Учет аутсорсинговых услуг в РФ

Аутсорсинг в настоящее время выступает достаточно эффективным способом сокращения издержек, организации, повышения качества товаров (работ, услуг), производимых ею, а также перераспределения ресурсов.

Аутсорсинг (англ. outsourcing) — передача традиционных неключевых функций организации внешним исполнителям — аутсорсерам, субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы. Передача бизнес-процессов организации на аутсорсинг осуществляется на договорной основе.

Отметим, что действующее законодательство РФ фактически никак не регламентирует применение таких форм занятости работников, как «аутсорсинг». Возможность применения работодателями аутсорсинговых схем вытекает из положений Гражданского кодекса РФ ст. 421, устанавливающей, что граждане и юридические лица свободны в заключении договора [1]. Стороны могут заключить договор как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами. Стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор).

Одним из возможных вариантов заключения договоров является договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик — оплатить эти услуги (ст. 779 ГК РФ) [1].

В целях уменьшения налоговых рисков при заключении договоров аутсорсинга рекомендуется учитывать следующее:

1. в договор необходимо включить все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством для договоров данного вида, а предмет договора должен быть четко прописан;

2. в тексте договора надо дословно использовать терминологию НК РФ;

3. если деятельность аутсорсера лицензируется, то нужно проверить наличие лицензии;

4. операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть правильно оформлены, подтверждены документами (договор, если необходимо — копия лицензии, счет-фактура, акт об оказании услуг, подписанный обеими сторонами договора) [9].

Привлечение организации-аутсорсера имеет ряд преимуществ: возможность сконцентрировать все внимание на основной деятельности, возможность сокращения штата организации, более качественное выполнение отдельных функций организации специализированными фирмами, получение доступа к технологиям более высокого уровня. Недостатками является то, что передача некоторых функций в аутсорсинг нецелесообразна для крупных компаний, так как она может привести к потере конфиденциальности информации, а также отсутствие контроля за деятельностью аутсорсинговых организаций.

По договору аутсорсинга передаются в основном следующие непрофильные функции организации: поддержка информационных систем (локальных сетей, web-сайта; защита информации; администрирование компьютерных сетей; разработка, внедрение и последующее обслуживание корпоративных программных продуктов и так далее); постановка и ведение бухгалтерского, налогового учета, а также составление отчетности; поиск и подбор кадров и аренда сотрудников; PR и рекламные услуги; охрана и служба безопасности; организация транспортных перевозок, необходимых для осуществления хозяйственной деятельности организации; административная поддержка и прочие услуги.

При отражении доходов от оказания аутсорсинговых услуг в бухгалтерском учете аутсорсеры руководствуются Положением по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 [7].

После того как услуга оказана потребителю, в бухгалтерском учете организации-аутсорсера производят следующие записи, представленные в таблице 1.

Таблица 1

Хозяйственные операции в бухгалтерском учете аутсорсинговой организации

В бухгалтерском учете организации-потребителя услуг расходы по ведению бухгалтерского учета с помощью специализированных организаций будут признаваться в полном объеме без каких-либо ограничений на основании ПБУ10/99. Расходы на оплату услуг аутсорсера признаются в качестве управленческих расходов, формирующих расходы по обычным видам деятельности, на основании пунктов 4 и 7 ПБУ 10/99 и принимаются к бухгалтерскому учету в том отчетном периоде, в котором будет подписан акт приемки-сдачи услуг [6,10].

В бухгалтерском учете организации-заказчика должны быть сделаны следующие записи, представленные в таблице 2.

Таблица 2

Хозяйственные операции в бухгалтерском учете организации-заказчика аутсорсинговых услуг

В настоящее время многие предприятия пользуются услугами организаций, осуществляющих ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета, — аудиторских, бухгалтерских или юридических фирм. Передача учетной функции сторонней специализированной организации, не противоречит нормам бухгалтерского законодательства.

Как правило, ведение учета специализированной организацией ведется по следующей схеме. В штате организации имеется специалист, который ведет первичную учетную документацию, которая затем передается в специализированную организацию для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете [9].

Передача бухгалтерского учета специализированной организации фиксируется в приказе об учетной политике на соответствующий финансовый год. Что касается налогового учета, то интересы налогоплательщика — организации может представлять в налоговых правоотношениях его уполномоченный представитель (пп. 6 п. 1 ст. 21, п. 1 ст. 26 НК РФ) [2].

Уполномоченный представитель налогоплательщика — организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации (п. 3 ст. 29 НК РФ) [2].

В подавляющем большинстве случаев ведение бухгалтерского и налогового учета передается аудиторским фирмам. В налоговом учете расходы на аудиторские услуги (пп. 17 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также на услуги по ведению бухгалтерского учета сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями (пп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ) являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией [3].

Таким образом, для целей исчисления налога на прибыль расходы по ведению бухгалтерского и налогового учета аутсорсерами признаются в полном объеме в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии соблюдения норм ст. 252 НК РФ (расходы должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода) [3].

Важно отметить, что при заключении договора со сторонней организацией на ведение учета и составление отчетности необходимо детально прописать обязанности сторон, определить конкретный перечень операций, которые будет выполнять сторонняя организация, разработать и утвердить график документооборота и установить сроки выполнения обязательств. Кроме того, не стоит забывать о соблюдении конфиденциальности и ответственности за его нарушение. Особенно в договоре следует оговорить ответственность сторонней организации за ошибки, допущенные при ведении учета или составлении отчетности [9].

Согласно Закону «О бухгалтерском учете» бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации. Бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет осуществляет специализированная организация, подписывается руководителем этой организации и руководителем специализированной организации-аутсорсера. В соответствии с п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ ответственность лиц, подписавших бухгалтерскую отчетность, определяется в соответствии с российским законодательством [8].

