В статье рассматриваются вопросы внедрения системы закупок оборудования в высшем учебном заведении. Проводится анализ предметной области предложения готовых программных продуктов. Приведен вариант решения задачи формирования заявок и плана закупок на ближайший год, как автоматизированная система закупок оборудования в высшем учебном заведении.
Ключевые слова: закупки, заявки на закупку, план закупок.
Закупки — один из важнейших бизнес-процессов, протекающих у хозяйствующих субъектов.
Автоматизация закупки оборудования позволяет упростить работу с документацией и тем самым экономит время. Автоматизация закупок представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области [3].
Научная новизна представляется методикой контроля планирования закупок оборудования, основанной на предварительном планировании заявок на закупку, рассмотрения их (принятие или отказ) и составление плана на ближайшую закупку, позволяющая повысить оперативность контроля за состоянием закупок и уже имеющегося оборудования.
В Муромском Институте (филиал) Владимирского Государственного Университета стоит задача автоматизации процесса закупок оборудования. Весь контроль над подачей заявок на закупку оборудования осуществляется в бумажном варианте, что снижает оперативность контроля состояний заявок. Таким образом, актуальным является повышение оперативности работы закупок на основе разработки автоматизированной информационной системы и методик для учета заявок кафедр и подразделений на закупку необходимого им оборудования.
Данная система имеет следующие преимущества:
1) Устранение избыточной работы по составлению бумажных служебных записок на закупку оборудования;
2) Оперативность работы с запросами на закупку;
3) Функция органайзера;
4) Мониторинг состояния заявок в реальном масштабе времени.
Рис. 1. Модель процесса формирования заявок на закупку оборудования
Далее выделим основные этапы движения заявок в системе:
1) На начальном этапе каждой кафедрой или подразделением института формируется план закупок на ближайшее время. План в обязательном порядке должен быть утвержден заведующим кафедрой. В случае, когда план составляется подразделением, он отправляется непосредственно к заместителю директора.
2) Затем план кафедры (подразделения) уходит на проверку к заместителю директора, который либо утверждает пункты этого плана, либо отклоняет их.
3) Принятые заместителем директора заявки включаются в план закупок. Далее этот план идет на обработку к инженеру вычислительного центра, который подбирает модель оборудования в соответствии с требованием заказчиков.
4) После обработки плана инженером, заявки возвращаются в подразделения на согласование выбранной модели с начальником подразделения либо с заведующим кафедрой. Если заявка принимается, то формируется закупка, если нет — то заявка идет на доработку к инженеру вычислительного центра.
5) Далее формируется закупка. После закупки оборудования заявка отмечается инженером вычислительного центра статусом «закуплено» и оборудование отправляется в подразделение.
Основные функциональные модели приведены на рис. 2, рис. 3 и рис. 4.
Рис. 2. Формирование заявки
На рисунке 2 отображено создание заявки заведующим лабораторией на кафедре и рассмотрение заявки заведующим кафедрой. На основе нужды кафедры в том или ином оборудовании и служебной записки, заведующий лабораторией создает запрос на покупку нужного оборудования. В этой заявке заведующий предоставляет такую информацию как наименование оборудования, технические характеристики, примерную стоимость и количество. Затем непроверенная заявка поступает на рассмотрение к заведующему кафедрой. Заведующий кафедрой может подкорректировать заявку и утвердить ее.
Рис. 3. Формирование плана закупок
На рисунке 3 представлено включение подписанных заявок в план закупок и дальнейшая их обработка. Подписанная заявка включается заместителем директора в план закупок. Заместитель директора может внести в нее какие-либо изменения. Подписанная заявка идет на обработку инженером вычислительного центра и становится обработанной.
Рис. 4. Согласование предложенного оборудования с заказчиками
Рисунок 4 отображает, как обработанная заявка уходит на согласование к заведующему лабораторией (подразделением) и далее включается в план закупок. Комиссия обсуждает, какое оборудование будет закуплено с ближайшую закупку и утверждает список, который в дальнейшем уйдет на торги.
Исходя из этого, была разработана собственная методика, которая позволяет выявить все необходимые связи между участниками процесса закупок оборудования, а также просмотреть жизненный цикл заявок в ВУЗе.
Система закупок института позволяет выполнять ряд функций:
- вести учет компьютерной техники;
- отслеживать историю движения любой комплектующей в системе;
- просматривать взаимоотношения подразделений и начальников;
- учитывать как отдельные комплектующие, так и рабочие станции целиком;
- вести учет серийных, инвентарных номеров оборудования;
- возможность создавать заявки на закупку оборудования и комплектующих;
- разграничивать доступ к управлению заявками в соответствии с типом пользователей;
- обеспечивать обратную связь с пользователями данной системы;
- осуществлять мониторинг заявок подразделений института;
- показывать состояние заявки и данные о ней;
- давать возможность согласовывать заявки с начальством;
- составлять отчет заявок принятых в закупку.
Рис. 5. Управление заявками
Таким образом, наглядно видно, что внедрение данной системы значительно снижает время на составление заявок на закупку.
Исходя из всех перечисленных требований, самым разумным вариантом стало создание системы в виде интернет-приложения. Таким образом, разместив систему на институтском сервере, пользователь может иметь в нее доступ как через локальную сеть института (т. е. с рабочего места), так и через интернет (т. е. даже из дома). В качестве языка программирования был выбран язык PHP, базой данных была выбрана MySQL, а сервер — Apache. Данная связка обеспечивает наибольшую производительность и высокую скорость обработки запросов. Поэтому даже при большом количестве одновременно работающих пользователей в системе это не сильно сказывается на ее производительности.
Литература:
1. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. № 9. С. 45–73.
2. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. — 2-е изд., стер. — М.: Издательский центр «Академия», 2005. — 176 с.
3. Кузнецов С. Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. № 9. С. 37–40.
