Внедрение корпоративного портала на примере 1С: Битрикс

Внедрение корпоративного портала на примере 1С: Битрикс

 

В статье раскрывается понятие корпоративного портала 1С: Битрикс и его производственная необходимость. Кратко раскрывается способ внедрения корпоративного портала в компании, его этапность, а также организация управления проектом.

 

На сегодняшний день большое количество предприятий среднего и крупного бизнеса помимо официального внешнего сайта в сети создают сайт, который ориентирован только на сотрудников предприятия и доступен по локальной сети организации, либо требует идентификационных данных. Такой внутренний сайт называется Корпоративный портал, и он имеет совершенно отличные от официального сайта Компании функции.

В общих чертах, Корпоративный портал 1С: Битрикс — это система управления внутренним информационным ресурсом Компании для коллективной работы над задачами, проектами и документами, для эффективных внутренних коммуникаций.

1С: Битрикс мог бы решить следующие задачи Компании:

          внутренние и внешние коммуникации Компании;

          управление задачами и проектами;

          совместная работа с документами;

          планирование и учет рабочего времени;

          автоматизация бизнес-процессов Компании в части мелкого документооборота.

В Корпоративном портале 1С: Битрикс есть набор для автоматизации бизнес-процессов, есть инструмент для резервирования ресурсов и переговорных. Механизм электронных заявок ускорит обработку таких процедур, как пропуска, визитки, водители, канцелярские товары и сэкономит время на рутинных операциях. Существует система почтовой нотификации при обсуждении важных задач:

          мелкий документооборот на портале;

          настраиваемые веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями);

          автоматизация обслуживание заявок в системе Help Desk, контроль прохождения заявок;

          организация рабочих (проектных) групп с назначением задач и контролем их выполнения;

          организация совещаний, рассылка приглашений и механизм подтверждения, отчеты о совещаниях;

          бронирование переговорных комнат (и любых других помещений);

          настраиваемые почтовые нотификации по любым событиям портала.

Организация управления проектом внедрения Корпоративного портала на базе 1С: Битрикс.

 При работе над проектом первоначально выявляются базовые требования департаментов и отделов Компании к Корпоративному порталу. Данные заносятся в Функциональное задание по проекту. Например:

Подразделение/Сотрудник Компании	Описание требований
Генеральный директор/Администрация	Функции, необходимые для Корпоративного Портала:                Взаимодействие (ресурс, позволяющий объединиться всем отделам).                Информирование о событиях (дни рождения, рождение детей и т. д.).                Инструменты (положения, приказы, brand-book, корпоративные стандарты и т. д.), а также Центр документов по направлениям (регламенты).                Подключение к ресурсам с позитивной (увеселительной) информацией.                Форумы (производственные и частные).                Функционал wiki (координация знаний по продукту и по рабочим обязанностям).                Запуск конкурсов.                Возможность модерирования форумов.                Координация основных знаний по офисным программам.
Отдел управления персоналом	Необходимо размещение на Корпоративном портале заявлений на отпуск, на перевод, на изменение паспортных данных, на увольнение, на изменение условий а также согласование на Корпоративном портале служебных записок, обходного листа.   Сотрудники отела управления персоналом на Корпоративном портале хотели бы, чтобы в каждом департаменте была размещена актуальная информация данного департамента, необходимая для других отделов и архив по департаментам. Необходимо размещение на Корпоративном портале актуальных документов, а также локальных документов в отдельной папке. Важно, чтобы информация всегда была актуальна, а предыдущие версии документа были направлены в архив с ограниченным уровнем доступа.   На Корпоративном портале обязательно необходимо к каждому сотруднику Компании прикрепить фотографии, а также указывать дни рождения сотрудников на текущий день, на следующий день и дни рождения за месяц с соответствующей рассылкой руководителям. Необходима функция автоматической отправки открытки сотруднику в день рождения.   На Корпоративном портале необходимо завести группу Фонда взаимопомощи, отражая в новостной ленте главные события.   На Корпоративном портале необходима возможность проведения различных опросов.

 

Проектная команда, проанализировав потребности пользователей КП, выявляет потребность в социализации как основную для использования Корпоративного портала. Пользователи Корпоративного портала хотели бы упростить документооборот при согласовании заявлений и служебных записок, а также иметь удобный доступ к документам и фото. Ярко выявлена потребность в проведении форумов, опросов, ведении ленты новостей, бронировании переговорных комнат.

Следует отметить, что основными заказчиками проекта по внедрению Корпоративного портала обычно являются Генеральный директор, Корпоративный директор, либо Директор департамента управления персоналом.

