В работе представлена разработанная в рамках единой информационной системы (ИC) управления проектами и управления деятельностью строительной компании ДСК-4 новая технология обработки информации — NadProject, которая реализует информационное взаимодействие между основными участниками проекта. Созданное системой единая информационная среда позволяет осуществлять мониторинг реализации всех этапов жизненного цикла проекта и оптимизировать процесс принятия решений. На первом этапе разработки технологии NadProject проведен анализ взаимодействия управленческих служб проектно-ориентированного предприятия с командой проекта в рамках инновационного (пилотного) проекта, реализуемого по целевой программе и разработан алгоритм их объединения в единое информационное пространство с учетом большого количества информации по проекту и коммуникационных барьеров между участниками проектной деятельности. Результатом проведенного исследования стала методика создания интегрированной технологического среды системы проектного управления на проектно-ориентированном предприятии строительного профиля. На основе этой методики реализована модель информационного взаимодействия между участниками проектной деятельности. В соответствии со структурой информационного взаимодействия определены основные требования к матричной информационной технологии управления проектами.
Ключевые слова: информационная система, управление проектом, пилотный проект, информационная среда, жизненный цикл проекта, интеграция информационных систем, информационные технологии, матричная информационная технология, технология NadProject, строительная компания.
Современные информационные технологии и новые коммуникационные возможности, предоставляемые информационными сетями, во многом стимулировали появление нового вектора развития мировой и отечественной экономики. Формирование единого информационного пространства, объединяющего значительное число торговых компаний, промышленных предприятий, государственных учреждений и влиятельных общественных организаций по всему миру, привело к созданию качественно новых условий хозяйственной деятельности. Все больше процедур традиционной производственно-коммерческой деятельности в различных отраслях осуществляется в автоматизированном режиме на основе безбумажной технологии.
Достижение высокого уровня автоматизации внутренних функций, способствовали снижению непроизводительных расходов, абсолютно логично обратило внимание украинских проект-менеджеров современных хозяйствующих субъектов на возможности развития бизнеса, открывающиеся при организации и проектном управлении на отечественных предприятиях с использованием матричной информационной технологии [1] и ресурсов информационных сетей. Эти субъекты начинают фокусировать свои усилия на интеграции производственной, финансовой и межотраслевой деятельности на базе компьютеризации и автоматизации, постепенно смещаясь в область электронной коммерции. Под электронной коммерцией понимается любая хозяйственная деятельность с использованием информационных сетей для преобразования внешних и внутренних связей хозяйствующего субъекта с целью повышения экономической эффективности. При этом внутренние связи хозяйствующих субъектов на базе единой информационной сети повышают эффективность взаимодействия между сотрудниками и оптимизируют процессы планирования, контроля и управления, а организация внешних связей с использованием информационных сетей способствует повышению эффективности взаимодействия хозяйствующего субъекта с представителями внешнего среды. Современная информационная технология наряду с традиционными формами обмена информацией реализует несиловое взаимодействие [2–3] в проекте.
В Украине в современных условиях рыночных преобразований возникает насущная необходимость в обеспечении качественного управления бизнес-процессами хозяйствующих субъектов. Одним из главных элементов управленческого процесса выступает разработка и принятие управленческих решений.
Совершенствование управления является еще недостаточно востребованными резервом увеличения эффективности во всех сферах деятельности (авиастроение, проекты в области информационных технологий, социальные проекты и др.). Особенно актуализируется и усложняется эта проблема в условиях становления информационного общества. На этом фоне особую значимость приобретает информационная проблематика управления. Именно новым технологиям отводится роль средства и способа преодоления, решения социальных проблем, получение максимально значимых результатов при ограниченных ресурсах.
Более подробно рассмотрим процессы информационного взаимодействия именно в матричной информационной технологии, которые возникают на проектно-ориентированном предприятии с привязкой к строительной отрасли.
