Правила оформления документов в англоязычных странах

В данной статье подробно рассматриваются основные правила оформления деловых писем в английском языке. Особое внимание уделяется терминологии и правилам ее использования в источниках юридического характера. В качестве анализируемого материала взят стандарт деловой корреспонденции, принятый в англоязычных странах. В процессе работы мы приходим к выводу о том, что знание основ оформления деловой документации является одним из необходимых требований для современного специалиста.

Ключевые слова: термин, деловая документация, юридическая лингвистика, стандарт.

Существуют значительные различия в оформлении документов в России и англоговорящих странах. Они касаются как части оформления, включая форму бланка и стандарты его заполнения, так и аспект организации письма (наличие вводной части, норм вежливости и т. д.). В данной работе рассматриваются основные особенности оформления документов в англоязычных странах (Великобритания и США) [3].

Сегодня наблюдается тенденция стандартизации делового письма. Этому явлению способствует деятельность многих международных компаний, стремящихся унифицировать формат официальных документов, включая форму письма. На данный момент можно выделить следующие обязательные аспекты делового письма:

1. Информация об отправителе (Issuer Field), включая название организации, юридический адрес, номер телефона и другие сведения;

2. Аналогичные данные получателя (Reference Line);

3. Дата (Date);

4. Обращение (Salutation or greeting);

5. Тема письма (Subject Line);

6. Основная часть письма (Body of the Letter);

8. Подпись (Signature);

9. Приложение (“Attachment” в случае, если к письму прилагается документ или договор);

В своем практическом пособии Ш. Тейлор справедливо замечает: «Заголовок письма включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый адрес с указанием индекса и номера телефона. В заголовке может содержаться указание о роде деятельности фирмы, ее характеристика (например: Inc. или Ltd., где Inc. — “incorporated” (корпорация), а Ltd — “limited” (общество с ограниченной ответственностью или ООО)» [4, C. 150]. В целях экономии времени в указании реквизитов поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания. Далее следует информация об адресанте, включая код фирмы или отдела (буквенный и цифровой), а также индекс или номер дела [2, C. 190].

Особое внимание следует уделить правилам оформления дат. В английской языковой традиции существует две разновидности их оформления: британская и американская. В британском варианте имеет место запись посредством слов и цифр. Похожий случай мы можем увидеть в российской финансовой документации:

19 Sep. 2023 \ 19 September, 2023 \ 19th September, 2023

Как мы видим из примера, на первом месте стоит день, на втором — месяц, на третьем — год, что полностью соответствует правилам оформления, принятым в России.

Способ обозначения даты, принятый в США, строится по следующей схеме:

September 19th, 2023September 19, 2023

Как можно заметить на примере, на первом месте стоит месяц, а на втором — год, а не наоборот. Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая [1, C. 301]. В настоящее время значительную популярность набирает тенденция минимального использования знаков пунктуации, в результате чего можно встретить следующий формат написания даты: 19 September 2023.

Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, так как последовательность дня и месяца в разных странах может варьироваться.

СШАВеликобритания

10/ 4 / 2017 месяц/день/год10 /4 / 2017 день/месяц/год

Международной организацией по стандартизации (ISO), в связи с компьютеризацией делопроизводства, рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день. (2000–12–31 или 2000/12/31).

Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в следующей последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). Если письмо адресовано в США, необходимо указать название штата, если в Великобританию — название графства. Последней строкой указывается страна. Например: Continental Supply Company, 312 Fifth Avenue, New York, NY, 11021 U. S. A.

Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Обращение принято писать на левой стороне бланка отдельной строкой.

В письмах к фирмам и организациям обычно употребляется фраза Dear Sir/Madam, или Dear… (current position — занимаемая должность) [5, C. 90].

Вводная часть письма печатается ниже. Членение на абзацы происходит посредством нескольких интервалов. Текст письма содержит два основных абзаца: в первом содержится основная смысловая нагрузка, во втором — оформляется заключение [2, C. 120].

Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, быть логичной и убедительной. Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Например:

1. Your prompt reply be appreciated (Мы были благодарны за ваш скорый ответ);
2. Please accept thanks in advance (заранее примите нашу благодарность);
3. With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания) [5, С. 102].

Подпись располагается на отдельной строке. Указание имени воспроизводится без точки.

Таким образом, рассмотрев основные особенности оформления деловых писем в английском языке, мы пришли к выводу о том, что, несмотря на некоторые расхождения в правилах оформления, стандарт деловых писем остается одинаковым, как в англоязычном пространстве, так и в других странах благодаря Международной организации по стандартизации, стремящейся унифицировать нормы оформления, принятые в разных странах.

1. Арнольд И. В. Стилистика. Современный английский язык: Учебник для вузов. / И. В. Арнольд. — 8-е изд., — М.: Флинта; Наука, 2016, 310 с.
2. Зайцева С. Е. English for Students of Law: учебное пособие / С. Е. Зайцева, Л. А. Тинигина. — М.: КНОРУС, 2008. 346 с.
3. Особенности оформления документов за рубежом. Лекция 17. [Электронный ресурс] Казанский государственный энергетический университет. URL: https://studfile.net/preview/6326876/page:17.
4. Тейлор, Ш. Деловая переписка и образцы документов на английском языке / Ш. Тейлор. — М.: Проспект, 2002. 377 c.
5. Ткачева Л. Б. Основные закономерности английской терминологии. Т.: Изд-во Том. ун-та, 1987. 200 с.
6. Швейцер А. Д. Перевод и лингвистика. / А. Д. Швейцер. — М.: Наука, 2013. 141 с.