Организация учета и контроля дебиторской задолженности на предприятии сферы информационных технологий

Ключевые слова: дебиторская задолженность, лицензионный и сублицензионный договор, неисключительные права, информационные технологии, роялти, инвойс

Отличительной особенностью дебиторской задолженности как элемента оборотных средств является, прежде всего, весьма динамичный характер, который не всегда удается предугадать для принятия эффективных мер по контролю задолженности компании. Данная динамика обусловлена высокой зависимостью от принятых в организации мер по удержанию и контролю дебиторской задолженностью, а также принципов продажи товаров (или системы выполнения услуг). Это обстоятельство позволяет предположить, что решение проблемы очевидно. Чтобы существенно сократить дебиторскую задолженность или предотвратить формирование сомнительных и безнадежных ко взысканию долгов, необходимо работать с клиентами только по предоплате. К сожалению, этот довольно эффективный метод далеко не всегда удается воплотить на практике в связи с особыми условиями конъюнктуры рынка, высокой конкуренцией, спецификой товара (или предоставляемых услуг), а также другими экзогенными и эндогенными факторами. Учитывая особенности современного мирового рынка, более рациональным решением стала бы разработка эффективной системы управления и контроля дебиторской задолженности в организации.

Система управления дебиторской задолженностью представляет собой совокупность взаимосвязанных и согласованных методов работы, которые определяют решение проблемы взыскания просроченных долгов. Каждая организация способна столкнуться с данной сложностью вопреки оговоренным условиям оплаты с надежными клиентами. Система контроля должна учитывать платежеспособность контрагентов, процесс подготовки и непосредственного осуществления сделки с отсрочкой платежа, анализ состояния текущей и уже просроченной дебиторской задолженности, оценка риска потерь от неоплаты счетов и прочее.

Но на практике современные организации вне зависимости от сферы их деятельности сталкиваются с аналогичными проблемами, а именно:

‒ Отсутствие точной и максимально достоверной информация о сроках погашения дебиторской задолженности;

‒ В рамках компании отсутствует четко проработанная стратегия или схема работы с просроченной «дебиторкой»;

‒ Не предусмотрено в схемах мотиваций сотрудников начисление дополнительного процента к заработной плате за оплаченные вовремя счета клиентов;

‒ Отсутствие согласованной работы отделов или подразделений организации по сбору и контролю просроченной дебиторской задолженности и т. д.

Необходимо понимать, что общая система регулирования дебиторской задолженностью в организации должна охватывать абсолютно весь процесс работы, начиная с момента ее возникновения и заканчивая фактической оплатой. В связи с этим перед руководством любой фирмы стоит целый ряд стандартных задач, от выполнения которых зависит дальнейшее будущее организации:

‒ Создание четкой и ясной внутренней корпоративной инструкции (или регламента) по работе с дебиторской задолженностью;

‒ Содержание штатного юридического консультанта для обеспечения доступной юридической информацией сотрудников, непосредственно работающих с неплательщиками, либо привлечение сторонней организации для проведения юридических консультаций;

‒ Формирование особых условий оплаты задолженности, в том числе создание наиболее эффективной системы скидок или штрафов;

‒ Создание специальной схемы мотивации сотрудников, которые непосредственно вовлечены в процесс сбора и контроля дебиторской задолженности и т. д.

Но стоит учитывать, что современная экономическая конъюнктура наиболее насыщенна компаниями, которые непосредственно осуществляют свою предпринимательскую деятельность в сфере информационных технологий. Основными продуктами этих компаний являются далеко не товары и не услуги. Результат их деятельности — создание особого исключительного (уникального) программного обеспечения для последующего его предоставления итоговому пользователю, т. е. потенциального клиенту. В данном случае, так называемым «товаром» является неисключительное право пользования программой, за которое необходимо оплатить вознаграждение ее создателю. В современной практике в подобных случаях принято использовать термин «роялти», который означает вид лицензионного вознаграждения, периодическая компенсация, как правило, денежная, за использование патентов, авторских прав, франшиз, природных ресурсов и других видов собственности. То есть роялти подразумевает вознаграждение за предоставление интеллектуальной собственности. Это совершенно другой уровень экономических взаимоотношений, которые регламентируются абсолютно иными нормативными документами.

При предоставлении исключительного (или неисключительного) права пользования программным обеспечением стороны заключают лицензионное соглашение, в котором лицензиар выступает в качестве владельца интеллектуальной собственности, а лицензиатом является сторона, получающая данное право, за соответствующее вознаграждение.

Как правило, выделяют несколько видов лицензионного договора, а именно:

1. Простая (неисключительная) лицензия;
2. Исключительная лицензия;
3. Полная лицензия.

Исключительная лицензия подразумевает получение полного права применять новую технологию. В свою очередь лицензиар отказывается от самостоятельного применения запатентованного изобретения или его реализации на оговоренной документом территории.

Полная лицензия — это соглашение, которое передает исключительные права на пользование объектом сделки в течение всего периода действия договора. При этом лицензиар полностью отказывается от использования объекта соглашения в период его действия.

Наряду с существующими и общепринятыми лицензиями также выделяют открытую лицензию, благодаря которой пользователем патента может быть абсолютно любое заинтересованное лицо.

