Особенности реализации технологии проектного офиса как способ управления развитием образовательной организации



В статье автор пытается определить эффективность механизмов реализации проектного офиса как инструментария для повышения качества образования, уровня культуры управления проектами, командой проекта, контроля и оценки эффективности работы школывособых организационных условиях.

Ключевые слова: проект, проектный офис, команда проекта, управление проектом, эффективное функционирование.

Обеспечение реализации проектов для достижения целей и целевых показателей установлены Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 года № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года» [7].

Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ говорит, о том, что «образовательные организации формируют открытые и общедоступные информационные ресурсы, содержащие информацию об их деятельности» [8]; федеральные государственные образовательные стандарты устанавливают требования к развитию универсальных учебных действий обучающихся в области информационно-коммуникационных технологий и учебно-исследовательской и проектной деятельности; профессиональный стандарт педагога ориентирует как на применение современных информационных и цифровых технологий и методик обучения, так и на применение технологий проектной деятельности.

Жизненный цикл современной школы — это сложный процесс, поскольку школа может функционировать успешно только при условии, если каждые ее составляющие будут действовать согласованно и результативно, поэтому большое значение приобретает эффективное управление современной образовательной организацией.

Когда перед образовательной организацией стоит задача повышения ее эффективности и результативности при ограниченности ресурсов, выхода из состояния функционирования в режим развития, проектный менеджмент — один из наиболее действенных инструментов управления.

Говоря об истории создания проектного менеджмента, Савенкова Е. В., Шклярова О. А. в своей работе "Проектный менеджмент в образовательной организации"замечают, что«проектный менеджмент формировался как метод управления проектами, в основе которого была заложена методика сетевого планирования деятельности всех сотрудников организации. Такой подход позволял оптимизировать ресурсы, повысив эффективность их использования. В первую очередь речь идет о человеческих, кадровых ресурсах и ресурсе времени» [4].

Результаты использований, связанных с применением различных аспектов проектного подхода, представлены в работах Галеевой Н. Л., Давыденко Т. М., Воровщикова С. Г., Капустина Н. П., Каракозова С. Д., Конаржевского Ю. А., Зверевой В. И., Лазарева В. С., Лопаткина В. М., Новикова Д. А., Поташника М. М., Прикот О. Г., Третьякова П. И., Шамовой Т. И. и других [9].

При переходе образовательной организации на проектное управление, возникает проблема с планированием, организацией и контролем проектной деятельности, которая решается с помощью внедрения технологии проектного офиса.

Под проектным офисом понимается «структурное подразделение организации, призванное решать задачи структуризации и упорядочивания всех процессов, связанных с реализацией нового замысла, а также обмениваться технологиями, методами, инструментами и ресурсами» [6]. Иными словами, проектный офис — это структура, создаваемая в организации для выполнения определенных функций, связанных с разработкой и внедрением новации, проекта.

Как следует из статьи Власовой Е. А. « Совершенствование системы управления образовательной организацией на основе внедрения «проектного офиса», «Проектный офис решает следующие задачи:

– разработка и внедрение корпоративной методологии управления проектами;

– управление отдельными проектами, программами и портфелями проектов;

– инициация новых проектов;

– анализ эффективности различных направлений деятельности;

– технологическая поддержка управления проектами техническими и программными средствами;

– административное управление персоналом, задействованным в проектах;

– ведение архива проектов» [1].

ГОСТ Р 58305–2018 «Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис» характеризует проектный офис «как постоянную структурную единицу в организационной структуре» [2]. Но возможны ситуации, когда проектный офис формируется на временной основе и после решения запланированных задач расформировывается.

Для того, чтобы проектный офис работал, используется «четырехступенчатый подход:

1 ступень — закладка фундамента;

2 ступень — запуск краткосрочных мероприятий;

3 ступень — развертывание долгосрочных решений;

4 ступень — поддержка и совершенствование» [1].

На первой ступени устанавливаются границы проектного офиса и определяются актуальные задачи и долгосрочные цели.

На второй ступени начинается работа по организации выполнения краткосрочных мероприятий и запускается поддержка проектов. Наряду с краткосрочными инициативами должно также осуществляться курирование проектов, которое включает помощь проектам, находящимся на начальной стадии или нуждающимся в поддержке.

Основной целью третьей ступени является улучшение и ускорение процессов, обучение персонала и организация стабильной поддержки проектов.

На четвертой ступени проектный офис функционирует и поддерживает организацию, выполняя повседневные задачи, совершенствуя управление проектами и увеличивая степень участия проектного офиса в достижении стратегических целей организации.

Моисеева Е. Б. отмечает, что «создавая систему управления проектами, необходимо выполнение следующих действий:

– сформулировать цели и задачи;

– выбрать соответствующий вид проектного офиса;

– разработать организационную структуру проектного офиса» [3].

Успех и эффективность реализации любого проекта — результат грамотной организации работы команды проекта.

Команда проекта — одно из ключевых понятий в управлении проектами. В современном менеджменте используется несколько терминов, характеризующих тот или иной уровень группового взаимодействия людей: группа, социальная группа, коллектив, команда. Наиболее распространенные представления о группе основываются на трактовках, которые даны в социологии и психологии исходя из этимологии данного понятия. Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. в «Толковом словаре русского языка» термин «группа» в соотнесении к человеческому сообществу описывают как «…совокупность людей, объединенных общностью интересов, профессии, деятельности…» [4]. Смысл их объединения — совместная деятельность.

