Опыт стандартизации внутреннего аудита менеджмента качества и безопасности пищевой продукции

В настоящее время проведение внутреннего аудита должно предусматривать оценку эффективности деятельности организации в целом и ее структурных подразделений, с целью улучшения управления имеющимися ресурсами на основе системы объективных, достоверных данных о деятельности организации. Для систематизации процесса внутреннего аудита эффективности, повышения качества, достоверности проверки, степени компетентности на любом предприятии следует разработать и внедрить стандарт, который, устанавливает порядок проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества и системы менеджмента безопасности продукции.

Особую актуальность эта проблема приобретает для предприятий пищевой промышленности, так как это связано с безопасностью жизнедеятельности и способностью товаров конкурировать на мировом рынке. Безопасность и полезность пищевой продукции имеет важное значение для общества в целом.

Качество стало жизненно важной отличительной чертой. Чтобы получить хорошую продукцию, требуется осуществлять менеджмент качества все в большем объеме на всех этапах создания пищевой продукции, начиная от поставки сырья и заканчивая доставкой готовой продукции конечному потребителю.

Стандарт определят порядок планирования и проведения внутреннего аудита, регистрации результатов, анализа, разработки и принятия корректирующих и предупреждающих действий и оценки их результативности.

Рассмотрим термины, которые будут использованы в стандарте внутреннего аудита системы менеджмента качества и системы менеджмента безопасности пищевой продукции:

Аудит (проверка) СМК и СМБПП — систематический, независимый и документированный процесс получения информации в виде записей, изложения фактов и других форм, относящихся к политике, процедурам и требованиям системы менеджмента качества (СМК) и системы менеджмента безопасности пищевой продукции (СМБПП).

Аудитор (эксперт) внутренних проверок — лицо, обладающее определенной компетентностью (способность применять знания и навыки на практике) для проведения аудита и прошедшее соответствующее обучение.

Внутренний аудит (проверка) — аудит (проверка), проводимая самой организацией или другим лицом от ее имени.

Незначительное несоответствие (замечание) — отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента качества и (или) системы менеджмента безопасности пищевой продукции или в документации, которые могут привести к невыполнению требований потребителей и/или обязательных требований к продукции, или снижению результативности функционирования процесса системы менеджмента качества и (или) системы менеджмента безопасности пищевой продукции или СМК и СМБПП в целом.

К незначительным несоответствиям может быть отнесено:

-          отсутствие записей по какому-то процессу;

-          отсутствие необходимого документа или записей в нем;

-          отсутствие объективных доказательств ознакомления сотрудников подразделения с технической документацией, документами СМК или СМБПП и др.;

-          отдельные нечеткие записи при регистрации данных о качестве и безопасности;

-          отсутствие актуализированных копий документированных процедур;

-          регистрация данных о качестве и безопасности с нарушением установленных форм и т. д.

Область аудита — содержание и границы аудита. Область аудита включает в себя местонахождение, организационную структуру, виды деятельности и процессы, а также охватываемый период времени.

Целью внутреннего аудита является получение независимой информации о степени реализации политики в области менеджмента качества и безопасности продукции организации, выполнении процедур и требований СМК и СМБПП для повышения достоверности и обеспечения полноты информации и последующего принятия решений по улучшению.

При проведении внутреннего аудита на исследуемом предприятии должно проверяться:

-          соответствие документированных процедур, действующих в Организации СМК и СМБПП требованиям, установленным стандартами ГОСТ Р ИСО 9001–2011 и ГОСТ Р ИСО 22000 (МС ISO 22000);

-          результативность функционирования процессов СМК и СМБПП или отдельных их требований с точки зрения реализации положений политики в области менеджмента качества и безопасности продукции и достижения запланированных целей;

-          возможность улучшения процессов СМК и СМБПП, и повышения качества работы структурных подразделений экономического субъекта;

-          несоответствия в СМК и СМБПП или отдельных ее требований в сравнении с требованиями, установленными документами СМК и СМБПП;

