На данном этапе развития в условиях современного хозяйствования наиболее важным критерием обеспечения финансовой устойчивости в долгосрочной перспективе, а также эффективности функционирования организаций оптово-розничной торговли служит система расчетов с контрагентами детально организованная. Результат отдельной сделки, а также финансовая устойчивость организации в целом зависят от выбора формы расчетов и ее соответствия существующим условиям хозяйствования, упорядоченности документооборота и правильности, своевременности исполнения обязательств и четкости соблюдения платежной дисциплины.
На сегодняшний день экономическим субъектам хозяйствования предоставлен самостоятельный выбор рынков сбыта продукции и форм расчетов, контрагентов, путей инвестирования и привлечения источников финансирования. Хозяйственные взаимоотношения: с наемными работниками, поставщиками, покупателями и т. п., — практически все таят в себе риск возникновения задолженности. Если в организации оптово-розничной торговли имеется постоянная кредиторская и дебиторская задолженности, то это обычное явление, которое, с одной стороны, представляет фактор экономического риска ее деятельности, а с другой — способствует развитию организации. При увеличении дебиторской задолженности, изменении структуры активов и пассивов, связанное с одновременным возрастанием кредиторской задолженности, можно наблюдать отсутствие денежных средств на счетах организации, рост экономической зависимости от кредиторов и, в конечном счете, потерю ликвидности и угрозу банкротства.
Например, данной ситуацией может послужить отсутствие денежных средств на счетах организации, которые необходимы для оплаты важнейшему контрагенту (уплата налогов, выплата заработной платы работникам и т. п.). Наиболее распространенная потеря ликвидности, а также увеличение дебиторской и кредиторской задолженности появляются из-за отсутствия надлежащего и своевременного контроля, а не в следствии убыточности бизнеса. Для этого необходим новый подход к процессу управления организацией с усиленной контрольной функцией менеджмента, что является характерной особенностью подхода. В связи с этим у руководства организации возникает потребность в построении наиболее эффективной системы внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности. [7]
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ обязал всем организациям, которые ведут бухгалтерский учет иметь систему внутреннего контроля. Об этом говорится в статье 19 закона: [1]
1. Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
2. Экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя)”.
Так, в российских нормативных актах определение термина «система внутреннего контроля» дается в аудиторских стандартах. То есть, СВК — это процесс, который организуют собственники организации и ее руководство, чтобы достичь определенных целей. [2]
Организация внутреннего контроля является целой наукой, поэтому требования к СВК очень высоки, а сам внутренний контроль имеет важнейшее значение в жизнедеятельности любой организации.
Итак, общепризнанным стандартом в сфере создания СВК является Концепция внутреннего контроля, которая была сформулирована в 1992 году некоммерческой американской организацией The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). [8]
Концепция — это достаточно объемный документ, в котором дано подробное описание о том, как построить, развить и усовершенствовать СВК в организации. В ее основу входят три принципа и пять элементов:
1) контрольная среда;
2) риски;
3) контрольные меры;
4) мониторинг;
5) информационная среда.
Принцип первый гласит о том, что СВК — это не самоцель, она нужна для эффективности деятельности и достижения поставленных целей организации (определенного объема производства, продажи и т. п.).
Принцип второй говорит о том, что какая бы идеальная не была СВК — она не является панацеей от всех проблем.
Принцип третий указывает на то, что СВК должна незамедлительно подстраиваться к изменениям, которые происходят в деятельности организации.
С одной стороны, концепция служит помощником организациям в соблюдении требований различных госрегуляторов по отношению к внутреннему контролю, с другой — полезна для целей управления. Следует взять во внимание, что концепция COSO применяется крупными российскими организациями.
Рассмотрим пять элементов модели системы внутреннего контроля.
