Современные информационные системы для проведения стратегического анализа при управлении организацией

Актуальность данной статьи обусловлена: 1) необходимостью отслеживания изменений в среде хозяйствования, принятие своевременных и адекватных проблемам деятельности — управленческих решений, нацеленных на рационализацию процессов, имеющих стратегическую направленность и в целом повышение конкурентоспособности деятельности; 2) развитием современных информационных систем и технологий применяемых при проведении стратегического анализа. Целью данной статьи является рассмотрение информационных систем, которые могут быть полезны руководителям различного уровня при проведении стратегического анализа, как основного инструмента формирования будущей деятельности организации. Специфика статьи заключается в том, что были рассмотрены различные пакеты программ, наиболее подходящие к тому или иному этапу стратегического анализа.

Стратегический анализ является одним из первых и важных этапов при выборе эффективной стратегии, и позволяет дать оценку собственным ресурсам и возможностям применительно к состоянию и потребностям внешней среды. На его основе происходит определение стратегических ориентиров при принятии долгосрочных управленческих решений, качество которых в значительной степени зависит от качества их аналитического обоснования

Разносторонность и многовариантность современных информационных технологий даёт возможность руководителям различного уровня подбирать необходимые для своей работы инструменты сбора, обработки и анализа информации, сформировывать индивидуальные пакеты необходимых программ, позволяющих автоматизировать деятельность руководителя.

Представляется необходимым рассмотрение нескольких программных продуктов, специфика выбора которых будет зависеть от этапа стратегического анализа. А именно, рассмотрим ряд программ, одни из которых будут эффективны при анализе внешней среды, другие при оценке внутреннего потенциала, а некоторые программы рекомендованы к применению при комплексном анализе.

Следует отметить, что с целью эффективной работы с информацией при проведении стратегического анализа целесообразно автоматизировать данный процесс. Для этого рекомендуется внедрение информационной технологии обработки данных, которая будет достаточно гибкой, и сможет работать на основе выбранных программных продуктах, в зависимости от этапа стратегического анализа.

Для анализа внешней среды, на наш взгляд, наиболее подходящим программным продуктом является программа «Мегаплан». Остановимся подробнее на характеристиках и особенностях данной программы.

Программа «Мегаплан» является продуктом, предлагаемым компанией с одноимённым названием. Компания «Мегаплан» — один из лидеров среди SaaS-провайдеров на российском рынке. Был создан в 2006 году Михаилом Уколовым и Михаилом Смоляновым.

SaaS (англ. software as a service — программное обеспечение как услуга; также англ. software on demand — программное обеспечение по требованию) — бизнес-модель продажи и использования программного обеспечения, при которой поставщик разрабатывает веб-приложение и самостоятельно управляет им, предоставляя заказчику доступ к программному обеспечению через Интернет.

Основное преимущество модели SaaS для потребителя услуги состоит в отсутствии затрат, связанных с установкой, обновлением и поддержкой работоспособности оборудования и работающего на нём программного обеспечения.

В рамках SaaS Мегаплан представляет линейку универсальных программных решений, которые позволяют управлять задачами и поручениями, следить за их выполнением, хранить базу данных сотрудников компании, вести историю клиентов и т. п.

Мегаплан работает на основе облачной инфраструктуры, которая в свою очередь может развёртываться на частное, публичное, гибридное или общественное облако. Для небольших организаций целесообразней использовать частное облако, так как оно имеет наиболее подходящие характеристики, а именно, частное облако предназначено для использования одной организацией, включающей несколько потребителей возможно также клиентами и подрядчиками данной организации. Частное облако может находиться в собственности, управлении и эксплуатации как самой организации, так и третьей стороны (или какой-либо их комбинации), и оно может физически существовать как внутри, так и вне юрисдикции владельца.

Вышеописанная характеристика частного облака подразумевает возможность работы в программе через любую точку доступа в интернет, т. е. сотруднику нет необходимости проводить мониторинг внешней среды находясь на рабочем месте, так как он может отметить полезную, с его точки зрения информацию, в не зависимости от места нахождения при условии наличия сети интернет.

