Управление консультационной деятельностью

Каждая система, каковой является и ИКС, в первую очередь стремится сохранить саму себя и, по возможности, развиться. Сделает она это, если сможет «вписаться во внешнюю среду». Внешней средой для службы является АПК региона, его субъекты. Исходя из целевого предназначения службы, определяющими для нее субъектами внешней среды являются сельскохозяйственные товаропроизводители. В условиях рыночной конкуренции вопрос выживания ИКС сводится к тому, сможет ли служба удовлетворять потребности и ожидания клиентов. Поэтому ИКС должна гарантировать клиентам, как в настоящее время, так и в будущем такие услуги, качество которых соответствовало бы их потребностям и, как следствие этого, внешняя поддержка деятельности ИКС из бюджета была бы оправдана.

Процесс управления информационно-консультационной службой - это достижение желаемых результатов посредством эффективного использования людских, материальных и финансовых ресурсов. Задачей любого работника управления ИКС является создание условий, при которых совместно работающие в подразделениях службы люди могут эффективно функционировать, достигая поставленных целей и задач.

В обеспечение консультационной поддержки своих клиентов деятель сельскохозяйственного консультирования совершает определенные постоянно повторяющиеся виды действий, которые могут быть обобщены в качестве основных функций консультирования. Поэтому, как и в теории управления, основные функции консультирования предлагается рассматривать в качестве замкнутой последовательности действий [1, с. 13].

Только в отличие от функций управления при рассмотрении основных функций консультирования целесообразно начинать с функции мониторинга.

Мониторинг (от лат. monitor – напоминающий, надзирающий) – непрерывное наблюдение за экономическими объектами, анализ их деятельности, выявление проблем, то есть действия, связанные с влиянием на эти объекты.

Процесс эволюционного развития любого производства в большей мере определяется не сознанием и волей отдельных личностей, пусть даже наделенных очень большими полномочиями, а естественно совершающимся возникновением и становлением наиболее эффективных форм и методов хозяйствования. Поэтому еще А.В.Чаянов отмечал, что консультирование может оказать только влияние «…на сам процесс сельскохозяйственной эволюции, воздействуя на волю и разум самих хозяев, направляя их творческие искания в сторону форм, мыслимых им рациональными, и предотвращая их от ложных путей творческого искания, усиливая своим авторитетом пример удачных начинаний, ускоряя и рационализируя тем процесс эволюции».

Соответственно консультирование должно начинаться именно с непрерывного наблюдения за хозяйствующими объектами, с анализа их деятельности. Действий, направленных на выявление перспективных тенденций развития производства и его организации, возникших или назревающих у хозяйствующих субъектов проблем, в решении которых может быть оказана консультационная поддержка. Только, опираясь на эти наблюдения, консультанты, консультационные фирмы могут наиболее правильно оценить потребности имеющихся и потенциальных клиентов, могут сформировать базу знаний для развития своей деятельности.

Для правильного построения системы управления информационно-консультационной службой, определения ее структуры, степени централизации и децентрализации, установления круга прав и обязанностей подразделений и отдельных работников важное значение имеет определение функций управления, их четкая, обоснованная классификация.

Функции управления ИКС вытекают из содержания ее деятельности, определяются своими объектами и составом решаемых задач. Каждая из конкретных функций управления обеспечивает целевое воздействие на тот или иной объект. Происходит обособление различных функций, таких, как управление кадрами, финансами, техническим обеспечением и т.д. Специфика управляемого объекта определяет содержание этих функций. Каждая функция объединяет те виды управленческих работ, которые характеризуются общностью объекта, цели и результатов. Функции управления - это специфические виды деятельности, обладающие единством цели, характера выполняемых работ и операций, направленные на определенную часть управляемого объекта для достижения поставленной цели.

Для выполнения функций ИКС создается аппарат управления, а отдельные структурные подразделения - для выполнения той или иной конкретной функции (или ряда функций). Только в совокупности функции обеспечивают нормальное функционирование и развитие управляемого объекта [2, с. 73].

Функция развития системы знаний реализует действия, обеспечивающие следующее: оценку имеющейся в распоряжение консультанта (консультационной организации) системы знаний с позиций потребностей клиентов; сбор и анализ новых знаний на предмет выявления пригодных к использованию в условиях места и времени осуществления консультационной деятельности, самостоятельное получение необходимых новых знаний; проверка на практике новых знаний, путем постановки опытов или иной апробации, адаптация этих знаний к условиям консультационной деятельности, в том числе представление этих знаний в формах, удобных к применению консультантами службы; пополнение информационной базы используемых знаний (размещение в картотеке, электронной базе и т.п.).

В рамках рассматриваемой функции очень важны работы, связанные с адаптацией новых знаний к условиям консультационной деятельности, в том числе представление этих знаний в формах, удобных к применению консультантами службы. В разветвленной региональной консультационной службе далеко не все консультанты по своему уровню знаний и возможностей способны решать задачи любого уровня, на основе выявленного нового знания выработать то или иное консультационное предложение, решение.

Для сельскохозяйственной консультационной службы важны масштабы распространения знаний. Поэтому, если высококвалифицированные специалисты службы обеспечат некоторое преобразование этого нового знания, адаптируют его под возможности большинства консультантов службы, то требуемые масштабы его распространения уже можно обеспечить [3, с. 56].