Матричная система является примером дальнейшего развития организационных систем управления, которая характеризуется тем, что исполнитель имеет двух и более руководителей; рядом с линейно-вертикальной системой подчинения существует горизонтальное подчинение.
Именно матричная система управления хорошо зарекомендовала себя в американском менеджменте в реализации космических программ, в большом строительстве. Матричные системы широко применяются в мировой и отечественной практике управления.
Элементы матричной организации впервые были применены, как считают специалисты, в электронной промышленности и в других отраслях высоких технологий. В условиях перехода от национальной к острой международной конкуренции возникла необходимость создания такой организационной структуры, которая позволяла бы проводить быстрые технологические изменения на основе максимально эффективного использования высококвалифицированной рабочей силы. Именно IBM и компьютерному производству принадлежит первенство в широком использовании на практике матричной структуры и ее элементов.
Следует отметить, что при наличии достаточно глубокой и комплексной теоретической базы существует необходимость дальнейшего совершенствования методических и прикладных исследований в области применения средств автоматизированного анализа информационного взаимодействия подразделений в матричной информационной технологии управления проектами. Таким образом, тематика статьи является актуальной.
Последние исследования по теме этой статьи посвящены проблеме оптимизации информационного взаимодействия управленческих служб проектно-ориентированного предприятия с командой проекта в процессе управления этим проектом, целью которой должно стать достижение целей деятельности (завершение проекта вовремя в рамках бюджета и без увеличения ресурсов) и целей организации (связанных с обеспечением своей жизнедеятельности) на базе эффективного совершенствования взаимодействия информационно-наполненного среды системы управления проектами с системой управления предприятием [4, 5]. В работе [6] рассмотрены пути решения вышеупомянутой проблемы в проектном управлении операционной деятельностью отечественных предприятий строительного профиля с помощью внедрения матричной информационной технологии NadProject. В работах [4, 7–13] предложена модель информационного взаимодействия в системах управления проектами.
Цель статьи заключается в повышении эффективности внедрения и модернизации матричной информационной технологии NadProject на основании автоматизированного формирования и анализа схемы информационного взаимодействия подразделений в системе управления процессами проектно-ориентированного предприятия строительного профиля.
Продукция строительных предприятий с мелкосерийным типом производства характеризуется высокой материало — и трудоемкости, большой номенклатурой конструкций, длительным циклом изготовления. Сложность управления такими предприятиями в современных условиях обусловливает необходимость построения адекватных матричных информационных технологий (МИТ), таких, которые соответствуют новым требованиям пользователей и обеспечивающих повышение эффективности производства, внедрение новых технологий управления предприятием и др.
Матричная схема просто не может быть осуществима в рамках механистического подхода. Она требует перехода к органическому подходу, обеспечивает большие возможности при проектировании горизонтальных, неформальных и косвенных связей, которые являются в значительной степени атрибутами матричной организации.
Матричные организационные структуры отличаются сложностью в их реализации, но они в гораздо большей степени соответствуют изменениям, происходящим в обществе.
Одним из наиболее актуальным в этом вопросе является разработка украинскими специалистами в рамках единой информационной технологии управления проектами новой технологии обработки информации — NadProject, которая является моделью интеграции функциональных сред программ MS Project и «1С: Предприятие». Это обусловлено тем, что уровень существующих информационных систем (ИС) не соответствует современному развитию программных и технических средств не отвечает потребностям управления в условиях изменений внешней и внутренней среды. Итак, одним из основных условий эффективного функционирования системы управления является постоянный анализ информационных потоков, обеспечивающих взаимодействие административных и производственных подразделений, установления рациональных связей между источниками и получателями информации, а также путей ее циркуляции. Указанные аспекты являются предметом комплексного анализа системы управления предприятием, целью которого является повышение эффективности внедрения и модернизации технологии обработки информации.
