Компенсация за использование личного транспорта сотрудника: нормативно-правовые и учетно-контрольные аспекты



В статье дан детальный анализ особенностей начисления и выплаты компенсаций за использование личного транспорта сотрудников в служебных целях с позиции нормативного регулирования, документального оформления, а также бухгалтерского, налогового учета и контроля.

Ключевые слова: компенсация, налог на доходы физических лиц, страховые взносы, контроль.

В практике коммерческих организаций возникают ситуации, когда взаимовыгодно используется личное имущество работников в производственных целях. Статья 188 Трудового кодекса РФ гласит «При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме» [1]. Самым распространенным на практике является использование личного транспорта, которое возможно как по договору аренды, так и посредством выплаты специальной компенсации.

На локальном нормативном уровне необходимы определенные решения, которые обеспечат регламентированные процедуры оформления. Сначала руководитель должен определяет список сотрудников, чьи должностные обязанности имеют разъездной характер. Данная информация, по нашему мнению, должна находить отражение прежде всего, в трудовом договоре и должностных инструкциях работников. Возможно трудовой договор перезаключать с работником не потребуется, тогда достаточно заключить дополнительное соглашение. В трудовом договоре (дополнительном соглашении) должны быть определены сроки служебных поездок и необходимость пролонгации их. Данные локальные акты являются основанием для начисления компенсации за использование личного транспорта. Если размер компенсации не оговорен в трудовом договоре, или предполагается его изменение, то закрепить его можно приказом руководителя, что не будет противоречить статье 188 ТК РФ, так это решение и будет согласовано сторонами и письменно зафиксировано. Судебной практикой подтверждено, что подпись работников на указанных приказах расценивается как письменное соглашение работника и работодателя [2].

Расходы, которые возникают при использовании личного имущества должны быть экономически обоснованы для данного предприятия, как по своей сути, так и по размеру. Для подтверждения того факта, что имущество действительно принадлежит работнику, необходимо представить документы: копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля), копию доверенности (если сотрудник организации управляет своим автомобилем по доверенности).

Основанием для начисления заработной платы водителю служит путевой лист. Существуют дискуссии по вопросу оформлять ли путевой лист при использовании личного транспорта работника или не оформлять. Рассмотрим данную ситуацию с двух классических позиций: с позиции бухгалтерского учета и налогообложения. По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28ьноября 1997г. № 78). При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла не удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с суммы компенсации и учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога на упрощенной системе налогообложения. Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013г. № 03–03–06/1/39406, от 13 апреля 2007г. № 14–05–07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011г. № 16–15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006г. № А66–7112/2005) [3].

Однако нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Для того, чтобы у организации было основании не начислять налог на доходы с физических лиц с суммы компенсации, необходимы документы, подтверждающие то, что автомобиль действительно нужен для служебных поездок, и используется в интересах организации. Также бухгалтер должен составить обоснованный расчет компенсации и подтвердить документально принадлежность автомобиля сотруднику. Данный подход подтверждается арбитражной практикой (например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012г. № А12–15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011г. № А40–152815/10–116–694, Центрального округа от 10 апреля 2006г. № А48–6436/05–8). Однако, по нашему мнению, для уменьшения рисков как при налоговых проверках, так в системе внутреннего контроля, рекомендуем оформлять путевые листы. Хотя альтернативным решением может быть использование показаний GPS-навигатора, которое в свою очередь, требует закрепления на локальном нормативном уровне. Следует обратить внимание, на расходы, которые возмещаются работникам и не облагаются НДФЛ. К ним относятся расходы на ГСМ, мойку автомобиля и парковку в служебное время. А вот расходы на запасные части для автомобиля необходимо расценивать как доход в натуральное форме. Смысл такого разделения состоит в том, что работник несет расходы на запчасти независимо от того, использует ли он автомобиль в служебных целях или нет.

Существуют также разногласия по поводу расчета компенсации при неполностью отработанном месяце. Так, для целей бухгалтерского учета НДФЛ позиция Минфина такова, что если работнику установлена компенсация в фиксированной сумме, а путевыми листами некоторые дни использования личного транспорта не подтверждены, то компенсацию нужно рассчитывать пропорционально используемым дням. Для целей налогообложения, наоборот существует мнение, что, если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений и должна начисляться в полном объеме. В бухгалтерском учете для начисления компенсации используются счета учета затрат в корреспонденции со счетом 73 ««Расчеты с персоналом по прочим операциям». Аналитический учет ведется в разрезе работников организации. Затраты на оплату компенсаций за использование автомобиля сотрудника включаются в состав расходов по обычным видам деятельности в соответствии с п. 5 и 7 ПБУ 10/99. Затраты на оплату услуг связи, сверх возмещаемых сумм включаются в состав прочих расходов, не учитываемых в целях налогообложения.

В бухгалтерском учете никаких ограничений по признанию затрат на оплату компенсаций за использование личного транспорта в расходах нет, соответственно, они признаются в расходах в полной сумме. В налоговом учете компенсации за личный транспорт учитывают в пределах норм, и возникает постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02). Кроме того, возможно появление еще и временных разниц. Ведь в налоговом учете расходы на компенсацию признают в момент выплаты, а в бухгалтерском — на дату начисления в пределах норм, с учетом объема двигателя в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Ранее уже сказано, что компенсация за использование личного транспорта не подлежит налогообложению НДФЛ. Хотелось бы обратить внимание на спорные вопросы, уходящие в сферу контроля оформления указанных фактов. Возникают случаи, кода компенсация подпадает под налогооблагаемую базу. Например, если автомобиль не принадлежит работнику на праве собственности, то есть автомобиль оформлен на другое лицо. Компенсационные выплаты на использование имущества не принадлежащего работнику Трудовым кодексом не предусмотрены. Иногда бывает, транспортное средство находится в собственности супруга работника. Вот какая позиция выражена в Письме Минфина России: «Если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя транспортного средства, управляемого физическим лицом по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса. В случае, если транспортное средство в соответствии с гражданским и семейным законодательством было приобретено до вступления в брак, получено супругой во время брака в дар или в порядке наследования, или по условиям брачного договора является единоличной собственностью супруги, такие суммы, выплачиваемые работодателем супругу, не являющемуся собственником транспортного средства, подлежат налогообложению в установленном порядке [4].

Аналогичные нормы действуют и в части начисления страховых взносов в ИФНС. Так статья 422 Налогового кодекса указывает на освобождение о налогообложения взносами всех видов установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением сотрудником трудовых обязанностей. А статья 20 закона 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» освобождает от одноименных взносов в ФСС.

Дискуссионным является термин «личное имущество», так как его определение в законодательстве отсутствует и таким можно признать любое имущество, которое принадлежит человеку на любом законном основании. Таким основанием может являться и доверенность на управление автомобилем. Ведь это документ, который письменно подтверждает полномочия человека в отношении вещи, согласно статье 185 Гражданского кодекса. То есть переданный сотруднику по доверенности автомобиль фактически находится в его владении и пользовании.

Во избежание споров и штрафных санкций необходимо четко контролировать правильность документального оформления фактов хозяйственной жизни, связанных с использованием личного транспорта сотрудника для служебных целей. В зону ответственности каких работников на предприятии попадаю эти проблемные вопросы, должно быть определено системой внутреннего контроля. Согласимся с учеными, высказывающими свое мнение по проблемам организации внутреннего контроля: «Внутренний контроль обеспечивается на уровне экономического субъекта правовыми актами и организационными решениями, совокупность которых позволяет достичь оптимального взаимодействия субъектов, объектов и элементов внутреннего контроля» [5, с. 50]. Система внутреннего контроля предполагает определение наиболее существенных рисков (которые могут повлечь за собой финансовые потери), разработку регламентных процедур, а также коррекционные действия, которые позволят исправить ситуацию [6, с. 177]. Создание системы внутреннего контроля является сложной управленческой задачей, которая может быть решена только совместно усилиями высшего руководства и других представителей менеджмента экономического субъекта. Это должно быть отражено в профессиональных стандартах, раскрывающих трудовые функции указанных категорий управленческого персонала [7, с. 15].

Литература:

1. Трудовой кодекс РФ
2. Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.12.2008 № Ф04–5698/2008 (11737-А81–41)
3. Ковязина Н. З. Нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы. Материал из БСС «Система Главбух» http://www.1gl.ru/#/document/12/63253/bssPhr70/?of=copy-9b3669ca5b
4. Письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03–03–06/2/49 [О налогообложении выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок].
5. Коське М. С., Воюцкая И. В., Мишучкова Ю. Г. Внутренний контроль в обеспечении достоверности и минимизации рисков искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности // Международный бухгалтерский учет. 2016. № 24 (414). С. 50–64.
6. Коське М. С., Мишучкова Ю. Г. Особенности взаимодействия системы внутреннего контроля и аудита, Вестник Самарского государственного технического университета. Серия: Экономические науки. 2012 № 1. С. 175–179.
7. Коське М. С., Воюцкая И. В., Мишучкова Ю. Г. Внутренний контроль как трудовая функция главного бухгалтера // Международный бухгалтерский учет. 2015., № 6 (348), С. 14–27