Концепция контроллинга в организации системы метрологического обеспечения фармацевтического предприятия



В статье рассматривается применение концепции контроллинга в организации системы метрологического обеспечения фармацевтического предприятия. Отражены вопросы по реализации стратегических и оперативных целей и задач контроллинга в рамках метрологического обеспечения. Представлена реализация концепции контроллинга, через специально разработанную информационную базы по учету средств измерений.

На фоне стремительного развития информационных технологий, в период быстрых изменений на рынке, для управления современным предприятием, особенно актуальна комплексность информационной базы, для принятия оперативных и стратегических решений и контроля над их выполнением. В настоящее время одним из важнейших способов в бизнесе для принятия управленческих решений служат современные методы сбора, обработки, хранения, анализа и представления информации в корректной форме [1]. Контроллинг, как система управления предназначена для обеспечения эффективного функционирования предприятия, учитывающая:

− адаптацию стратегических целей к изменяющимся условиям внешней среды;

− согласование оперативных планов со стратегическим планом развития организационной системы;

− координацию и интеграцию оперативных планов по разным бизнес-процессам;

− создание системы обеспечения персонала информацией для различных уровней управления в оптимальные промежутки времени;

− адаптацию организационной структуры управления предприятием с целью повышения ее гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды [2].

Контроллинг — это комплекс действий, направленных на сопровождение всех бизнес-процессов необходимым информационно-аналитическим обеспечением для принятия управленческих решений [3].

Подробно рассмотрим стратегический и оперативный контроллинг. Стратегический контроллинг направлен на выполнение долгосрочных целей и задач. Цель стратегического контроллинга — формирование четкой стратегии, планирования, необходимой для эффективного управления бизнес-процессами предприятия. Оперативный контроллинг, направлен на реализацию краткосрочных целей и задач.

Целью контроллинга, при организации системы метрологического обеспечения предприятия, является ориентация бизнес-процессов управления на достижение поставленных стратегических целей, результат которых, оказывает влияние на повышение качества выпускаемой продукции предприятия. Таким образом, цель контроллинга — это поддержание эффективного управления бизнес-процессами системы метрологического обеспечения предприятия.

Следую концепции контроллинга, рассмотрим его применение к управлению бизнес-процессами функционирующих в системе метрологического обеспечения фармацевтического предприятия. Стратегическими целями отдела метрологи являйся:

− соблюдения ФЗ-102 «Об обеспечении единства измерений»;

− обеспечение предприятия поверенными/аттестованными СИ/ИО, посредством организации процесса поверки с привлечением специализированных аккредитованных организаций.

Оперативными целями отдела метрологи являйся:

− организация процесса регистрации вновь поступившего СИ/ИО и хранение технической документации на СИ/ИО;

− организация процесса учета средств измерений (СИ) и испытательного оборудования (ИО);

− организация процесса планирования расходов на поверку/ремонт СИ/ИО;

− организация процесса контроля сроков поверки/аттестации СИ/ИО;

− организация процесса приема-передачи СИ на поверку в стороннюю организацию.

Для реализации обозначенных стратегических и оперативных целей были поставлены следующие задачи:

− определить бизнес-процессы отдела метрологии;

− регламентировать выявленные бизнес-процессы;

− разработать систему комплексных и единичных показателей бизнес-процессов;

− разработать методику оценки эффективности функционирования бизнес-процессов;

− разработать информационную базу СИ.

Концепция контроллинга формализована через специально разработанную информационную базу по учету СИ (Таблица 1).