Рассмотрим опыт реализации пилотного проекта на ПАО «Домостроительный комбинат № 4» (инновационного, пробного, экспериментального, реализованного для изучения положительных и отрицательных сторон с целью дальнейшего принятия решения о целесообразности широкого внедрения в типовых строительных проектах). Внедрение технологии NadProject осуществлялось при тесном взаимодействии консультантов и рабочей группы строительной компании. В ходе совместной работы представители компании предоставляли необходимые информационные материалы консультантам. Консультанты, в свою очередь, предоставляли рабочей группе методические разработки, сформированные с учетом уникальных особенностей строительной компании, проводили необходимые интервьюирование, обучение и тренинги.
В случае необходимости специалисты-консультанты могли быть привлечены для аудита (диагностики) текущего состояния управления проектами в строительной компании, а также могли осуществлять консультационную поддержку и доработку программного продукта NadProject.
NadProject, как инструмент информационного взаимодействия между собой участников проекта, развивается в течение всего жизненного цикла проекта, используя новейшие достижения в области вычислительной техники и информационно-коммуникационных технологий, что позволяет обеспечить целостность данных, повысить скорость поиска и доступа к данным, значительно повысить скорость принятия решений в случае возникновения отклонений.
Предприятие, в отличие от компьютера, не может сразу после «закладки программы» начать работать по заданным программой правилам, поэтому внедрение технологии NadProject — процесс итерационный, который может занимать не один месяц. Поэтому кроме разработки нормативно-регламентной и методической базы, настройка необходимых программных средств и обучения персонала специалисты-консультанты часто вместе с командой проекта заказчика участвовали в управлении пилотным проектом. Информация, которая была получена в ходе реализации пилотного проекта, позволяет выявить возможные «узкие» места, характерные для проектов компании, в свою очередь позволяет разработать систему управления проектами, оптимально соответствующую потребностям компании.
NadProject — это набор IT-инструментов, предназначенный для информационной поддержки управления проектами в компании и повышение эффективности ведения работ по проектам за счет использования средств мониторинга экономических, технических и организационных показателей проекта в информационно-аналитической системе, обеспечение актуальной информацией участников проекта, создание единого информационного пространства между проектными и функциональными подразделениями.
Используя модель управления проектом и показатели проектной деятельности, была сформирована система информационных взаимодействий подразделений предприятия с командами проекта, которая включает в себя организационную, динамическую (процессную) и информационную модели управления проектом.
Рис. 1. Система информационных взаимодействий
В системе информационных взаимодействий, при необходимости, задачи редактируются по согласованию с руководителем проекта или подразделения. Члены рабочей группы или работники отделов ежедневно отслеживают состояние задач и проставляют проценты завершения работ с приложением подтверждающих документов в электронном виде. Данный подход позволяет руководителям проектов и отделов всегда иметь актуальную информацию о ходе реализации проектов и оперативно принимать управленческие решения.
С использованием системы информационных взаимодействий и разработанной матричной технологии управления проектом предложена и внедрена в пилотном проекте модель информационного взаимодействия между участниками проекта.
Рис. 2. Модель информационного взаимодействия на примере ПАО «Домостроительный комбинат № 4»
Применение системы информационных взаимодействий и матричной информационной технологии позволит качественно улучшить показатели реализации типовых строительных проектов, сократить время их реализации, повысить эффективность принимаемых решений, а также с учетом методологической базы выработать алгоритм работы с территориально удаленными предприятиями — участниками проектов.
Предложенная в статье модель организации единого информационного пространства способствует повышению качества управления строительными проектами, преодолению коммуникационных барьеров между участниками проектной деятельности, создание единой информационной базы по проекту.
Созданная матричная информационная технология Nadproject обеспечивает контроль за ходом реализации проекта в течение всего его жизненного цикла и создает единое информационное пространство со всеми участниками проекта.
Преимуществом данной матричной информационной технологии есть доступ как проектных, так и функциональных подразделений к единой информационной базе. Необходимыми инструментами для получения доступа является наличие компьютера и выход в интернет. Независимо от места нахождения и времени руководитель проекта может получить необходимую актуальную информацию о ходе реализации проекта.