Мегаплан является полноценной, самостоятельной программой, с помощью которой можно вести всю необходимую деятельность организации по ведению финансов, контролю, планированию и т. д. Однако, если рассматривать с учётом специфики стратегического анализа внешней среды, то программа Мегаплан будет наиболее удобна, так как она позволит создать различные базы данных.

При автоматизации анализа внешней среды целесообразно взять за основу метод РESТ — анализа, в котором предполагается формирование баз данных для последующего распределения и анализа. Для внедрения подобной технологии автоматизации РЕSТ — анализа в программе Мегаплан изначально заложен необходимый функционал, а именно:

-          хранилища документом и базы данных в разделах «Документы», «Клиенты»;

-          обсуждение рабочих и бытовых вопросов в разделе «Обсуждения», при этом, здесь же могут проходить обсуждения, касающиеся новостей политики, экономики, конкурентов;

-          мгновенная рассылка и история переписки в разделе «Сообщения» позволит оперативно информировать сотрудников;

-          конструктор отчётов в разделе «Отчёты» позволит автоматически создать общий вид таблицы РЕSТ — анализа, необходимую для анализа внешней среды.

Следующим этапом стратегического анализа является оценка внутреннего потенциала организации. На наш взгляд для данного этапа в любых коммерческих организациях уже есть некоторые данные, а именно это информация по сотрудникам, базы данных клиентов и годовые отчёты, которые формируются при помощи программы «1С: Бухгалтерия». При подборке программы для этапа внутреннего потенциала можно взять за основу программу «1С:Управление небольшой фирмой 8», которая также позволит решить проблему недостаточного функционала лицензированного программного продукта.

Акцентируем внимание на возможность создания баз данных внутренней информации с помощью «1С: Управление небольшой фирмой 8».

В программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» регистрируются как уже совершенные, так и планируемые хозяйственные операции и события. Например, обязательства перед клиентами, заказы покупателей, состояние заказов, задания сотрудников, планируемая загрузка ресурсов предприятия, планы-графики выполнения работ, планы продаж и много другое.

В единой информационной базе содержится:

-          база клиентов,

-          банковские и кассовые операции, клиент-банк, платежный календарь,

-          расчеты с контрагентами, персоналом,

-          учет материалов, товаров, продукции,

-          заказы клиентов, заказы-наряды,

-          планирование и учет выполнения работ и оказания услуг,

-          планирование и учет производственных операций,

-          планирование загрузки ресурсов предприятия,

-          торговые операции, в том числе розничные продажи,

-          учет персонала, расчет управленческой заработной платы,

-          учет затрат и расчет себестоимости,

-          имущество, капитал,

-          доходы, расходы, прибыли и убытки

-          финансовое планирование (бюджетирование) и т. д.

В программе предусмотрено оформление практически всех первичных документов торгового, складского и производственного учета, а также документов движения денежных средств.

Широкий спектр отчетов обеспечивает владельцам, руководителям и сотрудникам возможность быстро получать информацию — в удобной для работы и принятия решений форме, с требуемой оперативностью и детализацией.

Программа не предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета — для этих целей можно использовать «1С:Бухгалтерию 8», в которую автоматически передается необходимая информация из налоговой системы.

Программу можно использовать для нескольких компаний или частных предпринимателей — как независимых, так и работающих в рамках одного бизнеса. При изменении масштабов и структуры бизнеса, подходов к управлению или организации работ программа может быть перенастроена без больших затрат времени и денег. Рекомендуемое число рабочих мест — от одного до десяти.

Для небольших организаций можно организовать простой и безопасный доступ к созданным базам через Интернет, используя сервис удаленного подключения «1С:Линк»,https://link.1c.ru. При необходимости можно в любой момент изменить режим работы — например, перенести информационную базу из Интернета на локальный компьютер или, наоборот, загрузить данные из локальной программы в Интернет. Такие возможности ещё раз подчёркивают гибкость программного продукта.

Из описания программы «1С:Управление небольшой фирмой 8» видно, что её функциональные возможности подходят для внедрения информационной технологии на основе SNW — анализа, которая приведёт имеющуюся информацию из баз данных в формализованный вид SNW — таблицы. Следует отметить, что для такой автоматизации потребуется работа IТ — специалиста или программиста, хотя, многообразие современных информационных технологий указывает на возможность различного рода трансформации данных, их преобразование и систематизация.

