Выбор информационных систем для компаний малого бизнеса



В статье рассматривается вопрос автоматизации бизнес-процессов малого предприятия. Обозначена проблематика выбора из существующих на рынке типовых информационных систем. В статье предлагается методология выбора информационного решения для компании, ориентированная на задачи автоматизации.

The article discusses the automation of business processes of small enterprises. These problems of choice available on the market model of information systems. The article proposes a methodology for selecting an information solutions company focused on automation tasks.

Облачные технологии открывают новые возможности для доступа, хранения и обработки информации. С развитием рынка облачных технологий и сервисов многие производители программного обеспечения стали предлагать решения и сервисы доступные на облачных платформах. В современных условиях коммерческие компании сталкиваются с необходимостью предоставления высококачественных сервисов и товаров клиентам при условии минимизации затрат, для удержания позиций на рынке. Внедрение облачных технологий в операционную работу компании позволяет достичь не только экономических результатов, в виде экономии и дополнительной прибыли, но и сделать процесс управления компанией прозрачным и доступным в любое время и из любого места. Сегодня рынок информационных решений может предложить компаниям разные варианты использования облачных сервисов: аренда облачного пространства, конкретная система или приложение, которое доступно в облаке, средства для работы с данными с последующей возможностью настройки облачного пространства. В зависимости от сложности и масштаба бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать, целесообразно руководству компании выбирать подходящее облачное решение. Для компаний среднего и малого бизнеса возможно внедрение уже готовых сервисов и приложений, доступных в облачном пространстве. Автоматизация бизнес-процесса работы с клиентами и продажа товара является одним из приоритетов во многих компаниях. Решением этой задачи служит внедрение CRM систем, которые управляют процессом взаимоотношений с клиентами, накапливают информацию о клиентах, продажах и позволяют её обрабатывать и анализировать. На рынке CRM систем появились и комплексные решения, применимые в компаниях среднего и малого бизнеса. В статье рассмотрено внедрение облачного корпоративного портала для автоматизации бизнес-процессов, протекающих в организации.

Актуальность

Применение современных технологий в бизнесе помогает компании выигрывать в конкурентной борьбе. В условиях мирового экономического кризиса компании в бизнесе сталкиваются с усилением конкурентной борьбы и со снижением потребительского спроса, что приводит к необходимости повышать эффективность используемых компанией ресурсов и снижать себестоимость продукта, повышая при этом качество обслуживания клиентов. Автоматизация бизнес-процессов решает поставленные задачи перед менеджментом компаний. Однако внедрение сложных программно- аппаратных комплексов для автоматизации бизнес-процессов требует существенных финансовых затрат от компаний. Для предприятий среднего и малого бизнеса внедрение корпоративных информационных систем может быть слишком дорогим для применения этих технологий в условиях кризиса. Актуальным становится вопрос финансово доступных технологий, применение и внедрение которых в бизнесе покажет высокую эффективность для компании. Решением поставленных задач могут стать облачные технологии и типовые информационные системы, доступные в облачном пространстве. [1]

Постановка задачи

Доступные финансово технологии автоматизации бизнес-процессов для малого и среднего бизнеса представлены среди типовых приложений доступных в облачном пространстве. Среди предлагаемых на рынке решений для автоматизации работы компании или создания так называемого «бэк-офиса» можно выделить отраслевые решения и универсальные решения для компаний из разных сфер деятельности.

Задачи, которые успешно решает внедрение и использование облачных сервисов в организации для автоматизации бизнес-процессов:

1. Доступность — доступ к информации не требует присутствия в офисе, наличия специализированного программного обеспечения. Сотрудники компании могут осуществлять коммуникацию между собой, производить обмен информацией, принимать решения, используя свой мобильный телефон, планшет или ПК с доступом к интернету.
2. Скорость принятия решений — при доступе не только к отдельным частям информации, а к целой информационной системе организации в любое время сотрудники получают возможность оперативно принимать решения на основе достоверных данных.
3. Повышение качества предоставляемых услуг — решение вопросов и обработка запросов от клиентов компании при интеграции облачного сервиса для обмена информации позволяет находить решение и упрощает коммуникацию между подразделениями компании, что приводит к быстрому и качественному ответу клиенту компании.
4. Повышение эффективности работы сотрудников компании — с сокращением времени на коммуникацию между собой и перенесением этих процессов, например, в виртуальное пространство корпоративного портала в виде бизнес-чата, повышается ещё и производительность труда сотрудников, которые меньше отвлекаются от текущих задач.

