Проблемы правового регулирования электронного документооборота



В правовом регулировании главной проблемой значится вопрос о применении электронного документооборота и его систем, вопросы сохранения и защиты официальных текстов нормативных актов, которые представляются в электронном виде, а ещё электронных ценных бумаг (акций, облигаций и других).

Эволюция компьютерных технологий даёт возможность в многочисленных сферах вытеснить бумажный документооборот безбумажным (электронным). Однако электронный документооборот вызывает целую вереницу вопросов, начиная с важнейшего — любой ли обмен сведений в электронной форме можно отнести к электронному документообороту? Перенос компьютерных файлов, включающих гражданско-правовой договор, на диске — это электронный документооборот (кстати, диск может быть отправлен по почте)? Или электронный документооборот — это лишь трансляция по каналам телекоммуникационной связи структурированной коммерческой информации, обрабатывающейся автоматически, без привлечения людей.

Ключевым вопросом с позиции правового регулирования электронного документооборота значится вопрос о том, кто принадлежит к субъектам электронного документооборота. Особенно, не понятно, имеет ли к ним отношение компания-провайдер, осуществляющая программное ручательство и оснащение, проверяющая их функционирование, предоставляющая правильность передачи информации, ведение архива переданных сведений и т. д [1, с. 4].

Деятельность электронного документооборота даёт начало многим своеобразным правовым проблемам. К примеру, это вопросы, относящиеся к исследованию достоверности электронного материала, к умению применять электронные материалы как аргумент в суде, к назначению рисков, которые могут встречаться в протекании работы систем электронного документа и другого. Обратим внимание, что установленные условия для подготовки надлежащих правовых норм современное законодательство уже охватывает.

Так, в законодательстве Российской Федерации (предположим, в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»), предназначенном электронному документообороту, как способ защиты сведений носит название «электронная подпись» (электронная цифровая подпись), методика которой предоставляет защиту данных от неправомочного просмотра, изменения и подделки вне зависимости от уровня защиты линии связи. По содержанию закона она должна отвечать таким условиям:

‒ для достоверного фиксирования сторон по соглашению подпись должна свидетельствовать о том, кем подписаны документ или уведомление, и быть непростой для копирования любым иным не санкционированным на то человеком;

‒ как подтверждение сути соглашения подпись должна обозначать то, что подписано, и делать неоправданным фикцию или преобразование;

‒ без права вскрытия;

‒ как подписи, так и подписанного;

‒ для осуществления методического предназначения подпись передаёт власть (подтверждение, предоставление полномочий и т. п.), представляет собой заключение юридически настоящей сделки.

Подпись и операции её основания и тестирования могут оказаться весомым залогом идентичности и факта соглашения. Это должно не допустить предвзятого исправления или аннулирования законных положений, формирующихся в результате сделки, выполняемой посредством компьютерных средств [3, с. 18].

Более того, электронная подпись упоминается не только в Законе об информации, но и в Гражданском Кодексе России. Российское законодательство на сегодняшний день не сдерживает использования распознавания подписи по части знаков или обозначений на посланиях, которые не значатся цифровой подписью. Неподтверждённая цифровая подпись или какое-нибудь иное обозначение могут учитываться как подпись, если они выполнены или установлены участником с несомненным умыслом доказать оригинальность составленного материала.

На основании 2 части ст. 160 ГК РФ заключение сделок приемлемо применение электронной цифровой подписи или другой собственноручной подписи в обстоятельствах и нормах, установленных законодательными действиями или договорённостью сторон. Стало быть, сделки, совершенные с использованием электронной подписи (“подписанные” электронной подписью), удовлетворяют формальным условиям обычной письменной формы [4, с. 157].

Например, в ситуации, когда стороны составили и подписали контракт путём электронно-вычислительной техники, в которой применена система цифровой (электронной) подписи, они могут предоставлять в арбитражный суд аргументы по дебатам, происходящим из данного контракта, также подписанные цифровой (электронной) подписью.

Особенность договорной независимости в согласовании участниками электронной подписи при осуществлении сделок, выполненных в соответствии назначений Высшего арбитражного суда России, не совпадает с общим исполнительным отношением к электронному документообороту на уровне закона. Действительно, согласно, пункта 2 статьи 5 Закона об информации, информатизации и защите информации документ, извлечённый из автоматизированной информационной системы, вступает в юридическую силу впоследствии его подписания официальной личностью в регламенте, предусмотренном российским законодательством, а совсем не только соглашением сторон.

Когда между сторонами появляются разногласия о факте контракта и прочих материалов, заверенных цифровой (электронной) подписью, арбитражный суд должен потребовать у участников выписку из контракта, в которой приведена методика увязывания противоречий, и то, на какую сторону возлагается тягота доказательств тех или иных обстоятельств и подлинность подписи. При условии подобной ситуации арбитражный суд отслеживает правдивость предоставленных участниками аргументов. При надобности арбитражный суд может наметить экспертизу по конфликтному вопросу, употребляя при этом установленный контрактом порядок действий.

