огарков – Электрон. текстовые дан. – Режим доступа: http://www.elitarium.ru/2008/04/03/metody_upravlencheskogo_analiza.html, свободный
6. Тавокин, Е.П. Информация как научная категория / Е.П. Тавокин // Социологические исследования. - 2006. - №11. - С. 3-10.
7. Татарова, Г.Г. Система языковых конструкторов анализа социологических данных / Г.Г. Татарова // Вестник РУДН, серия Социология. – 2003, №1 (4). – С. 35-46
8. Тихомиров, Ю.А. Информация в государственном управлении / Ю. А. Тихомиров // Правоведение. -1971. - № 5. - С. 19 – 27
9. Цариценцева, Е.В. Социологическая информация в контексте государственного управления / Е.В. Цариценцева // Теоретический журнал "Credo". – 1999. – Электрон. текстовые дан. – Режим доступа: http://credonew.ru/content/view/152/24, свободный