Алгоритм проведения оценки эффективности организационной структуры

Автор: Ермолаева Анна Андреевна

Рубрика: 17. Менеджмент

Опубликовано в

LXVII международная научная конференция «Исследования молодых ученых» (Казань, октябрь 2023)

Дата публикации: 17.10.2023

Статья просмотрена: 352 раза

Скачать электронную версию

Библиографическое описание:

Ермолаева, А. А. Алгоритм проведения оценки эффективности организационной структуры / А. А. Ермолаева. — Текст : непосредственный // Исследования молодых ученых : материалы LXVII Междунар. науч. конф. (г. Казань, октябрь 2023 г.). — Казань : Молодой ученый, 2023. — С. 5-20. — URL: https://moluch.ru/conf/stud/archive/501/18190/ (дата обращения: 16.11.2024).

}}}

В статье рассмотрены понятие организационной структуры, ее взаимосвязь со структурой бизнес-процессов. Предпринята попытка синтезировать способы оценки эффективности организационных структур в примерный алгоритм действий. Представлены критерии и показатели, по которым можно провести анализ эффективности организационной структуры, а также дать оценку эффективности структурных преобразований.

Ключевые слова: организационная структура, структура компании, эффективность, оценка эффективности, распределение обязанностей, функционал, дублирование, ответственность, мотивация.

Организационная структура как ядро организации и структура бизнес-процессов как основа деятельности компании являются взаимосвязанными и взаимодополняющими элементами корпоративной жизни. Эффективны модели управления с организационными структурами, максимально соответствующими деятельности бизнес-процессов. Поэтому для достижения целей компании важно правильно оценить, насколько текущая организационная структура компании соответствует функциям бизнес-процессов.

Статья Усиление конкуренции на рынках, а также необходимость повышения эффективности бизнеса создали предпосылки для внедрения современных систем управления на всех предприятиях без исключения. Примером может послужить внедрение процессного подхода, который позволяет смоделировать, описать и совершенствовать бизнес-процессы компаний.

Суть процессного подхода состоит в том, что бизнес воспринимают как систему взаимосвязанных бизнес-процессов. Это принципиально отличается от «стандартного» взгляда на бизнес через организационную структуру. Мировой опыт уже давно подтверждает эффективность процессного подхода как основополагающего фактора развития современных предприятий. Итоговые результаты любого бизнеса напрямую зависят от того, насколько оптимально выстроены его основные процессы.

Анализ бизнес-процессов компании дает полную картину решения конкретной проблемы. На основе полученной информации принимаются важные и, прежде всего, стратегически правильные решения:

– оптимальная реализация бизнес-процессов;

– целесообразность выполнения задач, выходящих за рамки предприятия;

– определение эффективности инструментов организационных затрат и управления затратами;

– оптимальная организационная структура;

– соблюдение обязанностей, квалификации сотрудников и выполняемых бизнес-процессов;

– инвестиции в исследовательские проекты, автоматизацию производства;

– оптимизация целевых бюджетов;

– определение бюджетной напряженности в бизнес-процессах компании.

Полная и структурированная информация о деятельности субъекта делает компанию успешной и позволяет:

– выявлять и снижать затраты, которые не повышают ценность продукции, и сокращать их;

– уделять особое внимание управленческой деятельности, например, повышению эффективности дорогостоящих операций.

Построение, анализ и оптимизация бизнес-процессов позволяет «уйти» от «ручного» принципа управления к процессному управлению, который позволяет сделать управление «автоматическим» и стабильно получать качественные результаты бизнеса.

С помощью схем бизнес-процессов компания визуализирует большую часть проблем, в буквальном смысле слова. Это позволяет наглядно увидеть, где и как возникают потери, понять, в чем причина их возникновения, и найти простое решение по их устранению. Понятно, что пока бизнес-процессы не описаны, работники будут выполнять поставленные задачи «на ощупь», в меру своего понимания, таланта и настроения.