Внедрение облачных сервисов в компании также приводит к ряду положительных сопутствующих эффектов. Одним из эффектов может стать экономия на обслуживании — облачные сервисы не требуют специализированного программного обеспечения, соответственно компания экономит на локальном обслуживании информационной инфраструктуры. Снижение стоимости бизнес-процессов, путем экономии на количестве распечатываемых документов, достигается благодаря автоматизации документооборота компании. [2]

Методология

Для компаний среднего и малого бизнеса целесообразно выбирать для внедрения типовое облачное решение, которое по своим функциональным возможностям будет отвечать нуждам компании. Среди трёх основных разновидностей облачных сервисов: программное обеспечение, платформа или инфраструктура, можно сконцентрировать выбор на готовом программном обеспечении. На рынке представлено большое количество разных облачных решений для автоматизации деятельности организации: отраслевые решения, сфокусированные на конкретных функциях программы, универсальные решения. При позиционировании облачного продукта на рынке компания разработчик определяет свою целевую аудиторию, то есть типы и виды компаний, для которых было создано программное обеспечение. [3]

При выборе типового программного продукта доступного в облачном пространстве следует просмотреть сначала предлагаемые на рынке отраслевые решения, а затем изучить функциональные блоки программ и возможно сосредоточиться на выборе универсального по отраслям применения ПО, но с конкретными функциями. [4]

Для решения данной задача может быть предложена следующая методология выбора информационного решения:

1. Определение бизнес-процессов, которые должны быть автоматизированы, с указанием ожидаемой формы решения данной автоматизации.

Таблица 1

Список автоматизируемых бизнес-процессов

Бизнес-процесс	Функция всистеме
Регистрация входящих заявок	Блок CRM + интеграция с телефонией (IP) + интеграция с почтой
Процесс обработки заказа	Блок CRM
Постановка задачи сотрудникам	Блок планирования и постановки задач
Автоматизация документооборота менеджер-бухгалтер	Интеграция с 1С:Бухгалтерия
Коммуникация сотрудников между собой	Бизнес- чат
Хранилище данных общее	Общий диск
Доступ с мобильного телефона	Приложение для мобильных устройств и планшетов

2. Выявление существующих на рынке решений по классификации:

– отраслевые решения (для бизнеса компании: для колл-центра, для турфирмы, для интернет-магазина),

– универсальные решения (облачный офис- инфраструктура, платформа в облаке, готовые решения для бизнеса на базе CRM блоков, корпоративные порталы).

Таблица 2

Пример списка отраслевых иуниверсальных решений

Отраслевые решения	Универсальные решения
1С: турагент	Битрикс24
Event Office	Манго CRM
Само Тур	Prostoy

3. Анализ существующих решений в каждой группе по принципу соответствия функций необходимых компании.

Таблица 3

Анализ наличия функций всравниваемых отраслевых решениях

Функция всистеме	Система 1	Система 2	Система 3
Блок CRM + интеграция с телефонией (IP) + интеграция с почтой	+	-	+
Блок CRM	-	-	-
Блок планирования и постановки задач	+	+	+
Интеграция с 1С:Бухгалтерия	-	+	-
Бизнес- чат	+	+	-
Общий диск	+	+	-
Приложение для мобильных устройств и планшетов	-	+	+

Таблица 4

Анализ наличия функций всравниваемых универсальных решениях.

Функция всистеме	Система 1	Система 2	Система 3
Блок CRM + интеграция с телефонией (IP) + интеграция с почтой	+	-	+
Блок CRM	-	-	-
Блок планирования и постановки задач	+	+	+
Интеграция с 1С:Бухгалтерия	-	+	-
Бизнес- чат	+	+	-
Общий диск	+	+	-
Приложение для мобильных устройств и планшетов	-	+	+

4. Выбор из альтернатив: отраслевое или универсальное решение на основе критериев

– совпадение с функциональными задачами автоматизации — показатель: количество автоматизируемых бизнес-процессов.

– интегрируемость с существующей инфраструктурой компании — показатель: количество сервисов существующей ИТ инфраструктуры с которыми интегрируется.

– стоимость решения — показатель: цена за год использования

– сложность настройки и внедрения решения — показатель: стоимость настройки и цена внедрения и стоимость обслуживания в год.

Таблица 5

Анализ автоматизируемых процессов

Решение	Количество автоматизируемых процессов	Количество сервисов интеграции	Итоговый показатель: Автоматизируемые вединую систему бизнес-процессы
Отраслевое	4	3	7
Универсальное	5	2	7

Таблица 6

Анализ стоимости решения

Решение	Стоимость вгод	Стоимость обслуживания вгод	Стоимость настройки под нужды компании	Стоимость внедрения	Итоговый показатель: Стоимость
Отраслевое	10000	2000	3000	1000	16000
Универсальное	5000	4000	4000	1000	14000

В итоге данной классификации будет получен стоимостной результат по каждой системе, также показатель количественный автоматизируемых бизнес-процессов. На основе этих полученных результатов менеджмент компании может принять взвешенное решение о выборе информационного сервиса или решения для интеграции в компанию. Однако стоит заметить, что при подсчете количественного показателя автоматизируемых бизнес-процессов не учитывается качественное значение показателя (например, реализованы статистические функции против отсутствия бизнес-чата (что может быть заменено внедрением отдельной опции)).

Литература:

1. Информационные системы для управления в малом бизнесе. Ушакова О. А.//Известия Российского экономического университета им. Г. В. Плеханова. 2015. № 2 (20). С. 90–95.
2. http://www.kp.ru/guide/oblachnye-tekhnologii-i-reshenija.html
3. http://marketing.rbc.ru/reviews/it-business/chapter_6_2.shtml
4. Критериальная оценка возможности автоматизации бизнес-процессов предприятий малого бизнеса на платформе публичного облака. Аниканова М. А., Моргунов А. Ф. //Бизнес-информатика. 2015. № 3 (33). С. 55–64.