Что касается налоговой отчетности, то именно организация, доверившая учет сторонней фирме, несет ответственность в соответствии с НК РФ и именно ей в случае обнаружения нарушений придется платить недоимки, штрафы и пени. Поэтому в договоре следует предусмотреть степень ответственности специализированной организации, чтобы иметь возможность возместить суммы уплаченных штрафных санкций за ее счет (хотя бы частично).

Однако следует помнить, что уголовная и административная ответственность за выявленные нарушения все равно лежит на руководителе и главном бухгалтере предприятия (если такая должность предусмотрена в штате).

Одно из направлений аутсорсинга бизнес-процессов — аутсорсинг в области консультационных услуг. В налоговом учете такие расходы являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией: расходы на юридические и информационные услуги — пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на консультационные и иные аналогичные услуги — пп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ. Здесь также не следует забывать об экономической обоснованности понесенных затрат (ст. 252 НК РФ) [3].

В практической деятельности любой организации возникают ситуации, связанные с необходимостью поиска и приема на работу новых сотрудников. Осуществлять подбор кадров организация может либо собственными силами, либо с помощью специализированных (рекрутинговых) компаний. Как правило, к услугам сторонних организаций прибегают по той причине, что эти организации имеют в своем штате специалистов, предоставляющих высококачественные услуги по подбору персонала с использованием самых современных технологий (проведение консультаций, специальных тренингов, тестирования и пр.) [9].

В бухгалтерском учете расходы по подбору персонала с помощью специализированных организаций также будут признаваться в полном объеме на основании п. 5, 7, 9, 17, 18 ПБУ 10/99 [7].

В налоговом учете расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, на основании пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ. Налоговый кодекс не содержит ограничений по учету этих расходов в целях налогообложения, кроме установленных ст. 252 НК РФ (расходы должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода) [3].

По мнению налоговых органов, если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, представленных специализированными компаниями по подбору персонала, произведенные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные расходы и учитывать для целей налогообложениях [9].

Во избежание конфликтов с налоговой инспекцией в договоре со специализированной организацией при перечислении конкретных видов услуг рекомендуется использовать терминологию Налогового кодекса. Услуги специализированных организаций могут квалифицироваться не только как услуги по подбору кадров, но и как информационные услуги. Последние учитываются в целях налогообложения на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ [3].

Одной из разновидностей аутсорсинга является аутсорсинг персонала или лизинг персонала. Расходы на услуги по предоставлению работников (технического и управленческого персонала) сторонними организациями для участия в производственном процессе, управлении производством либо для выполнения иных функций, связанных с производством и (или) реализацией, являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, и учитываются при налогообложении прибыли в соответствии с пп. 19 п. 1 ст. 264 НК РФ [3]. Оплата за предоставленный персонал устанавливается в заранее определенной сумме и не зависит от фактически выполненного этим персоналом объема услуг.

Документом, подтверждающим фактическое выполнение обязательств, предусмотренных соглашением о предоставлении персонала, является акт (или иной документ) о предоставлении персонала, а не акт об оказании услуг

Отметим, что новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ ФЗ «О бухгалтерском учете», который вступил в силу начиная с 1 января 2013 года, принял несколько важных мер, которые должны способствовать развитию аутсорсинга в России [4].

В законе четко установлены организации (например, ОАО (за исключением кредитных организаций), страховые организации, негосударственные ПФ, акционерные инвестиционные фонды и т. д.), в которых руководитель обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. В роли последнего может выступать лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Вводится необходимость составления договора, в котором определяются права и ответственности сторон. Не предусмотрено заключение договоров об оказании услуг по ведению учета сторонней организацией кредитными организациями.

В законе так же имеются обязательные требования, предъявляемые к главному бухгалтеру этим требованиям так же должны соответствовать физические лица, с которыми организация заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Юридические лица, оказывающие такие услуги, должны иметь не менее одного работника, отвечающего установленным требованиям.

При этом ответственность за ведение бухгалтерского учета и составление отчетности при договоре аутсорсинга лежит на организации-заказчике.

Обязанность налогоплательщика по представлению в налоговые органы учетной политики действующим законодательством прямо не предусмотрена, этот документ может быть затребован проверяющими в ходе осуществления налогового контроля на основании норм ст.93 НКРФ [3]. Поэтому в целях снижения налоговых рисков при передачи бухгалтерии на аутсорсинг настоятельно рекомендуют представить в налоговую инспекцию этот документ сразу после его утверждения. Если передача бухгалтерии произошла после утверждения учетной политики, в этом случае организация — заказчик вправе дополнить соответствующим приказом ранее принятую учетную политику, зафиксировав в качестве отдельного элемента передачу функций бухгалтерии сторонним организациям с указанием даты передачи [5].

Исходя из своих целей и имеющихся ресурсов, каждая организация сама решает, отдавать ту или иную часть собственного бизнеса на аутсорсинг или выполнять ее самостоятельно [10].

В российских условиях компаниям-производителям важны не только повышение качества и снижение цены для получения конкурентного преимущества, но и увеличение финансовой устойчивости, которую можно получить при рациональном применении аутсорсинга.

Литература:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 03.12.2012)

2. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 28.07. 2012)

3. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 30.12. 2012)

4. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

5. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008

6. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99.

7. Положением по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99.

8. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ

9. Ермошина Е. Л. Как правильно отражать в учете расходы на аутсорсинг http://art.thelib.ru.

10. Васильева А. В. Бухгалтерский учет аутсорсинговых услуг в Российской Федерации http://www.varkentin.info