Анализ организационной структуры включает в себя следующие этапы:

– представление организационной структуры подразделения;

– оценка структуры управления и уровней управления;

– оценка распределения административных задач.

Анализ не является самоцелью, в результате должен быть получен ответ на вопрос о том, рациональна ли текущая организационная структура подразделения. Если сложившаяся структура управления признана рациональной, то делается соответствующий вывод. В противном случае разрабатывается комплекс мер по совершенствованию организационной структуры.

Главные принципы при анализе организационной структуры могут быть сформулированы следующим образом:

Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи подразделения, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.

Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.

Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

Организационная структура управления призвана быть адекватной в социально-культурной среде подразделения, оказывающей существенное влияние на решения, относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей.

Реализация этих принципов означает необходимость учета при совершенствовании организационной структуры.

Анализ организационной структуры предприятия помогает распределить ответственность и полномочия между работниками организации, поэтому так важно иметь оптимально сформированную организационную структуру. Данный этап является необходимым при оценке эффективности организационной структуры.

Анализ организационной структуры предприятия включает в себя тщательное изучение бизнес-процессов (или их частей), осуществления их непрерывного улучшения или трансформации и их связи с организационно-функциональной моделью (далее — ОФМ). В него включается не только работа с графическими схемами, но и анализ всей доступной информации по процессам, измерения их показателей, сравнительный анализ.

Анализ бизнес-процессов проводится в целях выявления проблемных областей и причин их возникновения, определения возможностей и путей совершенствования бизнес-процессов и направлен на то, чтобы выявить, действительно ли процесс обеспечивает создание продукта с заданными характеристиками, а также на идентификацию и оценку рисков, возникающих в ходе его выполнения.

Первым шагом работы является определение плана работ и границ обследования (предметная область, перечень функций, процессов).

Далее проводится сбор исходной информации (нормативно-правовой, методической и справочной документации, регламентов, положений, должностных инструкций и пр.) ответственными лицами с привлечением сотрудников предприятия, которые отвечают за выполнение анализируемых процессов.

Вторым шагом работы является проведение соответствующих мероприятий по обследованию реального положения дел в области реализации бизнес-процессов, изучение ситуации «как есть».

Третьим шагом проводится исследование бизнес-процессов, которое обязательно должно сопровождаться документированием, так как оно позволяет зафиксировать текущее состояние процессов. В дальнейшем это позволит на основе таких описаний разработать регламенты, инструкции, а также модели усовершенствованных процессов, какими они должны быть.

Важно фиксировать именно текущее, реальное состояние предметной области и то, как на самом деле реализуется процесс без учета того, как они должны реализовываться в соответствии с регламентирующими документами или с учетом пожеланий сотрудников, участвующих в их выполнении.

Все отклонения и пожелания необходимо фиксировать отдельно для дальнейшего учета при разработке оптимизированных моделей процессов.

Четвертым шагом проводится оценка эффективности ОФМ модели в подразделении с помощью показателей, представленных в таблице № 1, для которых также устанавливаются целевые значения, осуществляется мониторинг, оценивается состояние процессов, проводится анализ.

Таблица 1

Критерии и показатели проведения анализа эффективности организационной структуры

Показатели оценки

Способ оценки

Целевое значение

Критерий

красная зона

желтая зона

зеленая зона

балл = 0

балл = 1

балл = 2

1. Анализ наличия всех требуемых нормативных документов

Наличие штатного расписания, его соответствие типовому штатному расписанию (% отклонения)

Анализ имеющихся штатных расписаний, типовых штатных расписаний, выявление несоответствий

ШР соответствует типовому ШР

ШР не соответствует типовому ШР (менее 95 %)

ШР соответствует типовому ШР, с незначительными отклонениями (95–99 %)

ШР соответствует типовому ШР (100 %)

Наличие положений о подразделениях, их соответствие требованиям нормативных документов