Команда проекта — это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением программы, проекта и подчиненных руководителю (лидеру), несущему основную ответственность за качество реализации проекта. Команда проекта — категория значительно более узкая и конкретная, чем участники проекта. Она создается из специалистов организации на период разработки и реализации проекта и после его завершения распускается.

Из статьи Чичерина Ю. А., Суворовой Н. Н. «Проектный менеджмент: систематизированное изложение теоретических основ» следует, что в процессе формирования и развития команды проекта выделяются несколько стадий или этапов, сущность которых можно представить следующими периодами:

– адаптационный период связан с организацией знакомства потенциальных кандидатов в члены команды, в процессе которого люди открывают для себя личностные и профессиональных качества друг друга.

– согласование и структурирование работ, полномочий, ответственности — этот период начинается с обсуждения условий и правил совместной деятельности, установление деловых отношений в решении основных задач проекта. Члены команды изучают основные характеристики идеи проекта, участвуют в обсуждении альтернатив, окружения, ресурсов проекта, возможных рисков, вырабатывают совместный план и график выполнения основных работ, форм и видов промежуточного и итогового контроля и отчетности;

– период максимально активной и продуктивной работы по реализации проекта всех членов команды — период завершения проекта и формального распада команды или начала нового проекта [9].

По мнению Савенковой Е. В., Шкляровой О. А. одним из примеров описания таких принципов могут служить исследования Власенко Л. В., Голомазовой Т. Н., Ивановой З. И., Предко И. Д. Авторы выделяют три основных принципа в управлении командой:

– принцип прямого участия в решении управленческих задач, когда в обсуждении актуальных проблем и инициатив принимают участие не только лидер команды и ее члены, но и практические участники проекта;

– принцип непрерывного обеспечения управления — обеспечение управления на всех стадиях от формулирования идеи, замысла и целей проекта до их практического воплощения;

– принцип технологизации управленческой деятельности предусматривает четкую алгоритмизацию всех процедур и операций, координацию и синхронизацию деятельности всех участников проекта [5].

Савенкова Е. В., Шклярова О. А. подчеркивают следующие достоинства командной работы в проектном менеджменте:

– высокая эффективность деятельности;

– профессиональное и социальное развитие каждого;

– выработка новых конструктивных идей;

– быстрота реакции в критических ситуациях;

– более качественная работа со всеми субъектами образовательного процесса;

– уверенность в себе и коллективе каждого члена команды;

– снижение стресса для всех членов команды;

– улучшение психологической обстановки и качества жизни на рабочем месте [5].

В итоге, в процессе эффективного функционирования проектного офиса, в образовательной организации происходят следующие ключевые изменения:

– институциональные изменения — модернизация образовательной модели, интеграция проектной работы в процесс обучения;

– изменения в организации учебной деятельности — внедрение проектного обучения в урочную и внеурочную деятельность школы;

– управленческие изменения — создание отдельных подразделений, курирующих проектную деятельность появление новых структурных единиц, реализующих проектные форматы

– изменения педагогических технологий — обучение и переобучение педагогов, введение новых образовательных форматов и систем оценивания;

– кадровые изменения — повышение квалификации, привлечение практиков, специалистов, педагогов других образовательных организаций.

Литература:

1. Власова Е. А. Совершенствование системы управления образовательной организацией на основе внедрения «проектного офиса». URL: https://pedsovet.su/load/338–1-0–52792 (дата обращения: 12.02.2023).
2. ГОСТ Р 58305–2018 «Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис».
3. Моисеева Е. Б. Совершенствование системы управления школой на основе проектного офиса. URL: https://www.hse.ru/edu/vkr/144091760 (дата обращения: 12.02.2023).
4. Ожегов С. И. Толковый словарь русского языка. ISBN: 978–5-905542–46–6. –М., А ТЕМП, 2020
5. Савенкова Е. В., Шклярова О. А./ "Проектный менеджмент в образовательной организации".ISBN: 978–5-4263–0740–7, Литагент МПГУ– М., 2019.URL: https://iknigi.net/avtor-olga-shklyarova/207470-proektnyy-menedzhment-v-obrazovatelnoy-organizacii-olga-shklyarova/read/page-4.html (дата обращения 12.02.2023).
6. Рябоконь Е. Н. Внедрения «проектного офиса» для совершенствования системы управления образовательной организацией» URL: https://infourok.ru/vnedreniya-proektnogo-ofisa-dlya-sovershenstvovaniya-sistemy-upravleniya-obrazovatelnoj-organizaciej-5715544.html (дата обращения: 12.02.2023).
7. Указ Президента Российской Федерации от 07.05.2018 г. № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года». URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/43027 (дата обращения 12.02.2023).
8. Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/ (дата обращения 12.02.2023).
9. Чичерин Ю. А., Суворова Н. Н. Проектный менеджмент: систематизированное изложение теоретических основ // IV Международная студенческая электронная научная конференция «Студенческий научный форум» 15 февраля — 31 марта 2012 года. URL: https://scienceforum.ru/2012/article/2012000636 (дата обращения: 11.02.2023).