-          выполнение корректирующих мероприятий по результатам предыдущих аудитов;

-          эффективность или неэффективность применения ресурсов (людские ресурсы, инфраструктура);

-          степень понимания персоналом организации целей, задач и требований, установленных документами СМК и СМБПП;

-          подтверждение строгого соблюдения нормативных и законодательных требований;

-          соблюдение критических пределов;

-          выполнение всех запланированных процедур мониторинга;

-          аккуратность ведения документации, в том числе, результатов мониторинга, отчетов об отклонениях, отчетов о корректирующих действиях, где должны быть внесены все необходимые данные (инициалы и подписи лиц, ответственных за мониторинг, за проверки и одобрения, даты, заключения);

-          соответствие средств измерения (данные о поверке и калибровке), используемых для мониторинга;

-          квалификация персонала, осуществляющего мониторинг.

При планировании аудита структурных подразделений задачи конкретизируют исходя из специфики деятельности данного структурного подразделения.

Конкретными объектами аудиторской проверки могут быть: процесс СМК и СМБПП, достижение целей в области менеджмента качества и безопасности продукции, деятельность любого из структурных подразделений организации, отдельный документ СМК и СМБПП, отдельные пункты ГОСТ Р ИСО 9001–2011и ГОСТ Р ИСО 22000 (МС ISO 22000), принятый в качестве обязательного требования и др.

Выбор объектов проверки осуществляется с учетом важности проверяемых процессов, а также имеющих место несоответствий или потенциальных проблем.

Внутренние проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

Плановые проверки проводятся на периодической основе (не реже одного раза в год — структурные подразделения, не участвующие в производстве пищевой продукции, не реже двух раз в год — структурные подразделения, участвующие в производственном процессе) и организуются, исходя из состояния различных видов деятельности, а также на основе результатов предыдущих проверок.

При планировании внутреннего аудита, на наш взгляд, следует учитывать:

-          результаты предыдущих проверок;

-          изменения политики в области менеджмента качества и безопасности продукции;

-          наличие изменений в организационной структуре организации;

-          введение в действие новых документов СМК и СМБПП;

-          документы, содержащие зарегистрированные данные о качестве продукции, а также отражающие данные о работах, проводимых в рамках СМК и СМБПП;

-          результативность ранее проведенных корректирующих мероприятий, вызванных несоответствиями в СМК и СМБПП;

-          предложения структурных подразделений и должностных лиц.

Внеплановые внутренние проверки проводят по указанию руководителя организации и/или представителя руководства по качеству.

Они могут проводиться в следующих случаях:

-          при необходимости до заключения нового договора (контракта) убедиться в результативном функционировании СМК и СМБПП;

-          при необходимости представить потребителю в процессе выполнения договора (контракта) доказательства того, что СМК и СМБПП продолжает удовлетворять установленным требованиям;

-          при наличии существенных изменений в организационной структуре организации (СМК и СМБПП), в функциональных обязанностях подразделений, в выполняемых процессах;

-          при необходимости проверки выполнения корректирующих действий и их результативности;

-          при получении рекламации от потребителя;

-          при подготовке к сертификации СМК и СМБПП или к их инспекционной проверке.

Внутренний аудит проводят специалист по СМК и БПП и представители отдела сертификации.

Аудиторы, входящие в группу внутреннего аудита, обязаны:

-          собирать объективные данные (доказательства) о степени выполнения требований документированных процедур СМК и СМБПП в проверяемом структурном подразделении, с целью установления соответствия фактической деятельности структурного подразделения этим требованиям;

-          документировать несоответствия и замечания, сделанные в ходе проведения ВА и обеспечивать сохранность документов, относящихся к аудиту.