Анализ положения на соответствие требованиям нормативных документов

Положение соответствует предъявляемым требованиям

Положение не соответствует предъявляемым требованиям

Положение в целом соответствует предъявляемым требованиям, есть незначительные отклонения

Положение полностью соответствует предъявляемым требованиям

Наличие утвержденных приказов о распределении обязанностей между руководителями и их заместителями

Наличие приказа о распределении, анализ декомпозиции функций, все ли задачи отражены

Функции декомпозированы и распределены в соответствии с задачами

Функции не декомпозированы и не распределены в соответствии с задачами

Функции частично декомпозированы и распределены в соответствии с задачами

Функции полностью декомпозированы и распределены в соответствии с задачами

2. Нормативная база и ее выполнение

Выполняются ли требования нормативных документов при структурных преобразованиях

Выполняются ли требования нормативных документов при реорганизации и структурных изменениях

При проведении преобразований все требования соблюдаются

При проведении преобразований требования не соблюдаются

При проведении преобразований требования соблюдаются частично

При проведении преобразований все требования соблюдаются

Разрабатываются ли технико-экономические обоснования вносимых в штатные расписания изменений

При планировании изменений в ШР составляется ТЭО в соответствии с нормативной документацией

ТЭО подготавливаются в полном объеме в соответствии с нормативной документацией

ТЭО не подготавливаются, либо не соответствует нормативной документацией

ТЭО частично соответствует нормативной документацией

ТЭО подготавливаются в полном объеме в соответствии нормативной документацией

Соблюдается ли порядок рассмотрения, согласования структурных изменений

Выполняются ли требования нормативных документов при проведении структурных преобразований

Порядок и сроки рассмотрения планируемых изменений соблюдаются

Порядок и сроки рассмотрения планируемых изменений не соблюдаются

Порядок и сроки рассмотрения планируемых изменений соблюдаются частично

Порядок и сроки рассмотрения планируемых изменений полностью соблюдаются

Выполняются ли требования нормативных документов при формировании штатных расписаний

Выполняются ли требования нормативных документов при формировании штатных расписаний

Требования соблюдаются

Требования не соблюдаются

Требования соблюдаются частично

Требования соблюдаются в полном объеме

Выполняются ли требования нормативных документов при формировании штатных расписаний в АС

Выполняются ли требования нормативных документов при формировании штатных расписаний в АС (автоматизированных системах)

Требования соблюдаются

Требования не соблюдаются

Требования соблюдаются частично

Требования соблюдаются в полном объеме

3. Ведение штатных расписаний, ОФМ, положений, должностных инструкций и т. п.

Обеспечивается ли бюджетом проведение структурных преобразований

Проверка наличия обращений с обоснованием необходимости проведения преобразований, подробным описанием функционала должностей (в соответствии с ЕКТС, профессиональными стандартами); корректность наименований должностей, правильность определения разрядов в соответствии с планируемыми работами

Проведение структурных преобразований обеспечивается бюджетом

Проведение структурных преобразований не обеспечивается бюджетом

Проведение структурных преобразований обеспечивается бюджетом частично

Проведение структурных преобразований обеспечивается бюджетом в полном объеме

Наличие организационно-функциональной модели на предприятии, в подразделении

Соответствует ли построенная ОФМ нормативной документации

ОФМ соответствует нормативной документации

ОФМ не соответствует нормативной документации

ОФМ соответствует нормативной документации, имеются небольшие отклонения/ расхождения

ОФМ полностью соответствует нормативной документации

Наличие организационно-функциональной модели на предприятии, в подразделении и ее анализ

Проверка правильности расчетов коэффициентов ОФМ

Коэффициенты рассчитаны верно

Коэффициенты не рассчитываются

Коэффициенты рассчитаны не в полном объеме

Коэффициенты рассчитаны в полном объеме

Проверка фактически исполняемого функционала нормативным документам

Проверка соответствия фактически исполняемого функционала нормативным документам

Фактически исполняемый функционал соответствует нормативным документам

Фактически исполняемый функционал не соответствует нормативным документам

Фактически исполняемый функционал соответствует нормативным документам частично

Фактически исполняемый функционал соответствует нормативным документам

Проверка сбалансированности полномочий и ответственности

Проверка сбалансированности полномочий и ответственности. Сверка положений о подразделениях с должностными инструкциями работников этих подразделений, приказами о распределении обязанностей между руководителями (выявление наличия/ отсутствия «забытых» функций без ответственного лица)