Как любой товар или услуга, предоставление исключительных (или неисключительных) прав пользования происходит за определенное вознаграждение, которое установлено в рамках лицензионного или сублицензионного соглашения. Необходимо отметить, что, в отличие от сублицензионного договора, в лицензионном договоре лицензиаром выступает непосредственно правообладатель лицензируемого объекта, а в сублицензионном договоре — лицо, ранее получившее право на использование такого объекта по лицензионному договору. То есть сублицензионный договор подразумевает вторичную передачу права пользования объектом интеллектуальной собственности иному лицу.

Вознаграждение может выплачиваться разовым платежом в установленном в соглашении размере, что было бы весьма выгодно для правообладателя. Но в иных случаях для привлечения и удержания потенциального клиента в договоре предусматривается ежемесячная, поквартальная оплата или же иной график платежей, что в значительной степени повышает риск со стороны собственника интеллектуального имущества не получить заветное вознаграждение. Впоследствии данная привилегия для клиентов, многие из которых могут оказаться более чем недобросовестными плательщиками, будет способствовать возрастанию дебиторской задолженности в целом по компании. Например, в международной практике существует особый вид документа, который предоставляется покупателю при возникновении просроченной неоплаченной задолженности под названием «инвойс» (англ. invoice — счет). Инвойс подразумевает нормативный документ, в котором указано количество товаров (или услуг), их цена, формальные характеристики, и подтверждает факт возникновения дебиторской задолженности, которая подлежит оплате согласно условиям договора. Но в российской практике аналог данного документа, к сожалению, отсутствует. Возможно, наиболее похожим на инвойс российским документом является счет на оплату.

Проблема контроля дебиторской задолженности в компаниях именно сферы информационных технологий заключается в лицензионном (сублицензионном) договоре, который предусматривает передачу права собственности или же права пользования программным обеспечением, который не имеет привычную вещественную форму. Соответствующая оплата за данный продукт может поступать единовременным платежом либо согласно иным срокам, которые указаны в договоре. В связи с этим возникает существенная проблема контроля клиентов, которые добросовестно оплачивают согласно условиям договора и которые значительно задерживают оплату. Каким же образом обеспечить сделку с клиентом и свой бизнес в целом, чтобы заключить соглашение с наименьшим риском для обладателя интеллектуальной собственности и с наиболее выгодными конкурентоспособными условиями для клиента? Для этого желательно соблюсти ряд условий:

1. Залог успеха — грамотно составленный договор. Во многом от корректно составленного договора зависит дальнейшее развитие отношений между сторонами, его заключившими. Поэтому стоит особое внимание уделить таким пунктам, как сроки оплаты, порядок подписания нормативных документов в рамках данного соглашения, порядок разрешения споров. Рациональным решением было бы привлечение грамотного юридического консультанта для проверки составленного договора или использование сторонней юридической фирмы, которая оказывает данный вид услуг;
2. Предварительная тщательная проверка контрагента на надежность и добросовестность с помощью современных источников информации и максимальный сбор данных о потенциальном клиенте;
3. Компания информационных технологий отличается тем, что создает уникальное программное обеспечение не только для сторонних пользователей, но и для внутреннего потребления. Обладая значительным количеством ресурсов, компания способна создать особую автоматизированную систему сбора данных о заключенных сделках, которая бы отслеживала, контролировала и сортировала клиентов с особыми условиями оплаты или злостных неплательщиков. Создав данное ПО, руководящий аппарат организации был бы более осведомлен о текущем состоянии дебиторской задолженности по компании, представилась бы возможность определить основные ошибки и проблемы для дальнейшего их устранения. Ко всему прочему, полагаясь на собственный корпоративный опыт использования данного ПО, данная программа могла стать одним из продуктов компании для ее предоставления другим пользователям вне организации за соответствующее вознаграждение;
4. Если не были оговорены сроки оплаты с клиентом и этот момент был упущен в лицензионном договоре, то стоит подписать с клиентом гарантийное письмо об оплате, в котором бы определялась конечная дата ожидания поступления денежных средств, после которой можно было считать долг просроченным. После подписания гарантийного письма клиент подтверждает факт существования долга и при дальнейшем юридическом разбирательстве будет значительно проще взыскать указанную в письме задолженность;
5. В случае выхода на международный рынок стоит особое внимание обратить на пункт в договоре о разрешении споров, чтобы заранее обговорить в каком суде и по какому законодательству будет проходить арбитражное дело. Также в международной практике распространено использование такого документа, как инвойс, поэтому в случае работы с иностранными контрагентами лучше не затягивать с выставления инвойса;
6. Разработка системы пеней и штрафов в случае неполучения в установленный срок оплаты.

Этот далеко не полный ряд условий позволит предупредить базовые возникающие проблемы при работе с клиентами, поэтому соблюдая их, можно предупредить и контролировать нестандартные ситуации при построении взаимоотношений с клиентами, как на рынке информационных технологий, так и на мировом рынке в целом.

Литература:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)" от 18.12.2006 N 230-ФЗ, ст. 1235 // Собрание законодательства РФ;
2. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ, ст. 252 // Собрание законодательства РФ;
3. Чеботарева З. В., Яковлева О. А. Управление дебиторской задолженностью на транспортных предприятиях// EUROPEAN RESEARCH, 2016, № 2 (13), с. 71–73;
4. Учет лицензионных платежей — [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.glavbukh.ru/hl/10794-uchet-litsenzionnyh-platejey
5. Дебиторская задолженность в IT — [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://saleslabel.com/debitorskaya-zadolzhennosti-v-it-kak-vernut-dengi/
6. Бухгалтерский учет и налогообложение в роялти — [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://otchetonline.ru/art/buh/11689–13237.html