Исходя из полученной информации, делается вывод о том, что 1С: Битрикс способен удовлетворить потребности Компании.

Следующим шагом при внедрении Корпоративного портала является составление технических требований и плана-графика работ по проекту.

Внедрение Корпоративного портала.

Ознакомившись с требованиями к Корпоративному порталу и проведя анализ, выявляются уровни внедрения. Условно эти уровни можно разделить на следующие:

1.                Интеграция с внешними сервисами.
2.                Настройка внутренней структуры.
3.                Настройка функционала.
4.                Стилизация под корпоративную айдентику.
5.                Дальнейшие работы по Корпоративному порталу и его поддержка.

Рассмотрим каждый уровень отдельно.

Интеграция с внешними сервисами. Для функционирования Корпоративного портала обычно производится интеграция с такими сервисами, как:

          1С: ЗУП. Данная интеграция позволит выгружать на Корпоративный портал структуру Компании, сотрудников Компании, информацию об отсутствии сотрудников, кадровые перестановки, вакансии и т. д.

          AD (Active Directory). Данная интеграция необходима для синхронизации учетных записей пользователей.

          Microsoft Exchange. Подразумевает три направления интеграции: выгрузка календарей (все имеющиеся в MS Exchange Server календари выводятся на Корпоративный портал и доступны для изменений); двунаправленная синхронизация задач (отслеживание изменений в обе стороны); выгрузка контактов с сервера на MS Exchange (и оттуда на другие устройства).

          MS Office.

          Google Docs. Интеграция позволит редактировать документы, не скачивая их с Корпоративного портала и, следовательно, не загружая обратно.

          Битрикс24. Диск. Позволяет создать специальную папку на компьютере пользователя и копирования в нее документов с Корпоративного портала с автоматической синхронизацией изменений в документах на портале.

          MS Outlook и MS Exchange Web Mail.

Настройка внутренней структуры включает в себя:

          Построение структуры, иерархии, внутреннюю настройку инфоблоков, содержащих выгруженную информацию из 1С: ЗУП.

          Создание групп, разделов и департаментов, а также создание и разведение информации по необходимым инфоблокам.

          Проставление прав пользователям на доступ к группам, файловым хранилищам, календарям, событиям и сообщениями.

В процессе работы над данным этапом проекта необходимо создание проектной командой «пилотной» группы пользователей для тестирования стандартных функций Корпоративного портала, ознакомления с процессами, заполнения внутренних разделов. «Пилотной» группе необходимо уведомлять проектную команду об ошибках, недочетах, поправках и желаемом функционале, который не был обозначен в Функциональном задании. Работа данной группы во многом сопряжена с ходом разработки и изменения функционала, настройкой и внедрения бизнес-процессов.

Настройка функционала условно включает в себя 2 итерации.

1.                Первая итерация включает в себя такие настройки, как: установка рабочего времени, настройка форумов, опросов и задач, настройка функционала бронирования переговорных комнат или других помещений, настройка календарей групп пользователей, настройка бизнес-чата, вакансий и создание бизнес-процессов.
2.                Вторая итерация включает в себя такой функционал, как: настройка оповещений и нотификаций, создание необходимых веб-форм и размещение их на Корпоративном портале, подключение RSS-лент, настройка функционала «вопрос-ответ» и базы знаний wiki, настройка и разработка блока обучения.

Стилизация под корпоративную айдентику обычно происходит на основе брендбука Компании. Изменения в Корпоративный портал вносятся для сохранения общей структуры и вывода информации на Корпоративном портале. Зачастую Корпоративные порталы оформляются в стиле официального сайта Компании с сохранением логотипа и стилизации оформления (например, у Компании М-Видео Корпоративный портал оформлен в бело-красных цветах).

Дальнейшие работы по Корпоративному порталу осуществляются в случае необходимости проведения дополнительных работ или внедрения функционала, не описанного ранее в ФЗ.

По необходимым работам составляется план-график работ с указанием этапности внедрения Корпоративного портала, ответственных сотрудников и сроков проведения работ.

Выводы

Делая вывод из всего вышесказанного, следует отметить, что процесс ведения проекта представляет собой определение функций программного комплекса. Первым этапом внедрения проекта должно быть определение основных целей и задач, которые ставятся при создании Корпоративного портала, которые выясняются путем опроса ключевых пользователей.

Благодаря грамотному и правильному внедрению Корпоративного портала могут быть решены совместные задачи Компании.