Достигнута полная сбалансированность полномочий и ответственности

Отсутствует сбалансированность полномочий и ответственности

Достигнута частичная сбалансированность полномочий и ответственности

Достигнута полная сбалансированность полномочий и ответственности

Проверка наличия дублирования функций, размытия ответственности

Выявление наличия дублирования функций, размытия ответственности

Дублирование функций, размытие ответственности отсутствует

Частое дублирование функций, присутствие спорных ситуаций с определением ответственных лиц

Единичные случаи дублирования функций, присутствие спорных ситуаций с определением ответственных лиц

Дублирования функций нет, ответственность за все процессы определены

Проверка должностных инструкций работников

Соответствует ли функционал, перечисленный в должностной инструкции работника функционалу Положения о подразделении

Соответствие функционала должностной инструкции Положению о подразделении

Функционал должностной инструкции не соответствует Положению о подразделении

Функционал должностной инструкции частично соответствует Положению о подразделении

Функционал должностной инструкции полностью соответствует Положению о подразделении

Проверка должностных инструкций работников

Соответствует ли фактически исполняемый функционал отраженным функциям в должностной инструкции. (интервьюирование, наблюдение за процессом работы)

Фактически выполняемые функции верно и в полном объеме отражены в должностной инструкции

Фактически выполняемые функции в значительной степени не соответствуют должностной инструкции

Фактически выполняемые функции в незначительной степени отличаются от должностной инструкции

Фактически выполняемые функции верно и в полном объеме отражены в должностной инструкции

Проверка должностных инструкций работников

Правильность оформления должностной инструкции (наличие всех необходимых разделов, подписи, даты, ознакомление, наличие оригиналов на руках у сотрудников)

Должностная инструкция соответствует всем требованиям

Должностная инструкция не соответствует всем требованиям

Должностная инструкция соответствует большинству требований

Должностная инструкция полностью соответствует предъявляемым требованиям

4. Деятельность по улучшению показателей организационной структуры

Проводились ли мероприятия по повышению эффективности организационной структуры

Вносились ли какие-либо изменения в орг.структуру, приводящие к улучшению показателей её эффективности. Если да, пересчитаны ли индикаторы ОФМ, отражены ли изменения на схеме ОФМ

Изменения в ОФМ вносились, индикаторы модели пересчитаны

Изменения в ОФМ не вносились

Изменения в ОФМ вносились, индикаторы модели не пересчитаны или пересчитаны частично

Изменения в ОФМ вносились, индикаторы модели пересчитаны

5. Проверка соблюдения трудового законодательства

Выполняются ли требования нормативных документов в области трудового законодательства

Выполняются ли требования нормативных документов в области трудового законодательства

требования нормативных документов в области трудового законодательства соблюдается полностью

требования нормативных документов в области трудового законодательства не соблюдается

требования нормативных документов в области трудового законодательства соблюдается частично

требования нормативных документов в области трудового законодательства соблюдается полностью

Имеются ли нарушения в области трудового законодательства

Оценка количества нарушений трудового законодательства на предприятии

Отсутствие нарушений трудового законодательства

Имеются систематические нарушения трудового законодательства

Имеются единичные нарушения трудового законодательства

Нарушения трудового законодательства отсутствуют

Итого:

Пятый этап анализа — оценка эффективности структурных преобразований, представленных в таблице № 2.

Таблица 2

Показатели оценки эффективности структурных преобразований

Наименование показателя

Ед. изм.