Это направление является перспективным, учитывая применение принципов теории несилового взаимодействия в управлении проектами на строительных предприятиях, поскольку теория несилового взаимодействия дает качественно новое понимание процессов в организационных системах и системах управления.
Практическая ценность статьи состоит в реализации системы информационных взаимодействий в процессах управления проектами, которая основана на разработанной методике статического и динамического анализа информационных потоков в управлении технологической документацией проектно-ориентированных предприятий строительного профиля.
Достоверность научных положений и полученных результатов подтверждается их практической реализацией и результатами исследования компьютерной модели — программного продукта NadProject, который был внедрён на ПАО «Домостроительный комбинат № 4».
Как показал опыт, матричная информационная технология Nadproject, позволит решить комплексные проблемы, существующие при реализации любого строительного проекта.
Литература:
1. Тесля Ю. Н. Концепция програмно-информационного конвейера в матричных информационных технологиях управления сложными народнохозяйственными проектами /Ю. Н. Тесля//Вестник Сумского госуниверситета, серия: Технические науки, № 16–2000. — С.77–83.
2. Тесля Ю. Н. Введение в информатику природы: Монография. — К.: Маклаут, 2010. — 255 с.
3. Тесля Ю. Н. Несиловое взаимодействие: монография / Ю. Н. Тесля. — К.: Кондор, 2005. — 196 с.
4. Тесля Ю. Н. Системная организация управленческих взаимодействий как инструмент повышения эффективности реализации сложных проектов /Ю. Н. Тесля, И. И. Оберемок, А. Г. Тиминський // Вестник Черкаского государственного технологического университета.–Черкассы: ЧДТУ,2008.-№ 2.– С.100–105.
5. Егорченкова Н. Ю. Информационные взаимодействия в процессе управления ресурсами портфелей проектов и программ /Н. Ю. Егорченкова, А. Б. Лисицин// Сборник научных работ «Управление развитием сложных систем» — Киев,–2014 — № 17 — С. 19–22.
6. Тесля Ю. Н. Матричная информационная технология Nadproject управления проектами строительных компаний /Ю. Н. Тесля, Т. В. Латишева //Сборник научных работ «Управление развитием сложных систем» — Киев, — 2015 — № 22 — С. 84–88.
7. Ципес Г. Л. Ключевые показатели деятельности в проектно-ориентированной компании /Директор информационной службы, 2003, № 5.
8. Меркушева И. В. Информационная система коммуникативно-распределенного управления проектами /П. В. Каюк, И. В. Меркушева, Н. Ю. Тесля //Сборник научных работ «Управление развитием сложных систем» — Киев, — 2010. — С. 23–26.
9. Алёшкин С. А. «Методы повышения эффективности внедрения корпоративных информационных систем».
10. Билощицькая С. В. Теоретические основы векторных информационных технологий и их применение к построению планирования объёмов научной работы в ВНЗ III-IV уровней аккредитации /С. В. Билощицькая, А. О. Билощицький //Восточно-европейский журнал передовых технологий № 3/2 (39). — Харьков, 2009. — С.35–41.
11. Меркушева И. В. Структура информационных взаимодействий в системах распределенного управления проектами /И. В. Меркушева, Н. Ю. Тесля //Сборник научных работ «Управление развитием сложных систем» — Киев, 2011.– № 6. — С.47–50.
12. Егорченкова Н. Ю. Интеграция матричных технологий и метода критических цепей в управлении ресурсами портфелей проектов и программ / Н. Ю. Егорченкова //Сборник научных работ «Управление развитием сложных систем» — Киев,–2012 — № 7 — С. 30–35.
13. Galbraith J. R. Matrix organization designs: how to combine functional and project forms / Galbraith J. R. //Bus Horizons. — 1971–14(1) — рр. 29–40.