Для проведения третьего этапа стратегического анализа необходимо подобрать программу, которая позволит обеспечить доступ к информации, необходимой для заполнения таблицы SWOT — анализа, так как именно этот метод даёт возможность провести полноценный комплексный анализ.

С этой точки зрения, на наш взгляд, будет эффективным использование программ компании «Эксперт Системс», так как это профессиональная команда консультантов, специализирующихся в финансовом и инвестиционном анализе. С 1994 года оказывает компаниям России и стран СНГ практическую помощь вразработке и экспертизе бизнес-планов, технико-экономических обоснований (ТЭО), оценке коммерческой реализуемости проектов, финансовых моделей, оценке инвестиционных проектов, в анализе и прогнозировании финансового состояния по ключевым направлениям:

-          бизнес-консультирование,

-          разработка программных продуктов и онлайн-сервисов,

-          бизнес-обучение

Из серии программ данной программы наиболее привлекательной на наш взгляд является программа Project Expert, предназначенная для разработки бизнес-плана и оценки инвестиционных проектов.

Аналитическая система Project Expert — программа позволяющая провести планируемые инвестиционные решения без потери финансовых средств, предоставить необходимую финансовую отчётность потенциальным инвесторам и кредиторам, обосновать для них эффективность участия в проекте.

Незаменим для создания и выбора оптимального плана развития бизнеса, проработки финансовой части бизнес-плана, оценки инвестиционных проектов.

Следует отметить, что финансовая сторона при фомировании стратегии организации является ключевой в этом вопросе, поэтому, проводя комплексный анализ необходимо проводить тщательную оценку имеющихся финансовых средств.

Возможностями Project Expert являются:

-          бизнес-планирование. Разработка бизнес-плана предприятия,

-          финансовая модель проекта и компании,

-          финансирование проекта. Оценка потребности в капитальных вложениях и оборотном капитале,

-          оценка инвестиционных проектов,

-          оценка рисков инвестиционных проектов,

-          оценка стоимости бизнеса,

-          контроль показателей эффективности проекта в ходе и по итогам его реализации,

-          сервисные возможности и удобство освоения.

С точки зрения пользователя важно, что удобство ввода данных обеспечивается в системе хорошо структурированным, дружественным интерфейсом и различными сервисными функциями, особенно полезными начинающим пользователям.

Project Expert позвляет:

-          провести сценарный анализ (What-if — Что будет, если?) — быстрое создание и сравнение альтернативных сценариев реализации проекта;

-          описать экономическое окружение и налоговой системы, учетной политики и структуры компании, имеющихся на начало проекта активов и пассивов;

-          провести анализ безубыточности — расчет точки безубыточности для различных продуктов и подразделений, операционного рычага и запаса финансовой прочности компании. Анализ доходности подразделений, и т. д.

Как видно из описания программы Project Expert её возможности помогут провести эффективный комплексный анализ и получить информацию, необходимую для принятия стратегически важных решений.

Рассмотренные программные пакеты являются актуальными на сегодняшний день и доступными для ознакомительного просмотра и приобретения любой организацией для внедрения в управленческий процесс.

Литература:

1.         Курлыкова, А. В. Управленческие решения: метод. указания к практ. занятиям / А. В. Курлыкова; М-во образования и науки Рос. Федерации, Гос. образоват. учреждение высш. и проф. образования «Оренбург. гос. ун-т». — Оренбург: Газпром-печать, 2010. — 36 с. — Библиогр.: с. 36.

2.         Цыганова, И. Ю. Стратегическая управленческая учетно-аналитическая система: строение и необходимость создания / И. Ю. Цыганова // Международный бухгалтерский учет, 2013. — № 40. — С. 38–44. — Библиогр.: с. 44 (16 назв.).

3.         Консалтинговая компания «Эксперт Системс». Официальный сайт: http://www.expert-systems.com

4.         «1С: Предприятие 8». Система программ. Официальный сайт:http://v8.1c.ru

5.         Система автоматизации бизнеса — «Мегаплан». Официальный сайт: http://www.megaplan.ru/