Нами предложена последовательность планирования и проведения внутреннего аудита СМК и СМБПП, которая представлена на рисунке 1, этапы которого описаны ниже:

Этапы планирования и проведения внутренних аудитов СМК и СМБПП

Аудиторские процедуры	Документы
1. Разработка план-графика проведения внутреннего аудита (ВА)	План-график проведения ВА
2. Согласование плана-графика проведения ВА	Согласованный план-график проведения ВА СМК и СМБПП
3. Утверждение плана-графика проведения ВА	Утвержденный план-график проведения ВА СМК и СМБПП
4. Формирование состава аудиторов группы ВА	Протокол о создании комиссии
5. Выдача заданий аудиторам на проведение ВА	План-график проведения ВА
6. Подготовка к проведению ВА 6.1. Изучение требований ГОСТ Р ИСО 9001–2011, ГОСТ Р ИСО 22000 (MS ISO 22000), ГОСТ Р ИСО 19011 (MS ISO 19011) и др.документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения. 6.2 Составление перечня контрольных вопросов 6.2. Проведение вводного совещания в проверяемом СП.	1. План-график проведения ВА; 2. ГОСТ Р ИСО 9001–2011 3. ГОСТ Р ИСО 22000 (MS ISO 22000) 4.ГОСТ Р ИСО 19011 (MS ISO 19011) 5. Другие документы, регламентирующие деятельность структурного подразделения. 6. Перечень контрольных вопросов
7. Проведение заключительного совещания к осуществлению ВА	Окончательный план график об осуществлении ВА
8. Проведение ВА	1. План-график проведения ВА; 2. ГОСТ Р ИСО 9001–2011 3. ГОСТ Р ИСО 22000 (MS ISO 22000) 4.ГОСТ Р ИСО 19011 (MS ISO 19011) 5.СТО СМК и СМБПП и другие документы по тематике ВА.
9. Анализ результатов ВА, выявление несоответствий требованиям элементов СМК и СМБПП
10. Разработка корректирующих мероприятий	1.Акт по результатам ВА, 2. Папка «Материалы по аудиту и записи по качеству»
11.Составление акта о результатах ВА и его регистрация
12. Рассылка отчета заинтересованным лицам
13. Реализация корректирующих мероприятий	1. Акт по результатам ВА с отметками о выполнении
14. Составление отчета о результатах ВА (один раз в полгода)	1. Акт по результатам ВА 2. Отчет о результатах ВА
15. Информирование заинтересованных лиц об устранении несоответствий	Акт по результатам ВА с отметками о выполнении корректирующих действий
16. Оценка результативности СМК и СМБПП по результатам ВА	Методика оценки
17. Контроль выполнения плана-графика аудитов	План-график проведения ВА
18. Проведение последующих ВА в соответствии с планом-графиком проведения ВА	План-график проведения ВА
19. Оформление дела (отчета) об аудите	Отчет аудиторов по качеству
20. Учёт, контроль и хранение записей ВА	Папка «Материалы по аудиту и записи по качеству»

Оценка результативности СМК и СМБПП по результатам проведенного аудита должна проводится отдельно по следующим показателям:

-          количество и важность выявленных несоответствий аудитом при проверке структурных подразделений (коэффициент результативности внутреннего аудита Q1) и по проверенным элементам СМК и СМБПП (коэффициент результативности внутреннего аудита Q2);

-          комплексный показатель (QСМК (ВА)) по выполнению плана-графика проведения внутреннего аудита, выполнению корректирующих действий и результативности их выполнения, результативности ВА по структурному подразделению организации и результативности внутреннего аудита по элементам СМК и СМБПП.

Оценка результативности СМК и СМБПП по результатам внутренних аудитов

Критерий оценки	Оценка
По проверенным элементам СМК и СМБПП(Q2)
Не выявлено ни одного несоответствия и имеется не более одного замечания	СМК и СМБПП соответствует установленным требованиям q 2 = 1
Не выявлено ни одного несоответствия и имеется не более пяти замечаний по разным областям аудита	СМК и СМБПП частично соответствует установленным требованиям q 2 = 0,8
Не выявлено ни одного несоответствия и имеется более пяти замечаний по разным областям аудита	СМК и СМБПП частично соответствует установленным требованиям q 2 = 0,7
Выявлено одно несоответствие и имеется не более пяти замечаний по разным областям аудита	СМК и СМБПП не соответствует установленным требованиям q 2 = 0,6
Выявлено более двух несоответствий и имеется более двух замечаний по разным областям аудита	СМК и СМБПП не соответствует установленным требованиям q 2 = 0,4 и менее