Таблица 1

Форма информационной базы СИ/ИО

№п/п	Подразделение / Отдел	Вид СИ	Наименование оборудования (при наличии)	Помещение №	№согласно аппаратурной схеме	План затрат на 20хх г. БЕЗ-НДС
1	2	3	4	5	6	7

Наименование СИ	Тип / Марка	Кл. т	Предел (диапазон) измерений	Ед. изм.	Заводской №	№св-ва 20хх г.
8	9	10	11	12	13	14

Дата выдачи св-ва	Периодичность поверки (мес.)	Дата следующей поверки	Место поверки	Индикатор Поверка истекла	Индикатор Поверка на следующий месяц
15	16	17	18	19	20

СТАТУС	Дата передачи метрологу 20хх г.	По графику 20хх г.	Дата возврата споверки 20хх г.	Контрагент	Заявление №
21	22	23	24	25	26

№счета	Дата счета	Цена без НДС	№заявки в 1С	№Извещения	Дата извещения
27	28	29	30	31	32

Дата сдачи времонт	Контрагент	№счета	Дата счета	Сумма счета	Дата возврата	Примечание
33	34	35	36	37	38	39

Дата списания	Служебная записка на списание	Дата передачи вдругой отдел	Акт передачи	Ссылка на НД (паспорт, РЭ)	Примечание
40	41	42	43	44	45

Информационная база учитывает стратегию планирования финансовых затрат по поверке/аттестации СИ/ИО, сбор, обработку, учет, хранение информации и контроль выполнения повторяющихся задач в рамках системы метрологического обеспечения предприятия.

Разработка стратегического планирования финансовых затрат на метрологическое обеспечение предприятия реализовано через информационную базу СИ/ИО, в которой ведется:

− учет планируемых и текущих затрат по поверке, аттестации, ремонту СИ/ИО;

− контроль сроков поверки СИ/ИО с автоматической индикацией в базе СИ/ИО, что в свою очередь позволяет заблаговременно выявить СИ/ИО, которое необходимо отправить на поверку;

− учет счетов на оплату, СФ, Актов выполненных работ;

− учет свидетельств о поверки/аттестации СИ/ИО;

− учет извещений о непригодности СИ/ИО;

− учет актов списаний СИ/ИО;

Работу с базой осуществляет сотрудник, который ведет учет СИ/ИО, заносит в базу информацию о вновь поступивших СИ/ИО, о сроках поверки, скан-копии свидетельств о поверки СИ, информацию финансового характера (скан-копии счетов, СФ, Актов выполненных работ), формирует из базы график поверки, бюджет поверки.

Таким образом организованная информационная система позволяет хранить статистику по всем СИ/ИО и информацию о поверках на протяжении всего срока эксплуатации СИ/ИО. Организация системы электронного хранения сканированных копий документов, позволяет оперативно осуществлять поиск необходимой информации/документа и при необходимости выводить документ на печать. В информационной базе также реализована процедура хранения документов по ремонту, списанию вышедшего из строя СИ/ИО.

Выводы.

Применение концепции контроллинга в организации системы метрологического обеспечения фармацевтического предприятиянаправлено на построение системы управления бизнес-процессами отдела метрологии, которые фокусируются на текущих и будущих задачах отдела.

Контроль над выполнением стратегических и оперативных задач позволяет минимизировать энтропию в системе метрологического обеспечения предприятия при планировании бюджета отдела метрологии.

Разработанная система позволяет минимизировать временные затраты на поиск, обработку и хранении релевантной информации, необходимой для принятия решения, как в рамках стратегических, так и оперативных задач.

Литература:

1. Кулагин В. Н. «Использование концепции контроллинга и его влияние на системы управления (АИС, ЕИП, ИСУ) для формирования СППР. [Электронный ресурс], http://www.cs-alternativa.ru/text/1824.
2. Контроллинг: учебное пособие / Т. Ю. Теплякова. — Ульяновск: УлГТУ, 2010. -143 с. Эл. Ресурс, http://www.catback.ru/articles/theory/control/controlling.htm.
3. Крахина Н. «Контроллинг на предприятии: инструменты, цели и задачи» [Электронный ресурс], http://fb.ru/article/379928/kontrolling-na-predpriyatii-instrumentyi-tseli-i-zadachi.
4. Контроллинг; учебник /А. М. Карминский, С. Г. Фалько, А. А. Жевагин, Н. Ю. Иванова; под ред. А. М. Карминского, С. Г. Фалько. — М.: Финансы и статистика, 2006. — 336 с.