«Контрольная среда» — это первый элемент модели системы СВК. В первую очередь он определяет атмосферу в организации, моральный климат. Концепция говорит о том, что на качество внутреннего контроля по большей мере влияют люди, которые заняты в этом процессе, чем какие-либо правила, регламенты и отчеты. Данный факт свидетельствует о том, что люди могут нарушить любое правило, каким бы замечательным оно ни было. Это, в первую очередь, может случиться по причине недостаточной компетентности. Люди допускают ошибки из-за того, что им не хватает профессиональных знаний. Чтобы избежать таких ситуаций, руководство должно понимать, что работники должны обладать определенным уровнем компетенции для выполнения поставленных задач. Данный аспект влечет за собой установку соответствующих квалификационных требований. Далее продумывают кадровую политику: набор квалифицированных специалистов, а также меры по их мотивации и стимулированию существенно позволяют уменьшить число ошибок. Еще одним фактором контрольной среды служит стиль и компетентность работы руководства. Достоверность финансовой отчетности организации в немалой степени зависит от того, какая будет позиция руководителя в отношении бухучета.
Бывают случаи, когда сотрудники умышленно нарушают правила внутреннего контроля. Вследствие этого важнейшим фактором эффективности СВК является честность работников. То есть, в организации нужно постоянно культивировать высокие поведенческие и этические нормы и стандарты. Каким образом руководство может этого достигнуть? В первую это личный пример. Далее, можно принять корпоративный кодекс поведения и довести его до всех сотрудников.
Вторым элементом модели СВК является оценка рисков. В каждой организации часто возникают различные риски, так как среда, в которой действует компания, постоянно меняется. Риски необходимо вовремя выявлять и предотвращать их последствия. В связи с изменением нормативных актов или появлением конкурентов, появлением в организации новых сотрудников или внедрением нового ПО, могут возникать и риски. В упрощенном виде управление рисками происходит следующим образом. Например, руководство поставило задачу: объем продаж поднять на 30 процентов. Но существует риск невыполнения поставленной задачи, так как начальник отдела продаж знает, организация не обладает достаточной информацией о предпочтениях клиентов. То есть необходимо провести маркетинговое исследование. Для этого организации нужно заказать исследование, получить его результаты, выстроить грамотную маркетинговую политику, и, как следствие, вероятность достижения поставленной цели существенно увеличится.
Третьим элементом модели СВК служат методы контроля. В широком смысле, методы контроля — это все процедуры, позволяющие убедиться, что все распоряжения руководства выполняются. При выборе контрольной методики следует учитывать, какие риски могут возникать на определенном участке. К примеру, в работе бухгалтерии есть риск неполного отражения данных первичной документации в учете. Данный риск уменьшается при контрольной процедуре — периодической сверке первичной документации с данными учетных регистров. Существует еще один метод — внедрение бухгалтерских программ. Данные программы позволяют уменьшить риск появления ошибок. Но при этом, возникают другие риски в процессе работы с программами. Чтобы их избежать, необходимо устанавливать защиту от несанкционированного доступа, подготавливать персонал к работе с программой, отслеживать ее своевременное обновление.
Данный факт относится к четвертому элементу модели «информация и коммуникации». К примеру, есть организация, которая занимается продажей товаров через интернет-магазин. На таком сайте есть возможность производить оплату товара банковской картой. Здесь может возникнуть риск того, что мошенники имеют возможность получить информацию о банковских картах и изъять денежные средства со счетов клиентов. Для того, чтобы избежать не желаемой ситуации, компания воспользуется мерами информационной безопасности — установка специальных программ. Таким образом функционирует информационный элемент СВК.
И наконец, пятым элементом является мониторинг. Сущность пятого элемента СВК заключается в том, что руководители обязаны постоянно наблюдать за эффективностью работы СВК, а также в случае необходимости вносить изменения в данную систему. [8]
Итак, можно сделать вывод о том, что внутренний контроль — это важнейшая часть системы управления на современном этапе развития, которая позволяет достигать цели, поставленные собственниками, с минимальными затратами. Эффективность работы субъектов хозяйствования в большинстве случаев зависит от грамотно организованного контроля, так как он призван выявлять не только недостатки и нарушения, но и своевременно предупреждать их и способствовать своевременному устранению ошибок.
Следует подчеркнуть, что если система внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности построена грамотно, то она будет способствовать выявлению скрытых резервов, повышающих эффективность деятельности при помощи ускорения взаиморасчетов и выбора их наиболее рациональной формы. Данный аспект носит принципиальный характер, который устанавливает взаимовыгодные отношения с потенциальными и действующими партнерами.
