Электронная отчетность в контролирующие органы Российской Федерации

Активное развитие информационных технологий затронуло все сферы жизни современного человека. В первую очередь это коснулось предпринимательской деятельности. Как крупные компании, так и мелкие предприятия посредством Интернета не только взаимодействуют между собой и другими субъектами рынка, но и имеют возможность представлять отчеты в соответствующие контролирующие органы.

Ключевые слова:Электронная отчетность, налоговые органы, органы внебюджетных фондов

На сегодняшний день работа любой фирмы или предприятия невозможна без взаимодействия с такими органами, как налоговые органы, органы внебюджетных фондов (пенсионный фонд, фонд социального страхования, фонд обязательного медицинского страхования), органы статистики. В эти инстанции должны обязательно предоставляться такие сведения, как уплата налогов и страховых взносов, начислений, расчет по налогам и взносам, данные по сумме выплат и так далее. В некоторых случаях, когда есть ошибки в составленных отчетах, необходимо их исправление.

Современные технологии повсеместно входят в нашу жизнь. Изменилась в связи с этим и многое в деятельности предпринимателей. Например, стало возможно сдавать отчетность в налоговые органы, во внебюджетные фонды и органы статистики, не выходя из офиса или дома. Электронная отчетность в вышеперечисленные органы — это реальность, которая все больше входит в современный бизнес. Причем тенденция такова, что скоро уйдут в прошлое все традиционные способы представления отчетности.

Термин «электронная отчетность» подразумевает, что вся отчетность хозяйствующего субъекта будет передана не в бумажном, а в электронном виде и доставлена на место назначения по сети Интернет.

Данный тип передачи файлов совершенно безопасен (обычно именно это, в первую очередь, интересует всех, кто еще более подробно не знаком с системой электронной отчетности) — вся финансовая информация будет передана во время прохождения по электронным каналам в максимально зашифрованном виде. Электронная финансовая отчетность делает возможность утечки и потери информации невозможной.

Сдача отчетности в электронном виде применяется еще относительно небольшим числом предпринимателей, но число он-лайн сервисов, предлагающих подобные услуги, с каждым годом увеличивается. Кроме того, развиваются и привычные программные продукты, которые также поддерживают возможность отправки отчетов в различные инстанции. Также есть определенное количество специализированных компаний, которые обеспечивают непосредственно отправку отчетов.

Предприниматель, будь то юридическое лицо или физическое лицо, всегда может выбрать наиболее подходящий для него способ представления отчетности в зависимости от своих потребностей, а также возможностей. Например, индивидуальным предпринимателям, имеющим большое число сотрудников и осуществляющим множество расчетных операций, гораздо эффективней использовать программы для автоматизации финансового учета, которые также формируют всю отчетность. Для небольшого бизнеса, где у предпринимателя один-два сотрудника или он вовсе осуществляет деятельность без привлечения наемных работников отлично подойдут и он-лайн сервисы.

Что нужно для сдачи электронной отчетности?

Во-первых, это программы для электронной сдачи отчетности. В любом варианте электронная сдача отчетности подразумевает использование специального программного продукта, позволяющего формировать как сам отчет, так обеспечивающего его доставку на сервера нужного ведомства.

Программа может быть установлена на компьютере предпринимателя, а при использовании он-лайн сервисов на сервере данных сервисов.

По мнению экспертов в области информационных технологий, первый вариант более надежен, так как при использовании он-лайн версий всегда сохраняется риск обрыва связи с сервером, а также его «падения» в результате хакерских атак и других негативных ситуаций.

В целом и он-лайн, и пользовательские программные продукты имеют одинаковый алгоритм работы, подразумевающий, что пользователь выбирает необходимую форму отчетности, например, электронная отчетность в налоговую, и проводит заполнение своими данными представленные шаблоны.

Часто, вопрос: как сдавать электронную отчетность, подразумевает вместе с этим и другой вопрос: какие технические требования предъявляются к компьютерной технике, используемой для этих целей.

Сразу отметим, что здесь особо больших требований нет, поэтому может использоваться любой современный компьютер или ноутбук. Главное обеспечить достаточно высокую скорость интернет-соединения.

Стоит сделать еще одно важное замечание, стоит отличать программы для электронной сдачи отчетности от программ, позволяющих их только формировать.

В последнем случае, сдача отчетности невозможна, так как программа только заполняет бланк, который нужно распечатать и сдать одним из обычных способов. Кроме того, существуют специальные программы, которые осуществляют проверку правильности заполнения подготовленных отчетов. Например, пользуется большой популярностью программа проверки отчетности в пенсионный фонд Российской Федерации. Как отмечают специалисты фонда, с момента её внедрение количество ошибок в сданных отчетах уменьшилось в разы, что говорит об эффективности её использования.

Далее рассмотрим достоинства и недостатки представления отчетности в электронном виде.

