К вопросу о выборе оптимального программного обеспечения для обучения студентов управлению проектами



Управление с помощью проектов — один из новейших подходов в менеджменте. Системный анализ, являющийся его основой, дает возможность справиться с многими трудностями. Подход помогает разделить сложный комплекс проектных работ на подразделы, ступени, задачи и выявить связи между ними; сформировать команду подходящих участников работ; определить цели и конкретные сроки их достижения; изучить и распределить ресурсы и задать бюджет проекта.

Проектная деятельность как методика обучения завоевала популярность во многих странах в силу рационального сочетания теоретических знаний и их практического применения для решения конкретных проблем окружающей действительности в совместной деятельности студентов.

С помощью технологии проектного управления можно произвести точный расчёт всех ресурсов, нужных для реализации, таких как оборудование, материальные и финансовые средства. Можно грамотно разнести производственные расходы, взяв за основу исходные данные, например, планируемая трудоемкость работы, время ее выполнения. Прозрачная проектная организационная структура управления позволяет достигать высокой эффективности управления как по показателям производительности, оптимизации сроков и затрат на выполнения отдельных работ, этапов, так и проекта в целом.

Управление при помощи проектов подразумевает не только успешное завершение проекта, но и использование гибкости управления как основного принципа управления сложной организацией [3, с. 264].

Однако работа над проектом — сложный многокомпонентный процесс, который ставит перед студентами тяжелые для неопытного менеджера задачи. Многие студенты испытывают проблемы с пониманием того, как эффектно управлять проектами. Наиболее трудоемкими сторонами студенческих проектов являются:

‒ визуализация задач, связей задач и этапов работы;

‒ работа с информацией разной тематики из разных источников;

‒ распределение задач;

‒ соблюдение сроков и структурирование этапов реализации проекта;

‒ координация между участниками.

Современное обучение управлению проектами рассматривает большое количество программ, позволяющих работать с проектами. Примерами таких программ являются: Microsoft Project, ProjectLibre, Runa, ProjectExpert, ERwinимногие другие.

Многое программное обеспечение дорогое и зачастую специализированное. Мы рассмотрим такие программы как Microsoft Project, ProjectLibre, Runa, так как на сегодняшний день именно эти ПО пользуются популярностью среди менеджеров и предпринимателей и востребованы на рынке.

MS Project — практически монополист среди управленческих продуктов. Это система с широкими возможностями, которая может быть использована для управления огромным диапазоном проектов: от школьных домашних заданий до крупных проектов промышленной области.

Причина огромной популярности программы Microsoft в том, что она входит в семейство программ MS Office, что позволяет пользователю:

‒ легко освоить инструменты программы, благодаря привычному, начиная с текстового процессора MS Word, интерфейсу продуктов MS Office (наиболее схож внешний вид и элементы управления Project с Excel);

‒ работать с формулами Project в стиле формул Excel, которые изучаются и используются ещё в среднем звене школы;

‒ изменять работу программы в соответствии с потребностями своего бизнеса, через программирование или покупку готовых вариантов на основе Visual Basic или Microsoft.Net (актуально для корпоративного использования);

‒ получать помощь технической поддержки Microsoft, доступной во многих странах круглосуточно на родном языке.

Другими сильные стороны MS Project:

‒ корректная работа с версиями Windows и пакетом программ Microsoft Office благодаря единой системе продуктов Microsoft;

‒ совместимость форматов.

На сегодняшний день большинство программных продуктов совместимы с MS Project как минимум на уровне возможности импорта и/или экспорта файлов.

‒ Удобство для изучения

Большая доля платных и бесплатных программ была создана «по образу и подобию» MS Project, ориентируясь не только на его пути организации рабочих процессов и ресурсов, но и на интерфейс программы. Примером может послужить даже LibreOffice, ближайший конкурент на рынке однопользовательских систем. Поэтому MS Project служит хорошей основой для изучения характерных особенностей систем управления проектами в целом. Использование ее позволит, при необходимости, легко разобраться в работе большой доли других управленческих программ [2, с. 25].

‒ Версии программы и совместимого офисного пакета для мобильных операционных систем

MS Office доступен на iOS, Android и WindowsPhone. После регистрации простые пользователи могут просматривать и редактировать файлы.

Основным конкурентом среди программного обеспечения для управления проектами, предназначенного для персонального использования, является ProjectLibre.

