Культурный дискурс литературного языка в аспекте деловой переписки



В нашем современном мире важную роль играет коммуникация в сфере экономики и бизнеса, что обуславливает растущий интерес к изучению делового дискурса как аспекта литературного языка.

Имеет ли литературный язык особую тенденцию русского делового стиля общения? Все то множество направлений в языке, которое вмещает в себя все своеобразие русского языка: художественный, беллетристский, научный, исторический, производственный, официально-деловой и т. д. Под стилем языка мы понимаем объединение речевых средств и смысла их употребления. А. Н. Ефимов пишет о стилевом разнообразии как о сложной закономерности [1], в которой есть типичные для каждого стиля положения, так и чуждые им же.

Подходя к теме нашего дискурса, стоит упомянуть о таком стиле, как документально-деловой. Составление указов, приказов, постановлений и прочего в деловой официальной переписке занимает важное место в законодательно-распорядительных документах. В каждой группе стилей есть свои особенности и разновидности. Деловой и официальный стиль сложен и труден для большинства служащих. В этом стиле важно писать ёмко и четко, нежели в литературно-публицистическом. Для того чтобы научиться составлять служебные документы правильно, нужно рационализировать этот процесс, тогда мы добьемся экономии времени, сил, и повысим общий культурный уровень документарного труда.

В такой работе, как составление документа мы обращаем внимание, прежде всего, на словесное оформление решения которое мы хотим предпринять. Язык в этом деле играет большую роль в принятии активного, а не пассивного решения. В этом деле мы должны активно стимулировать деятельность побудительного характера. В деловом стиле очень важно использовать языковые конструкции в императиве. Имея в виду повелительные конструкции языка для распоряжений и приказов.

Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык. Когда мы слышим такое словосочетание как «деловой стиль» мы представляем образ человека в строгом костюме «с иголочки» и думаем лишь о том, как красноречивее и более традиционно объясниться перед своим собеседником не выходя из рамок официального взаимоотношения. Деловой язык это понятие определенное и всегда тесно контактирует с литературным языком, без которого здесь не обойтись.

Большую роль играет традиция в деловом документализме. Слишком живучими оказались и речевые штампы, которые всегда с радостью использует каждый при составлении документа в официально-деловом стиле.

Документ — это, прежде всего текст, где важнейшее условие это официальный стиль написания и хорошо поставленный вопрос управленческой деятельности [2].

Текст — это снова любого документа. Иногда документы посвящены одному вопросу, а когда-то нескольким, но в итоге любой документ должен соответствовать требованиям ЕГСД (Единая государственная система делопроизводства). Поэтому подготовка текстовой части документации является важнейшим условием в управленческой деятельности.

В любом правильно составленном документе должны быть две части:

1. обоснование существующей проблемы для составления этого документа;
2. просьбы, выводы или распоряжения.

Даже в самом коротком официально-деловом письме, содержащим лишь одну фразу, если оно грамотно составлено, то в нем будут различимы эти два основания. Бывают случаи, когда документ содержит только заключительную часть, в приказах — распорядительную, в заявлениях — просьбу без мотивации.

Самое распространенное для текста документа является схема, включающая такие элементы: введение, доказательство или мотивация, выводы и заключение. Нередко выводы опускаются.

Введение будет вмещать в себя повод для составления данного документа.

В мотивации будет суть вопроса, доводы и факты. Доказывающая часть поместит в себя ссылки на доказательства. Чем сложнее доказательство тем оно больше требует вывода как следующий элемент документа. Выводы не отдельный документ, а лишь дополнение к доказательству.

Заключение встает главной логической умозаключающей частью всего. Это ведущая мысль, преследуемая составителя служебного документа и здесь она единственная обязательная.

Заключения делятся на группы: пассивные и активные. Пассивные это описательные простые умозаключения. Активные делят на прямые и косвенные. В активном побуждают к действию в приказном характере, а в косвенном возможно ожидают действий.