Итак, самые важные частноправовые проблемы, бытующие в области компьютерных технологий, во многом связаны с возникновением новой категории внутренней и внешней торговли — электронной коммерции. Имеется целая совокупность связанных с ней понятий: электронная сделка, электронная подпись, электронные платежи и т. д., и эти понятия до сих пор не отражены адекватно в праве и юридически корректно не закреплены [3, с.23].

Сегодня электронные документы приобретают всё более значительное расширение. С электронными материалами гораздо проще и удобнее работать: нет бумажной мороки, существенно облегчается поиск документов посредством применения электронной базы данных. И всё больше нынешнее общество размышляет о переходе от обычного бумажного документооборота на электронный. Однако абсолютному такому переходу препятствуют очередные проблемы:

‒ проблема законодательного регулирования электронного документооборота;

‒ проблема освидетельствования электронных документов;

‒ проблема длительного хранения электронных материалов;

‒ проблемы внедрения систем электронного документооборота.

Проблемы правового регулирования электронного документооборота завоёвывают в данный момент всё более значительную важность в связи с внедрением оперативных информационно-компьютерных методик почти во все среды общественно-производственной деятельности (от взаимодействия людей с органами государственной власти, помощи финансовых и товарных рынков до сектора услуг, розничной торговли, образования и досуга).

Многие проблемы при употреблении систем электронного документооборота (СЭД) фигурируют из-за того, что новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, направленного на бумажный документооборот. Основание маленькой государственной помощи новых технологий в делопроизводстве и документообороте ясно: ещё можно дёшево вести дела по-старому, при помощи бумажных документов.

Неполноценное внимание государства к внедрению СЭД представляется в слабом интересе к построению законодательно-нормативной базы, которая бы позволила намного обширнее применять электронные материалы и современные технологии как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности. В настоящее время [2, с. 85]:

‒ не определена очередь признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

‒ неимение законов, действительно уравнивающих в правах бумажный и электронный документы. В результате внедряющие СЭД компании вынуждены одновременно поддерживать 2 системы документооборота — бумажную и электронную, и не могут окупить растраты на внедрение современных технологий за счёт резкого уменьшения «бумажной» системы.

‒ нет законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на аналоговые и/или электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы.

Невероятно, но никто не поднимает вопрос о разработке законодательства о переводе бумажных документов на иные носители с правом уничтожения их подлинников. А ведь именно нехватка такого закона не позволяет обширно внедрять современные технологии в делопроизводстве и документообороте. В зарубежной практике растраты на внедрение СЭД и/или систем микрофильмирования окупаются в большинстве случаев за счёт освобождения площади архивов и сокращения численности личного состава, работающих в бумажном делопроизводстве.

С большим распространением в современном мире электронных документов и средств их обработки особо важной стала проблема установления достоверности и авторства таких документов.

В чём же состоит проблема? В конце обыкновенного письма или документа исполнитель или ответственный человек ставит свою подпись для достижения 2 целей. Во-первых, получатель имеет возможность удостовериться в подлинности документа, сравнив подпись с находящимся у него образцом. Во-вторых, личная подпись считается юридическим залогом авторства документа. Конечно, сейчас есть электронная цифровая подпись, которую мы подробно разбирали вначале, руководствуясь законом [5, ст. 2, ст. 5].

Проанализируем ещё 1 не менее актуальную проблему, которая заключается в основательной организации архивной работы с электронными документами, с сохранением их юридической и другой силы. Архивные агентства, федеральные архивы, государственные архивы субъектов России лишь начинают работать с комплектованием электронных материалов на постоянной основе. Однако в последнее время были организованы некоторые специализированные архивы по государственному хранению электронных документов. Например, Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ), который образован в 2002 году.

Системы СЭД только начинают употребляться в организации хранения материалов и сведений и для налаживания эффективного доступа к сохранённым массивам документов. Выявляются иные проблемы: обеспечение невредимости и аутентичности электронных документов на протяжении продолжительного времени.

Некоторые СЭД вообще не предполагают архивного хранения электронных документов, прочие же приспособлены таким образом, что удалить из них документы (например, в связи с истечением срока хранения) просто недопустимо.

Обыкновенные системы управления базами данных не подходят для хранения электронных материалов, потому что они направлены на функционирование с определённые данными, а не документами.

Помимо всего прочего, быстрый процесс старения компьютерной техники и носителей дают начало намерению лишиться сведений и электронных документов из-за неспособности их прочесть.

Обеспечение сохранности электронных документов — объединение мероприятий по формированию материально-технической базы, наилучших условий, соблюдению нормативных правил и подобающей организации хранения электронных документов, которые отбрасывали бы потерю электронных носителей и обеспечивали поддержание их в соответствующем физическом и техническом пребывании. А ещё возможность отражения электронных документов в виде, пригодном для осознания и понимания людьми без добавочных технических устройств.