Ее главная особенность в том, что ProjectLibre представляет собой систему управления проектами, которая позиционируется как бесплатная замена Microsoft Project. Она является свободным программным обеспечением. Программа работает на всех распространенных операционных системах.

По сравнению с Microsoft Project, который она тесно имитирует, ProjectLibre имеет аналогичный интерфейс. Особенности расчета сопоставимы: труд, почасовая ставка, расход, и постоянные издержки.

В число важных возможностей программы входят:

‒ полная совместимость с Microsoft Project 2010: импорт/экспорт проектов Microsoft Project 2010;

‒ отчеты об использовании задач;

‒ структура декомпозиции работ;

‒ поддержка диаграмм Ганта и PERT-диаграмм.

Благодаря своей политике открытого исходного кода и распространения, ProjectLibre заслужила широкую известность среди малого бизнеса и бюджетных необразовательных учреждений, которые не могут позволить себе затраты на дорогостоящие пакеты Microsoft [1, с. 137].

В отличие от таких гигантов, как MS Project и LibreProject, Runa не является заграничным продуктом и не основана на разработках других крупных проектов. Runa скорее может заменить собой MS Access или 1C, чем полноценную управленческую программу для ведения проекта.

Однако преимущество Runa в другом. Этот конструктор — весьма мощное программное обеспечение для автоматизации работы. Запросы программы невелики, а работает она стабильно. Опыт использования конструктора показывает, что обычный пользователь домашнего компьютера в состоянии разобраться с конструктором и на его базе создать собственную программу действий.

Разработчики и активные пользователи программы делятся полностью функциональными проектами, построенными на базе конструктора, в открытом доступе. Пример таких решений — документы для операций с автомобилем, учет для малого предприятия и др. Разработчики Runa предлагают использовать ее как:

‒ напоминание событий

‒ базу знаний

‒ личный справочник

‒ менеджер задач

‒ диспетчер закладок

‒ органайзер файлов

‒ защитник информации

Для более удобного рассмотрения, мы составили сравнительную таблицу.

Таблица 1

Сравнительная характеристика программных продуктов для управления проектами

	Microsoft Project	ProjectLibre	Runa
Эффективное управление проектами	+	+	+
Отчеты о выполнении задач	+	+	+
Ведение баз данных	-	-	+
Коммуникации между участниками проекта	+	-	-
Отображение хода работы в виде диаграммы Ганта	+	+	-
Многопользовательская работа	+	+	-
Работа с Windows OS	+	-	+
Оптимизация производственного процесса	+	+	+
Просмотр состояния проекта в различных ситуациях	+	+	-

Из сравнительной характеристики следует, что самый эффективный программный продукт — Microsoft Project. Несмотря на отсутствие бесплатной подписки и коммерческое распространение, программа практически не имеет конкурентов среди систем управления проектами, пригодных для работы учащихся школ и высших учебных заведений. Фактически, она используется в самых разных областях деятельности, будь то организация снабжения научно-исследовательских станций в Антарктике, реконструкция МКАД и организация Олимпийских Игр.

MS Project является сложнейшим программным обеспечением и носит уникальный характер при поддержании инфраструктуры крупных предприятий, где с помощью проектного управления единая картина проведения работ объединяет, с одной стороны, различные секторы деятельности, а с другой, многочисленных субподрядчиков. Использование студентами MS Office, позволяет избежать затруднений в таких важных аспектах работ по реализации, как визуализация,работа с информацией разной тематики из разных источников, распределение задач, соблюдение сроков и структурирование этапов реализации проекта, координация.

Таким образом, программное обеспечение Microsoft Project совместно с пакетом программ MS Office имеет ряд преимуществ перед другими программами аналогичного и схожего функционала, а также соответствует потребностям студентов, которым нужен опыт эффективного ведения проектов.

Литература:

1. Хорошилова О. В., Журавель Я. У. Характеристика информационных технологий, используемых в управлении проектами // Теория науки. — 2017. — № 5. — С. 134–140.

2. Чашин М. О. Совершенствование процедур планирования в системах управления проектами // Научные записи молодых исследователей. — 2014. — № 4. — С. 24–27.

3. Юсупов В. З. Проектно-целевое управление развитием дополнительного образования в вузе // Проблемы педагогики и психологии. — 2014. — № 1. — С. 259–265.