При оценке результативности СМК и СМБПП по результатам внутреннего аудита должен использоваться обобщенный показатель Qсмк (ВА), определяемый по формуле:

Q_СМК(ВА) =(К₁ + К₂ + К_ВА+ Q₂)/5                                                                                (1)

Где К₁ — коэффициент выполнения программы ВА;

К₂ — коэффициент выполнения корректирующих действий;

К_ВА — коэффициент результативности выполнения К и КД;

Q₂ — коэффициент результативности ВА по элементам СМК и СМБПП.

Коэффициент К₁ рассчитывается по соотношению

К₁= А₁/ А₂                                                                                                                     (2)

Где А₁ — количество проведенных аудитов за отчетный период;

А₂ — количество запланированных аудитов;

Коэффициент К₂ рассчитывается по соотношению:

К₂ = А₃/А₄                                                                                                                     (3)

Где А₃ — количество выполненных корректирующих действий;

А₄ — количество запланированных корректирующих действий по результатам аудитов.

Коэффициент К_ВА — рассчитывается, как среднеарифметическая сумма коэффициентов результативности выполнения КД по всем актам ВА за год                                             (4)

Критерием результативности процесса ВА является значение Q_{СМК (ВА),} который должен быть более Q_{СМК (ВА)} 0,8 т. е. 80 %.

Все записи, необходимые для получения объективных свидетельств осуществления процедуры «Внутренний аудит» СМК и СМБПП проверяемого структурного подразделения Организации, сформируются в папку «Материалы по аудиту и записи по качеству», хранящейся в делопроизводстве СМК и СМБПП.

Следует отметить, что в папку «Материалы по аудиту и записи по качеству» каждого проверенного структурного подразделения должны входить:

-          акты по результатам ВА с отметками о выполнении;

-          контрольные листы по проведению аудиторской проверки;

-          мероприятия по устранению несоответствий, выявленных при внутреннем аудите СМК и СМБПП в данном структурном подразделении.

Папка хранится в делопроизводстве СМК и СМБПП в течение пяти лет.

Аналогичный стандарт внутреннего аудита менеджмента качества и безопасности пищевой продукции внедрен в ООО МПК «Атяшевский». Опыт его принятия показал, что повысилось качество ведения документации, улучшился входной контроль и стабилизировалось качество готовой продукции.

Таким образом, при внедрении данного стандарта который, устанавливает порядок проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества и системы менеджмента безопасности пищевой продукции, позволит не контролировать каждую единицу продукции, а сделать так, чтобы не было ошибок в работе, которые могли бы привести к появлению брака или плохому качеству продукции.

Рис.1. Блок-схема планирования и проведения внутреннего аудита СМК и СМБПП

Литература:

1.                  ГОСТ Р ИСО 9001–2008 (МС ISO 9001:2008) Системы менеджмента качества. Требования. Режим доступа: http://files.stroyinf.ru/Data1/55/55247/

2.                  ГОСТ Р ИСО 22000–2007 (МС ISO 22000:2005) «Системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Требования к организациям, участвующим в цепи создания пищевой продукции».

3.                  Основные требования международных стандартов ISO к системам менеджмента качества и безопасности (МЕНЕДЖМЕНТ В ПИЩЕВОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ). Режим доступа: http://www.rae.ru/monographs/128–4195

4.                  Плетнева Н. П., Методология подготовки, проведения и анализа результатов аудитов систем менеджмента. 2011 г. — 90 с.

5.                  ISO 9001. Материалы Auditing Practices Group (APG). Режим доступа: www.iso.org/tc176/ISO 9001 Auditing Practices Group.