Для этого также важно обеспечить доведение всей необходимой информации о новшестве до всех консультантов службы, обеспечить её размещение в соответствующей базе данных так, чтобы любой консультант мог ею воспользоваться в случае необходимости. Конечно это в тех случаях, когда информация о новшестве содержит определенный массив информации, а не является, например, методом решения каких-либо вопросов.

Функция информирования реализует действия с помощью доступных консультантам средств, обеспечивающие доведение до заинтересованных лиц (клиентов и потенциальных клиентов) знаний, которые могут быть ими использованы.

Информационная деятельность консультантов заключается в следующем: подборе и систематизации информации о распространяемых знаниях в соответствии с местом (СМИ, выставки и т.п.) и временем (сезон, период отчетности и т.п.) её распространения; трансформации информации о знаниях применительно к условиям её распространения и передачи подготовленной информации соответствующим средствам распространения.

В процессе этой деятельности обеспечивается реклама возможностей консультанта, консультационной фирмы. Также обеспечивается распространение сведений обо всех новшествах, как в форме их рекламы, так и в форме достаточных для использования сведений, например о нововведениях в законодательстве, в других нормативно-правовых актах.

Функция проектирования реализует действия, обеспечивающие получение консультационного продукта (проекта). В общем случае под проектом (от лат. projectus – брошенный вперед) понимается совокупность материалов, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации.

По своей сути это исследования и разработки, которые являются ключевыми в консультационной деятельности и определяют важнейшие блоки консультирования: разработку материалов о новшествах, предназначенных для распространения, для ведения обучающей деятельности (на схеме обозначено пунктиром) и т.п.; разработку проектов решений конкретных проблем клиентов.

Функция обучения реализует действия, обеспечивающие направленную передачу конкретных знаний их потребителям (обучаемым) в доступном для них виде. Обучающая деятельность связана со следующими действиями консультантов: подбором необходимой информации о знаниях и трансформацией ее в удобный для восприятия вид (с учетом условий хозяйствования и уровня подготовленности обучаемых); подготовкой наглядных, раздаточных и иных материалов; собственно с процессом обучения, в том числе при осуществлении направленной помощи конкретным клиентам по возникшим или назревающим у них проблемам.

Этот процесс представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, форм и методов, обеспечивающих передачу знаний (информации) путем воздействия на сознание принимающих решения лиц и исполнителей для формирования у этих лиц знаний, позволяющих самостоятельно разрабатывать и принимать решения. Соответственно консультанты должны обладать не только высоким уровнем знаний по специальности, а и иметь навыки в обучении специалистов, в подготовке и выработке технологических и управленческих решений [4, с. 29].

Действиями в рамках этой функции процесс консультирования как бы завершается – считается, что после передачи новых знаний клиенту услуга выполнена в полном объеме. Однако очень важно отследить: достигли ли цели повышения эффективности деятельности клиентов оказанная услуга, проведенное обучение и другие действия консультантов. Поэтому правильнее считать, что каждый цикл процесса консультирования начинается и заканчивается мониторингом.

Успешная работа ИКС поддерживается постоянным совершенствованием управления ею. Постоянное совершенствование управления службой в соответствии с конкретными задачами и потребностями ее развития является закономерным процессом, способствующим росту и развитию всего сельскохозяйственного производства.

Нельзя превращать работу по совершенствованию управления ИКС в кампанию. Все мероприятия должны быть обоснованы, опираться на предварительный анализ системы управления и выявление в ней недостатков, варианты улучшения управления должны быть оценены и из них выбран лучший.

Опыт показывает, что реализация на практике ИКС отдельных решений не всегда приносит необходимый эффект, а при проведении целостной системы мероприятий по совершенствованию управления, в которой каждая из составляющих может быть реализована, приносить эффект только в сочетании, в совокупности со всеми другими - достигаются значительные положительные результаты. В перспективе эффективнее будут работать не те организации, которые сегодня имеют оптимальную систему управления и в дальнейшем оставят ее неизменной, а те, в которых правильно поставлено дело совершенствования управления ИКС, последовательно осуществляется процесс организации управления.

При совершенствовании управления ИКС необходимо учитывать специфические условия конкретных объектов совершенствования, в том числе экономические, организационные, социально-психологические особенности соответствующих коллективов, их традиции, образовательный уровень их членов и т.п. Одно и то же мероприятие, вполне оправдавшее себя и сразу принятое в одних условиях, может потребовать для своего внедрения в других условиях длительного времени и необходимости целого ряда доработок и уточнений. Поэтому необходимо еще на стадии проектирования прогнозировать возможные последствия предполагаемых мероприятий с целью их планирования или предупреждения, хотя и не все из этих последствий можно с определенностью предвидеть.

Учитывая важность и необходимость работ по совершенствованию управления информационно-консультационной службой, руководители службы должны регулярно заниматься этой деятельностью.

Литература:

1. Информационно-консультационная служба в АПК, учебное пособие/Под редакцией В.М. Кошелева и В.В. Маковецкого М.: Агроконсалт, 2001 г.

2. ИКС/ Под редакцией Рунова Б.А. М.: Агроконсалт, 2000 г.

3. Козлов В.В. Проблемы и решения по возрождению сельскохозяйственного консультирования в России, Москва ФГНУ «Росинформагротех», 2002 г.

4. Баутин В.М., Лазовский В.В. Сельскохозяйственное консультирование в России в ХХ веке. От общественной агрономии до информационно-консультационной службы АПК. - М.: Колос, 1999. - 140 с.