До изменений

После изменений

Результат, +/-

Балл

Примечание

Условие

Балл

Изменение штатной численности

шт. ед.

Показатели ухудшены

0

Показатели на прежнем уровне

1

Показатели улучшены

2

Изменение ФЗП по штатному расписанию

тыс. руб.

Показатели не выполнены

0

Показатели на прежнем уровне

1

Показатели выполнены

2

Процент руководителей

%

Ниже отчётных данных прошлого года

< 100 %

2

Равно данным

прошлого года

=100 %

1

Выше данных прошлого года

>100 %

0

Норма управляемости

%

Ниже отчетных данных прошлого года

< 100 %

0

Равно отчётным данным прошлого года

=100 %

1

Выше отчетных данных прошлого года

>100 %

2

Норма управленческой нагрузки

%

Ниже отчётных данных прошлого года

<100 %

0

Равно данным прошлого года

=100 %

1

Выше данных прошлого года

>100 %

2

Коэффициент звенности до руководителя объекта ОФМ (К зв)

%

Ниже отчётных данных прошлого года

2

Равно отчётным данным прошлого года

1

Выше отчетных данных прошлого года

0

Коэффициент звенности до руководителя подразделения (К ^` зв)

%

Ниже отчётных данных прошлого года

2

Равно отчётным данным прошлого года

1

Выше отчетных данных прошлого года

0

Коэффициент сложности организационной структуры (Ксл)

Значение близко или равно единицы (1,00) от 0,98 до 1,10

2

Значение превышает или значительно ниже единицы более 1,10 либо менее 0,98

0

Коэффициент эффективности состава системы (Ксс)

Значение близко или равно единицы (1,00) от 0,98 до 1,10

2

Значение превышает или значительно ниже единицы более 1,10 либо менее 0,98

0

Финансово — экономические показатели эффективности

тыс. руб.

Показатели ухудшены

0

Показатели на прежнем уровне

1

Показатели улучшены

2

Используя данные оценки эффективности реализованных структурных преобразований, можно получить возможность корректно оценить функционирование преобразованной структуры, как контролируемого непрерывного процесса. При разработке инструмента оценки эффективности реализованных структурных преобразований необходимо соблюдать следующие выводы:

– исключительно важен научно обоснованный инженерный подход к оценке эффективности реализованных структурных преобразований, поскольку только на основании выявления и анализа массива конкретных стратегических и операционных показателей деятельности предприятия и показателей структуры, а затем формирования на их основе методики оценки эффективности реализованных структурных преобразований на базе методологии, возможна корректная оценка функционирования преобразованной структуры, как контролируемого непрерывного процесса;

– в процессе анализа структурных преобразований, необходимо выявлять и четко обозначать «патологии» структуры, и пути их исправления;

– необходим контроль эффективности мероприятий на каждом из этапов оценки преобразований, согласно представленной методологии.

Заключительным этапом анализа является консолидация и интерпретация результатов аналитического отчета в соответствии с выбранными критериями.

Заключение

Таким образом, представлен один из вариантов последовательности проведения оценки эффективности организационной структуры. Данный алгоритм основан на взаимоувязке организационной структуры и выстроенных бизнес-процессов компании. Безусловно, для проведения более полного и комплексного анализа положения предприятия перечень представленных критериев и показателей оценки может пересматриваться, дополняться, формироваться с уделением особого внимания на определенные направления деятельности.

Литература:

Варзунов А. В. Анализ и управление бизнес-процессами // Учеб. пособие — [Текст] / Варзунов А. В., Торосян Е. К., Сажнева Л. П. — СПб: Университет ИТМО, 2016.

Демченков В. С., Милета В. И. Системный анализ деятельности предприятий. — М.: Финансы и статистика, 2011. — 217 с.

Кибанов А. Я. Основы управления. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 418 с.

Киямов Марат. Внимание — бизнес-процессы! — [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://wkazarin.ru/2016/03/09/attention-business-processes/

Масааки Имаи. Кайдзен: ключ к успеху японских компаний / И. Масааки [Текст] — М.: Альпина Бизнес Букс, Приоритет, 2004.

