Пути совершенствования бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками

 

В данной статье представлены основные аспекты нормативно-правой системы, регулирующей учет расчетов с покупателями и заказчиками. Рассмотрены основные учетные и контрольные проблемы экономического субъекта в этой области и намечены пути совершенствования учета расчетов с покупателями и заказчиками, которые помогут свести к минимуму часто встречающиеся учетные ошибки организаций.

Ключевые слова: бухгалтерский учет, расчеты с покупателями и заказчиками, совершенствование.

 

Бухгалтерский учет — формирование документированной систематизированной информации об объектах учета, в соответствии с законодательно установленными требованиями и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности[2]. Бухгалтерский учет расчетов с покупателями и заказчиками является значимым элементом в системе бухгалтерского учета, а также самым трудоемким и сложным участком учетной работы бухгалтерии любого экономического субъекта из-за: большого разнообразия форм расчетов; высокой периодичности данных операций; большого количества контрагентов организаций, нестабильность их состава и т. д. На данный момент особенно актуально стоит вопрос выявления основных путей совершенствования расчетов с покупателями и заказчиками. Поскольку оборот хозяйственных средств перманентно присутствует в деятельности организации, а от качества расчётов с покупателями и заказчиками зависит не только эффективность деятельности хозяйствующего субъекта, но и его финансовая устойчивость в целом.

Фактически, продажа товаров и услуг организации является основным источником дохода и, соответственно, прибыли экономического субъекта, поэтому какие-либо ошибки в расчетах с клиентами могут быть критическими, поскольку от этого напрямую зависит главный результат деятельности компании — ее прибыль [4]. Операции расчетов с покупателями и заказчиками многочисленны, периодичность их высока, нормативно-правовая база регулируемого учета данных операций обширна и динамична. Для того чтобы не допустить ошибок в расчетах с клиентами, партнерами следует руководствоваться законодательными и нормативно-правовыми актами, устанавливающими общие правила ведения бухгалтерского учета, представленные в таблице 1.

 

Таблица 1

Система нормативного регулирования учета расчетов с покупателями и заказчиками

Наименование уровня	Документы
1.Законодательный	Гражданский Кодекс РФ                   Кодекс об административных правонарушениях                   Таможенный кодекс таможенного союза                   Федеральный закон от 11.03.1997 г. № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе»                   Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»                   Федеральный Закон РФ от 22.05.2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием пластиковых карт»                   Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»                   Налоговый Кодекс РФ                   Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» [5]
2. Нормативный	Приказ Минфина Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ»                   Приказ Минфина РФ от 06.07.1999 г. № 43н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99)                   Приказ Минфина РФ от 6.10.2008 г. № 106н «Об утверждении Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)                   Приказ Минфина РФ от 6.10.2008 г. № 106н «Об утверждении Положение по бухгалтерскому учету «Изменения оценочных значений» (ПБУ 21/2008) [5]
3. Методический	Приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»                   Приказ Минфина РФ 31.10.2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»                   Приказ Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» [5]
4.Организационный	Учетная политика                   Положение о подразделении                   Рабочий план счетов                   График документооборота                   Должностная инструкция бухгалтера по расчетам                   Формы первичных учетных документов                   Формы регистров бухгалтерского учета [5]

 

В расчетах с покупателями и заказчиками не все экономические субъекты соблюдают основные аспекты данных нормативно-правовых документов. Организации часто допускают такие ошибки, как отсутствие договоров на поставку продукции, первичных расчетно-платежных документов или неполное их оформление, отсутствие договоров с поставщиками или неправильное их оформление, неправильное оформление и предъявление претензий по договорам. Так же довольно часто встречаются ошибки при регистрации документа, несвоевременная регистрация документа в учетном регистре, нарушение срока хранения документации в архиве, регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной (неутвержденной формы) формы.

Однако, помимо ошибок, представленных выше, организациями могут совершаться недочеты, связанные с неправильным отражением на счетах синтетического и аналитического учета расчетов с покупателями и заказчиками, которые зависят от ряда факторов, в том числе от условий договора и факта исполнения сторонами своих обязательств. Среди существенных условий договора выделяют момент перехода права собственности и условия оплаты. Согласно ГК РФ, переход права собственности по договору купли-продажи происходит в момент передачи вещи покупателю, т. е. в момент отгрузки со склада поставщика. Кроме того, Гражданский кодекс допускает возможность установить другой порядок перехода права собственности [1].

В договоре может оговариваться оплата денежными средствами, либо иным имуществом. Особым условием договора может быть предусмотрена предварительная оплата (аванс). От условий, перечисленных выше, в каждом конкретном случае будет зависеть определённый порядок отражения в бухгалтерском учете расчетов с покупателями и, следовательно, будет существенно отличаться. Например, для отражения в учете товарообменных операций необходимо правильно определить:

          выручку от реализации товара по договору мены;

          стоимость полученного по договору мены имущества;

          величину оплаты по договору мены.

Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками предназначен счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Счет 62 — активно-пассивный, счет расчетов. По дебету счета 62 отражается задолженность покупателей и заказчиков на суммы, на которые предъявлены им расчетные документы и по которым признан доход. По кредиту счета 62 — суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов, предварительной оплаты) в счет погашения задолженности [6]. Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами — по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по:

          покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

          покупателям и заказчикам по неоплаченным в срок расчетным документам;

          авансам полученным;

          векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

          векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

          векселям, по которым денежные средства не поступили в срок [6].