В организациях оптово-розничной торговли внутренний контроль задолженности является регламентированной внутренними документами деятельностью специальной службы, которая основана на системном научно-обоснованном процессе объективного сбора, анализа и оценки информации по вопросам состояния расчетов с контрагентами и выявления их соответствия установленным критериям. Благодаря деятельности такой службы, руководство организации и управленческий персонал могут оперативно получать информацию об отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственных операций.
Основная цель функционирования системы внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности в организациях оптово-розничной торговли — подтвердить полноту, право, существование и стоимостную оценку сальдовых остатков по счетам расчетов с поставщиками и покупателями на конец отчетного периода. [7]
Как пишет аудитор-консультант Марина Кириченко, систему внутреннего контроля можно определить еще как систему финансового и прочего контроля, организованную руководством в целях осуществления упорядоченной и эффективной работы организации, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, полноты и точности документов. [6]
Вопрос о том, как будет организован внутренний контроль, решает сам хозяйствующий субъект (к примеру, при помощи создания отдела внутреннего аудита, внутреннего контроля, ревизионного отдела или заключения договора со сторонней организацией). Основной принцип заключается в следующем: сопоставление трудозатрат с полученным результатом при осуществлении контроля, а также необходимость придерживаться разумности. При построении СВК следует использовать наиболее эффективные подходы, учитывая масштабы организации, и стремиться к тому, чтобы необходимый, но достаточный объем контроля проводился с разумными затратами (на консультантов, штатных работников, аутсорсинг и используемые программы).
Представляем краткую характеристику службы внутреннего контроля в таблице 1.
Таблица 1
Характеристика службы внутреннего контроля
|
Характеристика |
Служба внутреннего контроля |
|
Цель |
Построение и поддержание эффективной системы внутреннего контроля |
|
Основные заказчики (клиенты) |
Линейное (операционное) руководство |
|
Специфика |
Анализ бизнес-процессов в целях построения системы контроля |
|
Преимущества |
Сотрудникам необходимо хорошо знать внутреннюю культуру и особенности деятельности хозяйствующего субъекта, его подразделения и филиалы. Навыки и опыт внутренних аудиторов остаются внутри хозяйствующего субъекта |
|
Недостатки |
Сравнительно высокий уровень затрат на формирование службы |
Руководитель и (или) собственник экономического субъекта определяют организацию, цели и функции внутреннего контроля в зависимости от организационно-правовой формы, а также сложившейся системы управления, специфики, содержания, масштабов деятельности, состояния внутреннего контроля и объемов финансово-экономической деятельности.
Основные хозяйствующие субъекты крупного и среднего бизнеса создают службу внутреннего контроля при наличии следующих условий: стремления высшего руководства и собственников получать достоверную информацию и оценку действий руководителей всех уровней управления; усложненной структуры; наличия филиалов и дочерних компаний; разнообразия видов деятельности.
Таким образом, для того, чтобы регламентировать деятельность службы внутреннего контроля необходимо воспользоваться следующими внутренними нормативными документами:
- положение о службе внутреннего контроля (определение миссии, целей и задач, ответственности и полномочий);
- руководство службы внутреннего аудита (содержит аспекты организации работы службы и взаимодействия с другими подразделениями);
- внутрифирменные стандарты (типовые формы, методика проведения проверок и другие задачи);
- должностные инструкции сотрудников службы.
Численность службы внутреннего контроля должна иметь зависимость с поставленными задачами, состоянием контрольной среды и степенью подверженности организации различного рода рискам. Определение численности производится исходя из количества подразделений и бизнес-процессов, которые имеются в организации, и временными затратами на аудит и контроль каждого из них.
На практике, основными ошибками при создании службы внутреннего контроля, которые снижают эффективность контроля либо сводят его на нет, являются: [6]
- низкая культура внутреннего контроля;
- неадекватное отношение к риску на фоне высоких финансовых результатов;
- игнорирование принципа разделения полномочий;
- неадекватные каналы передачи информации;
- бездействие руководства в отношении выявленных проблем.
В случае, если руководство демонстрирует пренебрежение в внутреннему контролю и своевременно не предпринимает мер по исправлению обнаруженных недостатков, ошибок, то внутренний контроль не даст ожидаемых результатов.
Когда отсутствуют процедуры контроля, которые относятся какому-либо из направлений деятельности, то процесс развития замедляется или вовсе останавливается. Так, если начнется текучка кадров, уменьшится количество инициатив, то данный факт будет свидетельствовать о том, что малые предприятия полностью сосредоточены на защите активов и предотвращении мошенничества и не обращают внимания на мотивацию сотрудников. Если же сконцентрировать внимание на то, чтобы оптимизировать налогообложение, и не обращать внимания на обеспечение прозрачности организации и управленческого учета, то менеджмент не будет иметь достоверные данные для необходимой аналитической работы, при помощи которых можно гибко реагировать на изменения во внешней среде.
Типичными проблемами в вопросах организации СВК, характерными для российских организаций, являются: [9, с. 2]
- отсутствие какого-либо вида процедур контроля применительно к какому-либо процессу;
- излишняя бюрократизация контроля на малых предприятиях, концентрация внутреннего контроля только на защите активов, подготовке управленческих отчетов, конфиденциальности;
- недостаток полномочий для осуществления контроля, конфликт интересов в системе контроля;
- недостаток какого-либо вида процедур в исследуемом центре ответственности;
- использование устаревших или не согласованных с другими подразделениями контрольных процедур.
Создавая СВК, организациям необходимо избегать применения правил и практики, которые имеют возможность неумышленно создавать стимулы или соблазн для создания неправомерных действий. В частности:
- чрезмерный акцент на достижении показателей или других операционных результатов, особенно имеющих краткосрочный характер и игнорирующих более долговременные риски;
- схемы вознаграждения сотрудников, которые чрезмерно ориентированы на краткосрочные показатели;
- неэффективное распределение обязанностей или контроля, которое создает возможности для неправильного использования ресурсов либо для сокрытия отрицательных показателей;
- слишком незначительные или, наоборот, непомерно строгие наказания за нарушения и злоупотребления.
Подводя итоги, можно сделать следующий вывод. Несмотря на то, что организация СВК сама по себе не гарантирует автоматического достижения целей, ее отсутствие создает больше возможностей для совершения ошибок или их необнаружения. Именно поэтому внутренний контроль различных областей хозяйственной деятельности играет значительную роль в жизнедеятельности организации.
Литература:
1. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 (с изменениями и дополнениями)
2. Правило (стандарт) N 8. Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом
3. Бабаев Ю. А., Петров A. M. Бухгалтерский учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности: учеб.-практ. пособие.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009. — 424 с.
4. Букина О. А. Азбука бухгалтера от аванса до баланса.- Ростов н/Д: Феникс, 2010. — 317 с.
5. Ивашкевич В. Б., Семенова И. М. Учет и анализ дебиторской и кредиторской задолженности.- М.: Изд-во Бухгалтерский учет, 2011. — 192с
6. Кириченко М. Системы внутреннего контроля. Организационные аспекты построения // Международный еженедельник «Финансовая газета». [Электронный ресурс] / http://www.klerk.ru/buh/articles/317713
7. Макаренко С. А. Построение модели внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности в организациях оптово-розничной торговли // Научный журнал КубГАУ. — 2011. — № 72(08). [Электронный ресурс] / http://ej.kubagro.ru/2011/08/pdf/10.pdf
8. Сухарева О. А. О внутреннем контроле // Главная книга. Конференц-зал. — 2012. — № 12. [Электронный ресурс] / http://www.consultant.ru/law/consult/gk2012–12–21.html#art22987
9. Шуклов Л. В. Постановка внутреннего контроля как основа для перехода на МСФО: типичные проблемы и пути их решения // Международный бухгалтерский учет. — 2011. — № 38. С. 2–11
10. Википедия. [Электронный ресурс] / http://ru.wikipedia.org/wiki