Прямое активное заключение употребляется в приказах, протоколах собраний, письмах, телеграммах, косвенное — в договорах, инструкциях, положениях и т. д. По возможности надо предпочитать активное заключение косвенному.

Сокращения применяются в документах системы ОРД (Организационно-распорядительная документация). Все они должны соответствовать ГОСТ 1. 5–85, а так же Федеральному закону «Сводных правил русской орфографии и пунктуации» [3].

Сокращения будут оправданы, ведь они экономят время как составления так и прочтения документа. Принято различать сокращения нескольких типов:

1. Ициальные или аббревиатуры. МВД, ГУМ, ЦУМ, ГОСТ.
2. Сложносокращенные слова смешанного типа будут писаться по-разному, как ОМЕЕ сахар, округе и др. Пишутся они по-разному.
3. Сложносокращенные слова сложного типа. Например: колхоз, медсестра, медцентр.
4. Географические сокращения для обозначение населенных пунктов, деревень, городов, улиц и т. п.
5. Заимствованные из других языков, например: БИБИСИ.

Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи.

Таблицы нередко используются в документах и вмещает в себя количественные числительные. Если в тексте документа числа не имеют единиц измерения они будут написаны словами, как: в одном направлении, пятью болтами. Составные числительные пишутся просто: 54,64, 4356 и т. п.

Десятки, тысячи и больше будут написаны таким способом: 17 млн. человек, 34 тысяч кнт., 434тыс., но единообразно в одном тексте.

Составные слова которые имеют и числительное и слово пишутся через дефис: 400-летие, 10-томный.

Неправильно:

6, 0 мм, 3, 6 мм, 22, 9 мм

Правильно:

10 см х 50 см х 90 см 10 х 90 х10 см

20 кг, 20 кг, 70 кг. 90; 10; 20 кг.

Таблица может иметь заголовок, который размещается справа над нею. Он не подчеркивается.

С большой буквы пишутся все названия в высших органах сласти. Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. И других центральных учреждений с прописной буквы пишется первое слово, а так же собственные имена.

Фирмы, предприятия пишутся с прописной буквы только в первом слове.

Названия объединений, комбинатов, шахт, трестов и институтов, если им предшествуют родовые слова типа «производственное объединение», пишутся в кавычках и не склоняются, например: производственное объединение по добыче угля «Макеев уголь»— производственному объединению «Донецк-уголь».

Названия пишутся без кавычек и без родовых слов.

Все что начинается со слов «Государственный» и тому подобное пишутся с прописной буквы.

Слово «Совет» пишется с прописной буквы, например: Совет Федераций, а если сокращенный вид (сельсовет), — то пишется со строчной буквы.

Во множественном числе слова пишутся со строчной буквы.

Общепринятые каноны написания деловых писем определяют аспект литературного языка — официально деловой стиль изложения. Несоблюдение правил может губительно повлиять на престиж фирмы и сыграть злую шутку при заключении контрактов. Свидетельством солидного и надежного партнерства послужит соблюдение этих правил, ибо достижение взаимопонимания невозможно без знания основ делового общения, в том числе деловой переписки, в их проекции на процесс общения.

Случается так, что при составлении документов из-за незнания или невнимательности допускаются отклонения. В ходе такого допуска, текст становится непонятным и слишком загроможденным словесными излишествами. К таким относят слова иноязычного происхождения, малоизвестные слова и афоризмы, профессионализмы, сленг, просторечия и тому подобное. Лучше обойтись без этого.

Литература:

1. Ботавина Р. Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика, 2004.
2. Бриттни Л. E-MAIL и деловая переписка: Практическое руководство. – М.: АСТ: Астрель, 2004.
3. Гусев И. Е. Этикет от А до Я.- Мн.: Харвест, 1999.
4. Кузнецов И. Н. Деловая переписка: Учебно-справочное пособие. – Москва: Издательско-торговая компания Дашков и К, 2007.