К счету 62 могут быть открыты субсчета: 62–1 «Расчеты в порядке инкассо», 62–2 «Расчеты плановыми платежами», 62–3 «Векселя полученные» и др. На субсчете 62–1 учитываются расчеты по предъявленным покупателям и заказчикам и принятым банком к оплате платежным документам за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы и оказанные услуги. На субсчете 62–2 отражают состояние расчетов при длительных хозяйственных связях, когда расчеты носят постоянный характер и не завершаются поступлением оплаты по отдельному расчетному документу. На субсчете 62–3 фиксируют расчеты, обеспеченные полученными векселями [7].

Для того, чтобы определить пути совершенствования учета расчетов с покупателями и заказчиками, необходимо выявить и свести к минимуму недостатки учета организации. Основным общим недостатком системы учета на экономическом субъекте является недостаточный контроль над деятельностью бухгалтерии со стороны руководства организации. В такой ситуации руководитель не получает бухгалтерской информации в нужной степени. Практически достаточных усилий по контролю руководитель хозяйствующего субъекта не прикладывает, хотя нормативные требования соблюдаются им с наибольшей возможной точностью. Недостаточность контроля со стороны, как главного бухгалтера организации, так и руководителя приводит к ошибкам зачисления поступивших средств и путанице при платежах третьих лиц. Помимо этого, многие экономические субъекты не учитывают то, что счет-фактура должен быть выставлен покупателю в течение 5 дней с момента отгрузки товара, иначе, согласно действующему законодательству он будет считаться недействительным. Фактически же в организации нередки случаи выставления счетов-фактур спустя неделю, а иногда и больше. Так же в некоторых экономических субъектах несвоевременно проводится, проводится частично или не проводится совсем инвентаризация расчетов, хотя это и предусмотрено учетной политикой организации, что не способствует своевременному выявлению просроченной задолженности и принятию мер к ее погашению. Руководству хозяйствующего субъекта, в свою очередь, не следует забывать о возможности перегруженности работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильность и неоднозначность правил учета и составления отчетности, регулярные изменения, вносимые в руководящие документы, и др. В любой организации работники бухгалтерии должны осуществлять проверку подготавливаемых ими документов, но, к сожалению, данная проверка «во вторую руку» отсутствует, то есть после составления документа одним работником бухгалтерии другой не проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и не несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ. Несвоевременность предоставления в бухгалтерию документации со стороны отдела продаж, что не способствует сокращению ошибок в учете [8].

На основании проведенного анализа и приведённых выше недостатков, можно дать следующие рекомендации:

          Обязательная внутренняя проверка документов. Проверка документа затрачивает значительно меньше времени, чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно увеличивается. Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах. Наиболее продуктивным способом выявления и устранения недостатков и нарушений в деятельности организаций является проведение аудиторских проверок. Такие проверки могут принимать форму внутреннего и внешнего аудита.

          Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть предусмотрен приказом ее руководителя. В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов. При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. При выявлении несвоевременности представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен подавать руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных с объявлением их в приказе по фирме.

          Периодическое повышению квалификации учетного аппарата, что позволит сократить до минимума ошибки и неточности в учете. Также можно усилить взаимодействия бухгалтерии и юридического отдела.

          Создание комиссии по работе с дебиторской задолженностью, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной системы, проведение регулярных сверок расчетов с покупателями. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции.

          Необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и покупателям, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов дебиторов, кредиторов. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности, по столбцам — сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для организации, а также тех, с которыми должны устанавливаться особые отношения. Способность своевременно погашать свои обязательства и вовремя получать причитающиеся средства являются основой стабильности и эффективности деятельности экономического субъекта. Поэтому объем, структура, сроки погашения и оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности оказывают существенное влияние на финансовое положение организации и должны быть предметом аудита эффективности деятельности на постоянной основе [9];

          Постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости организации и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности хозяйствующего субъекта.

          Контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что экономический субъект реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;

          В сложившейся ситуации можно посоветовать организовать систему аналитического учета дебиторской задолженности не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;

          На высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.

          Внедрение на предприятии бухгалтерских программных продуктов. Доступность современных технологий положительно отразится на качестве ведения бухгалтерского учета и позволит сделать работу пользователей эффективнее.Это позволит значительно сэкономить время выполнения некоторых типовых операций и расширить функциональные возможности автоматизированного учета [8].

 

Литература:

 

1.      Российская Федерация. Законы. Гражданский Кодекс РФ. Часть вторая [Текст]: федеральный закон № 14 — ФЗ: принят ГД ФС 26 января 1996г
2.      Российская Федерация. Законы. О бухгалтерском учёте [Текст]: федеральный закон № 402 — ФЗ: принят ГД ФС 6 декабря 2011 г.
3.      Библиотекарь.Ру 2006–2015, [Электронный ресурс]: URL http://www.bibliotekar.ru/kodex-10/1.htm
4.      FB.ru 2015, [Электронный ресурс]: URL http://fb.ru/article/19202/audit-raschetov-s-pokupatelyami-i-zakazchikami
5.      «Студенческий научный форум» 15февраля-31 марта 2014, [Электронный ресурс]: URL http://www.scienceforum.ru/2014/728/6339
6.      ООО «Олбест» 2000–2015, [Электронный ресурс]: URL http://knowledge.allbest.ru/audit/3c0a65635b2ad69a4c53b89521316d37_0.html
7.      Edu.dvgups[Электронный ресурс]: URLhttp://edu.dvgups.ru/metdoc/ekmen/bu/teor_bu/lek/11.htm
8.      ООО «Олбест» 2000–2015, [Электронный ресурс]: URL http://otherreferats.allbest.ru/audit/00106651_0.html
9.      Парамонова Л. А. Внутренний аудит эффективности деятельности экономического субъекта [Текст] /Л. А. Парамонова // Вестник СамГУПС. 2015. Т.1. № 2(28). С. 44–48.