Преимущества, которые предоставляется сдача отчетности через Интернет, очевидны, однако для большей наглядности их, без сомнения, стоит перечислить более подробно:

-         сдать отчетность через интернет можно в любое время суток, в праздничные дни, в выходные, во время отпуска и даже из другой страны — главное, чтобы был Интернет и на компьютере была установлена специализированная программа;

-         сдача отчетности через Интернет освобождает от необходимости посещать налоговую лично, общаться непосредственно с операторами, отстаивать очереди. Таким образом, отчеты через Интернет эффективно экономят время и силы;

-         современные программы не только дают возможность отправить отчет через Интернет, но и предоставляют новейшие формы для загрузки данных. То есть сдача отчетности через Интернет будет всегда заполнена корректно, с учетом самых последних законодательных изменений;

-         если отчетность отправлена по Интернету, то нет необходимости затем копировать его в бумажном виде;

-         вся отчетность через Интернет впоследствии хранится в архиве того компьютера, с которого была отправлена, то есть всегда можно обратиться к старым файлам. Электронная отчетность, сданная через интернет, никуда не исчезнет и не пропадет с компьютера и всегда можно ее посмотреть и проверить.

Каковы недостатки электронной отчетности? Если точнее, что именно сдерживает современные российские организации и мешает быстрому переходу к использованию электронной отчетности?

Самый главный недостаток — организация электронной отчетности потребует затрат. Для подачи отчетности в электронном виде в государственные органы необходимо специальное программное обеспечение, с помощью которого можно сформировать и подавать электронные документы. Контролирующие органы предлагают бесплатное программное обеспечение для сдачи электронной отчетности, тем не менее, сдача электронной отчетности в государственные органы предполагает определенные финансовые затраты на приобретение усиленных сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи [2]. Однако, если принять во внимание все преимущества, которые открываются при подаче отчетности по электронной почте, эти расходы можно рассматривать как плата за сэкономленное время и сохраненные нервы, ведь «скупой платит дважды».

Нужно будет оплачивать услуги по передаче информации, приобретать программное обеспечение и платить за его обслуживание.

Несовершенство программного обеспечения, зависимость от качества работы провайдера и уровня технической базы. Из-за технических сбоев в работе данные в исходящей от организации отчетности и полученной в контролирующих органах могут различаться. В таком случае возникает необходимость запроса акта сверки, сверка также происходит в электронном виде.

Случается, что электронные отчеты не доходят до адресата, а это чревато штрафами, например, при сдаче отчетности в налоговые органы Налоговым Кодексом РФ предусмотрены значительные штрафы [1, ст. 119, 126].

Опытные предприниматели успешно решают эти проблемы, отправляя отчетность заранее. И если не получено подтверждение, просто повторяют отправку. С другой стороны, если из-за сбоев в программе предприниматель сумел отправить ошибочный отчет, то он задержится на входном контроле в инспектирующих органах, и тогда декларацию или отчет нужно будет подать еще раз в уточненном виде.

Перегруженность сервера не дает возможности отправить отчетность — приходится ждать. Но это касается только тех, кто сдает отчеты в последний день. Ситуация с очередями на почте в последний день сдачи деклараций или отчетов знакома многим. Чтобы решить эту проблему, достаточно позаботиться об отправке электронных документов заранее.

Для предоставления документов в банк (например, чтобы получить кредит), потребуются отчетные документы с печатями налоговой инспекции. Выгода от отправки деклараций и отчетов в электронном виде теряется.

Очевидно, что недостатки электронной отчетности связаны в основном с уровнем технического обеспечения. Кроме финансовой отчетности и налоговых деклараций было бы очень удобно модернизировать потоки и другой документации.

Тем не менее, преимущества электронной отчетности очевидны, поэтому в самое ближайшее время данный вариант представления отчетов станет самым распространенным. В настоящий момент активно развиваются в этом направлении как специализированный софт, так интернет сайты.

Например, в самое ближайшее время ожидается, что станет обязательной проверка отчетности пенсионного фонда онлайн. Возможно, что за пенсионным фондом, последуют и другие ведомства.

Сейчас уже вводится в практику электронная отчетность в Федеральный Фонд статистики, что также облегчит в значительной степени жизнь предпринимателей.

Изменения в законодательстве подсказывают, что сфера электронного документооборота будет расширяться с каждым годом.

Так, обязанность ведения индивидуальными предпринимателями бухгалтерского учета, вероятней всего приведет к тому, что будет введена электронная бухгалтерская отчетность. Причем носить она будет обязательный характер.

В настоящее время можно без преувеличений сказать, что электронная отчетность — это система будущего, причем будущего достаточно недалекого, ведь активный переход предприятий на электронную отчетность ощущается уже сейчас. Электронная сдача отчетности — это успешный шаг в успешное будущее для любого предпринимателя.

Литература:

1.                  Налоговый Кодекс РФ, часть 1

2.                  Федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи»

3.                  Приказ ФНС России от 12.12.2006 г. N САЭ-3–13/848@ «О проведении опытной эксплуатации унифицированной системы приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

4.                  Приказ ФНС России от 12.12.2006 г. N САЭ-3–13/848@) «Временный регламент обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности»