Совершенствование системы внутреннего контроля издержек обращения на предприятиях на предприятиях торговли

В данной статье автор предлагает комплекс средств обеспечения эффективного функционирования системы внутреннего контроля (далее по тексту СВК) с целью оптимизация издержек обращения (далее по тексту ИО).

Ключевые слова: эффективное функционирование СВК, оптимизация ИО, процесс контроля, этапы контроля, внешние и внутренние факторы, существенные отклонения, возможные области ошибок, методы: сравнения, детального пересчета, факторного анализа, индексы цен и инфляции, рациональности и результативности ИО, потоварно-групповой метод, анализ безубыточности, корреляционный анализ, оценка контрольных мероприятий, профессионализм внутренних контролеров, отдел ВК, управление рисками, риск-ориентированная модель СВК.

In this article the author offers a set of tools to ensure the effective functioning of the internal control system (hereinafter ICS) with the aim of optimization of distribution costs (hereafter IO).

Key words: the effective functioning of the ICS, IO optimization, process control, stages of control, external and internal factors significant deviation, possible errors, methods: comparison, the detailed recalculation, factor analysis, price indices and inflation, rationality and effectiveness of IO, product-by-product-group method, break-even analysis, correlation analysis, evaluation of control measures, professionalism of internal supervisors, Department, VC, risk management, risk-oriented model ICS.

Контроль над операциями в системе управления предприятием в настоящий момент функционирует достаточно слабо и применяет в основном традиционные способы — плановые инвентаризации, плановые анализы сырья, полуфабрикатов и готовой продукции. Все равно остались прежние проблемы, такие как кражи на производстве и другие незаконные действия сотрудников. Осуществлять контроль над операциями внутри предприятий традиционными способами стало все труднее.

Многие специалисты в данной области обращают внимание, что необходимо совершенствовать механизм функционирования СВК. Например, Лоханев П. И. говорит о том, что нужно совершенствовать механизмы контроля и технической и с методологической стороны. [1] Каковкина Т. У. утверждает, что проблемы в российской экономике определяет не эффективная организация СВК многих предприятий и вызывает серьезные проблемы. [2]

Гафурова Г. Н. предполагает, что для оценки эффективности СВК предприятию необходимо уделить внимание реальности отображения хозопераций, полноте производимых хозопераций, своевременности отражения в бухучете таких операций. [3]

Зайцев В. Б. обращает внимание, что понимание места и значимости службы ВК в общей системе контроля недооценивается и не воспринимается адекватно. [5]

Каковкина Т. В. заявляет, что попытки организовать СВК в торговом предприятии связанны с большим количеством проблем, но необходимость и обязательность организации службы ВК в современных условиях гарантирует перспективу развития предприятия. [6]

Егорова И. С. утверждает, что сейчас особо актуальны вопросы организации и осуществления ВК. [7]

Цепилова Е. С. говорит о том, что интерес собственников к надежной СВК определяется в потребности эффективного ведения деятельности, сохранение активов, получения достоверной информации. [8]

Антаненкова Е. уверенна, что на любом нормально работающем предприятии ВК был, есть и будет по определению. [9]

Андреева Н. С. уверена, что функции ВК должны быть возложенные на отдельное структурное подразделение. [10]

Автор считает, что эффективное функционирование СВК на предприятиях торговли дает возможность доказать правильность учета ИО, помогает оценить эффективности произведенных расходов как на отчетную дату, так и за прошлые периоды, и в будущим.

Процесс контроля внутри торгового предприятия над ИО с целью их оптимизация необходимо разделить на 3 этапа:

1. Этап планирования контроля ИО;
2. Этап проверки;
3. Заключительный этап.

На 1 этапе необходимо провести анализ:

– бухотчетности за прошлые периоды;

– управленческой отчетности;

– информации о воздействии внешних факторов (упал спрос, изменилась структура товарооборота и, в результате поменялся уровень ИО);

– сведений о влиянии внутренних факторов (приобретали ОС, открывались новых торговые точки, рост численности персонала, что привело к изменению соответственных видов ИО);

– статистических данных по отрасли.

Основная цель 1 этапа выявить такие ИО, по которым наблюдаются существенные отклонение от базовых величин.

На этапе планирования контроля ИО на предприятиях торговли надо поставить такие задачи:

1. Определить изменения деловой активности по существу и содержанию, сравнить контролируемые данные с данными в прошлых периодах. Например, увеличение расходов на доставку товаров связан с ростом объёмов реализации или изменением способа доставки.
2. Выявить возможные области ошибок в учете ИО. Здесь необходимо изучить информацию из отчета о расходах на продажу, если колебания существенны надо понять связано это с ростом цен на услуги сторонних организаций или необоснованного отнесение расходов на ИО.
3. Минимизировать детализацию контроля при условии не существенных колебаний, что значительно сэкономит время и трудовые затраты.

Для обеспечения эффективного функционирования СВК с целью оптимизация ИО, на этапе проверки автор предлагает применять:

– Метод сравнения в отношении отдельных видов расходов. Например, расходы на доставку товаров можно сравнить не только с аналогичными расходами прошлых периодов самого торгового предприятия, но и с расходами сходных предприятий или средними расходами по отросли;

– Метод детального пересчета фактических данных. Проверяющий сотрудник может самостоятельно пересчитать статьи расходов и их общую сумму руководствуясь нормативными актами по их формированию и учету. В торговом предприятии необходимо установить допустимый минимум и максимум выявленного расхождения, если значение недопустимо необходимо дать реальное объяснение для него;

– Метод факторного анализа. Определение размера ИО при условии изменения воздействующих на них факторов, при этом устанавливают допустимое и существенное отклонение фактического от расчетного размера.

Используя данный метод надо обязательно выделить внешние факторы, то есть такие, которые не зависят от деловой активности торгового предприятия, с целью что бы провести объективные расчеты и сравнение.

К внешним факторам можно отнести:

– темп инфляции, чем он больше, тем больше растет размер ИО;

– изменение арендных ставок;

– виды налоговых платежей и изменение их ставок, включаемых в состав ИО.

Метод факторного анализа можно использовать как по отношению общего размера ИО или к каждому ввиду в отдельности. Проверяющий может сам решать какие ИО анализировать, используя данный метод, обычно это расходы с наибольшим удельным весом или имеют существенные отклонения.

Недостаток метода факторного анализа в том, что необходимо корректировать величину ИО на индекс цен или индекс инфляции. Галопирующая инфляция в современной экономике РФ приводит к искажению аналитических данных по изменению размера ИО. Поэтому сравнивать объём товарооборота и уровень ИО можно только после сопоставления цен и тарифов на транспортные перевозки, коммунальные расходы и так далее.

Для повышения эффективности СВК с целью оптимизации ИО необходимо сопоставить цены и тарифы путем деления отчетной суммы ИО на индекс цен (индекс-дефлятор). Его значение можно найти в официальном статистическом сборнике содержащего основные макроэкономики показатели за отчетный период или использовать аналитические данные рейтинговых агентств и прочих организаций, занимающихся изучениями состояния и развития российской экономики. Так же необходимо рассчитать сопоставимый объём товарооборота, далее сопоставимые данные использую в последующих этапах контроля без влияния инфляции. Изменение уровня ИО без влияния инфляции рассчитываем, как разницу отчетных данных и сопоставимых данных прошлого периода.

На 3 заключительном этапе контроля необходимо сделать выводы о рациональности и результативности ИО. В случае если были выявлены существенные отклонения уровня ИО автор рекомендует перепроверить данные заново.

На 3 этапе автор считает целесообразно применять потоварно-групповой метод. Необходимо вычислить показатели издержкоемкости, доходоемкости, рентабельности товарных групп, точку безубыточности. Данные значения могут подсчитываться как по общей сумме ИО, так и по отдельным элементам.

Потоварно-групповой метод автор рекомендует использовать с целью обеспечения эффективного функционирования СВК и оптимизации ИО, расчета рентабельности продаж, доходоемкости и минимизации издержкоемкости. Кроме того, используя данный метод для сравнения емкости ИО и отбора наиболее издержкоемких статей.

Однако, потоварно-групповой метод является трудоемким учетно-вычислительным процессом, в то же время наличие и использование ПК, специальных программ ЭВМ для экономического анализа значительно уменьшат объем расчетных операций. Так же можно использовать электронные таблицы Microsoft Excel для осуществления учета распределения ИО по товарным группам, просто необходимо однократно ввести алгоритм расчета, что позволит автоматически рассчитать все необходимые показатели.

При подведении итогов на 3 этапе контроля необходимо ответить на следующие вопросы:

– проконтролированы все виды ИО;

– использованы все источники информации на этапе планирования проведения контроля ИО;

– перечень названных вопросов на этапе планирования проведения контроля ИО является полным и обоснованным;

– найдены ли значительные отклонения в процессе детализированной проверки, требующие применение дополнительных контрольных методов;

– какая степень воздействия обнаруженных значительных отклонений на достоверность затрат.

Для обеспечения эффективного функционирования СВК с целью оптимизация ИО, автор предлагает применять корреляционный анализ для определения отклонений в процессе формирования ИО.

Корреляционный анализ (correlation analysis) [от лат. correlatio — соотношение] — раздел математической статистики, соединяющий методы практических исследований корреляционной связи между 2мя и более случайными факторами. [11]

В СВК корреляционный анализ можно использовать для определения отклонений в процессе формирования ИО с целью их оптимизации.

Выборкой в данном случае будем считать аналитические данные по размеру расходов детализированные по элементам и статьям ИО и по центрам ответственности, в разрезе групп или подгрупп товаров. Такие данные можно получить из автоматизированных программ учета. Корреляционный анализ оптимально применять если в торговом предприятии обеспеченны безупречные условия «идеальной выборки» и в будущем с ней будут сравнивать контролируемые данные. Под безупречными условиями имеется ввиду увеличенный контроль за процессом формирования ИО и отнесение их на себестоимость товаров, ежедневный контроль за размером расходов, обоснование их и рациональность.

То есть приложив один раз максимальные усилия к проверке размера расходов, формирующих ИО и в будущем отнесенные на себестоимость товаров и получив «идеальною выборку» дальше в ходе корреляционного анализа можно будет сравнивать ее данные с данными из отчетов.

Корреляционный анализ дает возможность выявить отклонения в процессе формирования ИО от «идеальной выборки», данные отклонения могут быть из-за несанкционированных действий персонала, не правомерности включения в ИО расходов, повышение стоимости услуг сторонних организаций, изменение системы оплаты труда, повышение ставок налога и так далее. Здесь рационально установить период получения «идеальной выборки», потому что под влияниями внешних факторов такие данные могут отличаться от отчетных. Недостаток корреляционного анализа — это его привязанность к «идеальной выборки».

По мнению автора, повысить эффективного функционирования СВК с целью оптимизация ИО можно с помощью оценки контрольных мероприятий. Оценку ВК можно проводить в процентном соотношении. 100 % проставляется если все документы проверены и нет замечания по итогам контроля, 0 % проставляется, если по какому-нибудь направлению контрольные мероприятия не проводились.

К СВК ИО должны быть предъявлены следующие требования:

– объём документов или перечень объектов контроля;

– обоснование обнаруженных отклонений;

– анализ вероятных причин совершения ошибок;

– подготовка рекомендаций для исправления ошибок;

Если в результате оценки эффективности СВК выявлены недостатки, необходимо применить, по мнению автора, следующие процедуры:

– изучить причины неэффективности СВК;

– провести дополнительное тестирование СВК;

– сформулировать рекомендации по устранению обнаруженных недостатков.

Формулируя рекомендации по устранению обнаруженных недостатков в СВК необходимо:

– описать недостатки СВК и сопровождающие им риски;

– предложить мероприятия по устранению недостатка;

– назначить ответственного по устранению недостатка;

– определить срок устранения недостатка.

Еще надо отметить, что эффективное функционирование СВК зависит от профессионализма внутренних контролеров.

Автор считает, что СВК необходимо рассматривать как абсолютно самостоятельную службу, входящую в общую систему управления торгового предприятия, цель которой поддержать эффективною деятельность предприятия и своевременно выявлять, и предотвращать риски.

Автор считает, что сейчас необходимо существенно изменить роль отдела ВК, надо не только давать оценку контрольным процедурам деятельности торгового предприятия, но и способствовать руководству управлять рисками. На сегодняшний день в условиях конкуренции требуется модернизация отдела ВК, способного обнаруживать различные риски, вовремя выявлять их и минимизировать, обеспечивать успешное и стабильность развитие торгового предприятия. Необходимо при организации работы отделов ВК с целью повышения эффективности СВК переходить от традиционной модели к риск-ориентированной.

Возникновение злоупотреблений и мошенничества должно стать приоритетным направлением при оценке рисков. Оценка таких рисков должна начинаться с выявления участков, где вероятно могут совершаться злоупотребления и мошенничество, в том числе связанных с недостатками процедур ВК торгового предприятия. Риск не обнаружения, риск потери независимости и риск ошибки выборки относятся к главным рискам внутреннего контролера.

Рекомендованы следующие процедуры ВК для оценки рисков:

– описание риска, на минимизацию последствий которого направлен ВК;

– наименование области или процесса, который подвержен риску;

– наименование и краткое описание процедур ВК, посредством осуществления которых минимизируются последствия риска;

– ссылку на регламент осуществления процедуры ВК (документ, в котором устанавливаются детальные требования к осуществлению ВК);

– исполнителя процедуры ВК (сотрудника или информационную систему);

– периодичность осуществления процедуры ВК;

– исходящие документы (свидетельства осуществления процедуры ВК). [13]

В заключение надо сказать, что основная задача СВК с целью оптимизации ИО является контроль за выполнением плана, бюджета, анализ их динамики, определение экономии или перерасхода, раскрытия факторов, влияющих на отклонение суммы ИО, дать заключение о их рациональности и разработать комплекс мероприятий по устранению и предупреждению непроизводительных ИО.

Литература:

1. Лоханев П. И. Математические инструменты для создания автоматизированной системы внутреннего контроля движения материалов на производственном предприятии//Аудитор. 2014. № 1 (227). С. 38–42
2. Каковкина Т. В. Риск-ориентированный подход в практике внутреннего контроля и аудита // Все для бухгалтера. 2014. № 3. С. 36–40.
3. Гафурова Г. Н. Типовые нарушения системы внутреннего контроля организации и меры к их устранению // Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии. 2016. № 2. С. 18–24.

4. Котлячков О. В., Фазульянова З. З. Необходимость организации внутреннего контроля экономического субъекта и вопросы оценки его эффективности // Международный бухгалтерский учет. 2014. № 29. С. 29–43

11. Зайцев В. Б. Основные направления совершенствования системы внутреннего контроля // Внутренний контроль в кредитной организации. 2014. N 2. С. 21–31.
12. Каковкина Т. В. Система внутреннего контроля как средство выявления рисков организации // «Международный бухгалтерский учет», 2014, № 36
    1. 7. Егорова И. С. Организация внутреннего контроля согласно элементам, рекомендованным Минфином России // Аудитор. 2014. N 9. С. 31–43.
    2. 8. Цепилова Е. С. Эволюция системы внутреннего налогового контроля хозяйствующих субъектов // «Финансы ", 2014, № 7
    3. 9. Антаненкова Е. Внутренний контроль в организации // Консультант. 2014. № 9. С. 78–81.

10. Андреева Н. С. Регламенты внутреннего контроля и внутреннего аудита: что общего и в чем различия? // Внутренний контроль в кредитной организации. 2014. N 3. С. 81–88.

13. Корреляционный анализ. Определение [Электронный ресурс]. Доступ: http://www.spearman.ru/ru/correlation_analysis.
14. Корреляционный анализ. Применение [Электронный ресурс]. Доступ: http://math.semestr.ru/corel/correlation-analysis.php.
15. Информация Минфина России № ПЗ-11/2013 от 26.12.2013г. «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» / Текст документа приведен в соответствии с публикацией на сайте http://www.minfin.ru по состоянию на 26.12.2013