При организации длительного хранения электронных документов смена программной платформы может вызвать полную потерю документа из-за невозможности просмотра. Специалисты предлагают некоторые вероятные вариации решения такой проблемы [2, с. 119]:

1. Миграция — своевременный перевод баз данных и иных электронных сведений на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, применяющиеся в компании для оперативного управления информационными резервами («пользовательские форматы»).
2. Эмуляция программной области. Этот метод основан на критерии «идеального сохранения». Его преимуществом является возможность применения изначального программного обеспечения.
3. Инкапсуляция — включение электронных документов в группу файлов межплатформенных форматов, к примеру, в XML. В данное время американские архивисты считают такой метод как наиболее лучший для обмена и длительного хранения электронных документов.

Ещё одной проблемой, призывающей внимания, значится проблема внедрения электронного документооборота в организацию.

Для благополучного внедрения СЭД в компании нужно сторониться некоторых присущих ошибок: пренебрежения к организационным вопросам, ставки лишь на собственные силы при разработке системы, выгоды на «пилотном» проекте. Неполная подготовка правил работы с СЭД и низкая степень обучения персонала также могут затруднить эффективное внедрение.

Одна из типичных ошибок при переходе к электронному документообороту — недостаточная проработка организационных вопросов, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто начальство предприятия считает вопросы организации документооборота незначительными, не заслуживающими особого внимания, но в последствие именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов фирмы. Недостаточная заинтересованность начальства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень долгое время.

Ещё одним препятствием считается метод построения СЭД. С точки зрения экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-отдела заранее обрекает предприятие на продолжительный процесс доработок и ставит, кроме того, всю программу в зависимость от разработчиков системы. Подобный метод оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. Разработка СЭД собственными силами может привести к тому, что текущий момент с документооборотом будет законсервирован.

После выбора продукта надобно отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решение в работе, выявить все недостатки. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения нацеленным задачам, и если оно не удовлетворяет всем условиям, отказаться от внедрения, не теряя при этом существенных средств. Поэтому еще одной ошибкой при внедрении может быть экономия денежных средств на предварительное выполнение «пилота».

Еще некоторые трудности возможны на следующих стадиях внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных материалов, регламентирующих процессы документооборота на предприятии и невнимание со стороны начальства к вопросам обучения конечных пользователей. Подготовка нормативных требований по процессам электронного документооборота должна происходить параллельно с опытной эксплуатацией и предполагать разработку детальных инструкций по делопроизводству для работников, соответствующих приказов и положений.

Вопросам обучения личного состава также должно отводиться самое пристальное внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно совершаться на постоянной основе и на всех стадиях внедрения.

Заключение: Сложившиеся формы и технология работы с документацией в компаниях в рамках обыкновенного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Универсальная информатизация общества, обширное распространение новых информационных и коммуникационных методик, последовательное внедрение рыночных приспособлений и современного менеджмента привели к усилению миссии информации в социально-экономических процессах и уяснению её как основного стратегического резерва. В связи с тем, что главную составляющую информационного ресурса насчитывает документация, можно считать, что на современном этапе созрели нужные предпосылки для перехода к новому методу работы с документами на предприятиях — управлению документацией на основании систем электронного документооборота.

Вопреки проблемам (законодательного характера, удостоверения, длительного хранения электронных документов, внедрения), электронный документооборот содержит вереницу неоспоримых преимуществ перед обычным (повышение результативности фирмы, мгновенный доступ к информации, быстрый поиск документов и т. д.), что в данное время и вызывает надобность внедрения СЭД. Ну а основным превосходством СЭД, благодаря которому компании пытаются перейти на автоматизированный документооборот, является увеличение эффективности работы фирмы в целом.

Системы, которые облегчают работу лишь с бумажными документами-оригиналами (при помощи создания электронных регистрационных карточек и/или электронных копий данных документов), на мой взгляд, обречены на исчезновение. Однако пока сложно представить себе предприятие, в котором циркулируют и хранятся только электронные сведения. Соответственно будущее принадлежит совокупным системам, действующим со всякими первичными документами — как бумажными, так и электронными. Интерес к СЭД, поддерживающий юридически значимый электронный документооборот и миссии работы с ЭЦП, неуклонно возрастает. В то же время электронные подлинники, находящиеся в действительном делопроизводстве или хранящиеся в архивах, пока опущение, чем правило. Но так будет не всегда и совсем скоро положение может измениться на прямо противоположную.

Литература:

1. Гребнёв В., Скиба А. Направление правового регулирования вопросов использования электронной цифровой подписи. — Издательство: НТУУ «КПI», 2003. — Выпуск 6. — 10 с.
2. Лапина М. А., Ревин А. Г., Лапин В. И. Информационное право. — Издательство: Юнити-Дана, 2004. — 336 с.
3. Ротков Л. Ю., Зобнев А. В. Электронная цифровая печать электронном документообороте / Учебно-методические материалы по программе повышения квалификации «Электронный документооборот». — Нижний Новгород, 2006. — 42 с.
4. Гражданский кодекс Российской Федерации. — М.: Статут, 2012. — 686 с.
5. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года № 1-ФЗ