Никитин В. Н. Организационный дизайн: управление трудовыми ресурсами организационной структурой / Никитин В. Н., Благодатский П. В., Калашников М. Ю., Крючкова А. С., Дармодехина Е. Н., Литвинова О. С., Белькова А. А., Кузьмина Е. Н., Елистратова Д. А. — М.: Издательство «Авторская мастерская», ИП Федотов Д. А., — 171 с.

Николаева Н. Г. Функционально-стоимостный анализ в управлении качеством продукции и процессов жизненного цикла: учебное пособие / Н. Г. Николаева, Е. В. Приймак; М-во образ. и науки России, Казан. нац. исслед. технол. ун-т. — Казань: Изд-во КНИТУ, 2013. — 204 с.

Самуйлов К. Е. Основы формальных методов описания бизнес-процессов: Учеб. пособие — [Текст] / К. Е. Самуйлов, Н. В. Серебренникова, А. В. Чукарин, Н. В. Яркина. — М.: РУДН, 2008.

Симагина О. В. Теория управления: учебное пособие / О. В. Симагина, В. М. Матюнин, СИУ — филиал РАНХиГС—Новосибирск: изд-во СибАГС, 2014.— 135 с.

Щербаков В. А., Приходько Е. А. Основы финансового анализа бизнес-процессов: Учеб. пособие. — Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2003 –164 с.

Бизяева Н. Д., Пирва Е. А./ Оценка эффективности реализованных структурных преобразований // Инновационные технологии на железнодорожном транспорте. Труды XXV Всероссийской научно-практической конференции КрИЖТ ИрГУПС. Красноярск, 2021.

Малахова Ю. Г. Совершенствование процессов производства на основе анализа бизнес-процессов / Ю. Г. Малахова, Е. А. Жирнова // Решетневские чтения. — Красноярск: ФГБОУ высшего образования «Сибирский государственный университет науки и технологий имени академика М. Ф. Решетнева», 2018. — Том 2. — С. 409–410

Минцберг Г. Структура в кулаке. Создание эффективной организации / Г. Минцберг — Санкт-Петербург: Питер, 2001. — 512 с. DOI: 5–318–00285–4.

Носырева И. Г. Применение анализа бизнес-процессов для совершенствования профессионального обучения персонала в организации / И. Г. Носырева, Н. В. Москвитина // Азимут научных исследований: экономика и управления. — 2019. — № 3. — С. 273–277

Панько Ю. В. Роль анализа бизнес-процессов как инструмента объективной оценки человеческих ресурсов организации в условиях риска кадровых угроз / Ю. В. Панько // Фундаментальные исследования. — 2019. — № 5. — С. 85–93

Панявина Е. А. Применение анализа бизнес-процессов в процессах оптимизации деятельности предприятий / Е. А. Панявина, М. В. Дракин, Ю. В. Дорошева Ю. В. // Актуальные направления научных исследований XXI века теория и практика. — 2018. — № 7. — С. 373–379

Ключевые слова

мотивация, эффективность, ответственность, организационная структура, оценка эффективности, функционал, дублирование, структура компании, распределение обязанностей

Алгоритм проведения оценки эффективности организационной структуры

Библиографическое описание:

Ключевые слова

Похожие статьи

Стратегическое управление доходами предприятия

Методика реинжиниринга бизнес-процессов организации

Финансово-оздоровительная стратегия предприятия в условиях экономического кризиса

Стоимостный подход как основа современного управления бизнесом

Мотивация персонала как инструмент управления

Выбор и обоснование организационной структуры предприятия

Основы системы антикризисного управления персоналом предприятия

Направления совершенствования управления инвестиционной деятельностью на основе концепции управления стоимостью компании

Оценка инвестиционной привлекательности фирмы

Теоретические подходы анализа и оптимизации структуры источников финансирования