Конгрессно-выставочные мероприятия как сочетания двух деловых форматов

Рассмотрено два вида массовых деловых мероприятий: торговые выставки и конгрессы. Обозначены их цели и задачи, охарактеризованы организаторы и участники, упомянуты особенности подготовки и проведения. Показано, что центральным направлением дальнейшего развития выставочных и конгрессных проектов сегодня становится сближение, слияние и взаимопроникновение их экспозиционных и конгрессных составляющих.

Ключевые слова: торговая выставка; устроитель выставок; экспонент; посетитель; конгресс

Торговые выставки: предназначение, организаторы, участники

Торговая выставка (ярмарка) — это массовое мероприятие, где на коммерческой основе демонстрируются и получают распространение товары, услуги и информация, и которое проходит в чётко установленные сроки, с определённой периодичностью и в заранее обусловленном месте. Цель выставки — средствами экспозиции проинформировать о продукции, а также обеспечить условия для заключения торговых сделок по представленным образцам [2, п. 2.2.2].

Участниками выставок являются экспоненты (предприятия, демонстрирующие, продвигающие и реализующие продукцию по теме выставки) и посетители (физические лица, прибывающие на выставку для осмотра экспозиции и ознакомления с демонстрируемыми образцами, сбора специальных и коммерческих сведений, осуществления деловых контактов с представителями экспонентов и организации закупок).

В качестве устроителей выставок выступают выставочные организации (юридические лица, для которых деятельность по подготовке и проведению выставок является основной), государство (в лице правительства, органов исполнительной власти, административных единиц, министерств, ведомств и госпредприятий), торгово-промышленные палаты, а также некоммерческие организации (профессиональные и отраслевые объединения, союзы и ассоциации).

Площадками для торговых выставок служат конгрессно-выставочные центры (комплексы) — специальные территории c расположенными на них зданиями и сооружениями, где имеются помещения, специально оборудованные для проведения выставок и сопутствующих им мероприятий.

Конгрессные мероприятия: задачи и особенности

Конгрессные мероприятия — это встречи представителей отраслей и профессий, организуемые для делового и информационного взаимодействия, которые сопровождают выставки или проходят независимо [3, п. 45]. Основная задача таких мероприятий состоит в создании коммуникационной среды для обмена информацией о производственно-технологических достижениях и научно-практических разработках, распространения передового опыта и специальных знаний, обсуждения инновационных идей и направлений развития. В отличие от торговых выставок конгрессы не обеспечивают условий для непосредственного сбыта продукции.

В качестве заказчиков конгрессных мероприятий, инициирующих их подготовку и проведение, выступают профессиональные ассоциации, предпринимательские объединения и производственные союзы, а также органы государственной власти. Участниками конгрессных мероприятий могут быть как юридическое, так и физические лица. Устроители конгрессов — это организации, обеспечивающая их комплексную подготовку и проведение.

Выбор конгрессной площадки, как правило, делается за 4–7 лет до проведения самого мероприятия. При этом характерна постоянная смена стран и регионов. Подыскивая место для конгрессного мероприятия, устроители стремятся не только обеспечить наилучшие условия для работы, но и возможность посещения участниками нового региона и ознакомления с его достопримечательностями, поскольку важной частью любого конгресса является социально-культурная и познавательная составляющая.

Местами проведения конгрессных мероприятий служат объекты конгрессной недвижимости: конгресс-центры (здания, специально предназначенные для конгрессов, в том числе с выставочной частью), конгресс-отели (гостиницы, располагающие соответствующими залами и площадями), а также бизнес-центры и другие объекты недвижимости, имеющий в своём составе пригодные помещения.

Основная часть программы конгрессного мероприятия состоит из выступлений докладчиков и прений. Образовательная часть включает мероприятия по обучению и повышению квалификации участников. Выставочная часть конгрессного мероприятия — это экспозиция, организованная по теме, в период проведения и непосредственно на площадке данного мероприятия [3, п. 104].

Конгрессные мероприятия на выставках: цели и виды

В наши дни практически все крупные специализированные выставки сопровождаются конгрессными мероприятиями, которые востребованы всеми сторонами:

-        проводя конгрессные мероприятия, организатор выставки привлекает специалистов, в результате чего добивается повышения внимания и интереса к своему проекту;

-        экспонент благодаря конгрессным мероприятиям встречает больше профессионалов, а значит — потенциальных партнёров;

-        профессиональное экспертное сообщество в формате конгрессных мероприятий получает дискуссионную площадку и заинтересованную аудиторию;

-        посетитель выставки, участвуя в конгрессных мероприятиях, может лучше ознакомиться с новейшими технологиями и тенденциями, быстрее найти продукцию и поставщиков.

Конгрессные мероприятия на выставке — это организованные по её теме и проходящие в период её проведения в помещениях конгрессно-выставочного центра форумы, съезды, фестивали, симпозиумы, салоны, недели, конференции, семинары, круглые столы, совещания, заседания, биржи деловых контактов, бизнес-завтраки, а также тренинги, мастер-классы и практикумы. Среди них преобладают деловые, научно-практические и корпоративные мероприятия.

Деловые конгрессные мероприятия — это встречи, специально организуемые для обсуждения проблем определённых отраслей и политики государства по отношению к этим отраслям.

Научно-практические конгрессныемероприятия — это встречи специалистов одной или нескольких смежных отраслей, специально организуемые с целью анализа актуальных прикладных проблем, поиска практических путей их решения и информирования участников о новых достижениях науки и техники.

Корпоративные конгрессные мероприятия — это встречи, устраиваемые организациями для своих клиентов, дистрибьюторов и сотрудников с целью успешного продвижения продукта, мотивации персонала и партнеров, привлечения клиентов.

Конгресс — крупномасштабная официальная встреча представителей организаций, учреждений, обществ, объединений, союзов или ассоциаций. Конгресс — это мероприятие со сложной структурой организации работы, обширной географией участников, широким деловым, научно-практическим и общественным значением.

Форум — крупномасштабная встреча для свободного обсуждения вопросов, представляющих общественный интерес, и, как правило, сопровождающаяся выставочной экспозицией и программой конкурсов, семинаров и фестивалей.

Съезд — официальная встреча делегатов, обладающих определёнными полномочиями, с целью формирования производственной политики и выборов в руководящие органы общественных и профессиональных объединений, проводимая на регулярной основе или по специальному поводу.

Конференция — встреча представителей различных отраслей, профессий или организаций с заранее утверждённой повесткой дня, организуемая для обмена мнениями и поиска путей решения проблем, затрагивающих участников конференции.

Семинар — встреча специалистов различных отраслей для обсуждения конкретных целевых вопросов и обучения для повышения квалификации, которое носит прикладной и методический характер.

Семинар-презентация — встреча, организуемая для представления какого-либо товара или услуги и последующего обсуждения с приглашёнными специалистами.

Симпозиум — встреча специалистов одной или нескольких смежных отраслей науки, организуемая для представления и последующего обсуждения докладов. Предметом симпозиума может стать узкоспециальный аспект двусторонних отношений, углублённого экономического сотрудничества и др.

Круглый стол — встреча, проводимая с целью обсуждения какой-либо проблемы с разных точек зрения с комментариями и подведением общих итогов обсуждения выступлений участников ведущим.

Совещание — встреча сотрудников одной организации для обсуждения или решения практических вопросов функционирования этой организации.

Биржа деловых контактов — встреча представителей заказчиков, поставщиков услуг и изготовителей продукции, организуемая в формате переговоров по заранее составленному регламенту для обеспечения максимального числа деловых контактов.

Деловой завтрак — неформальная встреча во время специально организованного завтрака или обеда для знакомства участников конгрессных мероприятий между собой.

Заседание профессионального клуба, объединения, союза — собрание специализированной аудитории по поводу обсуждения вопросов, касающихся деятельности организаций-участников. Данное мероприятие является важным инструментом привлечения целевой аудитории, поскольку здесь можно получить квалифицированную информацию, узнать мнения специалистов в той или иной области, понять состояние и оценить перспективы развития.

Все эти мероприятия различаются по числу и территориальной принадлежности участников.

Конгрессно-выставочные мероприятия: симбиоз бизнес-форматов

Граница между выставками и конгрессами размыта: конференции, семинары и пр., проходят в рамках практически всех больших выставок, являясь их неотъемлемой частью; крупные конгрессы зачастую сопровождаются экспозициями. Поэтому в общем случае сегодня следует уже говорить о конгрессно-выставочных мероприятиях. Можно выделить 3 типа таких мероприятий [1, с. 52–54].

1.      Крупные специализированные выставки (от 500 экспонентов) с программой конгрессных мероприятий. Определяющим фактором таких выставок являются именно экспозиции, которые могут работать и без конгрессных программ, отсутствие которых не скажется фатальным образом. При этом, если даже и будет утрачена часть посетителей, выставка сохранится в своём главном качестве — как экспосмотр отрасли.

2.      Выставки, сопровождающие большие тематические конгрессы, которые вообще говоря, могут обойтись и без экспозиционной части.

3.      Конгрессы с минимальной экспозиционной составляющей.

В этой связи одним из направлений дальнейшего развития выставочных и конгрессных проектов сегодня является сближение, слияние и взаимопроникновение их экспозиционных и конгрессных частей [4, с. 278–280].

В заключении заметим, что подготовка и проведение широкомасштабных выставок (более 500 экспонентов) и крупных конгрессов (свыше тыс. участников) — это совершенно различные виды деятельности, для которых характерны абсолютно разные стандарты и методы позиционирования, а также специфические приёмы продвижения и работы с клиентами. В обоих случаях требуется качественно иной уровень квалификации и опыта организаторов. Поэтому профессиональные устроители выставок, как правило, не являются организаторами конгрессов, и наоборот.

Литература:

1.      Беляновский А. С. Общность интересов // Бизнес и выставки. — 2013. — 61(1).

2.      Деятельность выставочно-ярмарочная. Термины и определения. ГОСТ Р 32608–2014. — М.: Стандартинформ, 2014. — 34 с.

3.      Конгрессная деятельность. Термины и определения. ГОСТ Р 53524–2009. — М.: Стандартинформ. — 2010. — 21 с.

4.      Симонов К. В. Современный экспобизнес: условия предпринимательства и управленческие технологии. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. — 656 с.