Перспективы развития курса «Документационное обеспечение управления» в рамках дополнительного профессионального образования

Деятельность организации, в том числе коммерческой, сопровождается созданием большого количества документов. Любой вид деятельности человека порождает документы. В торговле — договоры, прейскуранты, счета-фактуры. В сервисном обслуживании — рекламные материалы, на транспорте — билеты, расписание поездов и автобусов, теплоходов и самолетов. В образовании — учебные планы, федеральные государственные образовательные стандарты, расписания занятий, дневники и зачетные книжки. Колоссальное количество документов составляется в промышленности. Это проекты, сметы, спецификации, сертификаты. При управлении персоналом издаются приказы, ведутся документы кадрового учета, заполняются ведомости, составляются протоколы, акты [1, 3].

Таким образом, зафиксированная на бумаге либо на магнитном диске информация необходима во всех сферах материального и нематериального производства, в быту, в науке, в образовании.

Интерес к рассматриваемой теме обусловлен тем, что анализ работы с документами в разных сферах деятельности в современных условиях работы нуждается в определенной систематизации и необходимости изучения специального делопроизводства, знания которого определило бы повышение качества и скорость управленческих процессов.

Актуальность данной темы на сегодняшний день становится наиболее значимой в связи с увеличением разнообразных видов деятельности людей, занятых не только в сфере управления и руководства, но и занимающихся организационными вопросами в той или иной деятельности или быту, где требуется оформление документов. Как показывает практика, правильное и грамотное оформление документов должно базироваться на глубоких знаниях документоведения и владения делопроизводством, как общего, так и специального.

Данные обстоятельства обуславливают необходимость разработки и развития курса документационного обеспечения управления той деятельности, в которой занят специалист.

Целью данной работы является рассмотрение перспектив и целесообразности развития курса «Документационное обеспечение управления» в рамках дополнительного профессионального образования с учетом специфики документационной деятельности определенной сферы.

Применительно к функциям управления (основным и обеспечивающим) различают два вида делопроизводства: специальное и общее. Специальное делопроизводство обслуживает основные функции органа управления, его специальную (внешнюю) деятельность, например, составление и оформление учебных, производственных, учетных документов. Общее делопроизводство — это документирование управленческой деятельности, связанное с осуществлением обеспечивающих функций аппаратами управления [6].

В ходе проведенного нами обзора специальностей и профессий в области работы с документами, то можно резюмировать, что большее распространение получает специальности высшего профессионального образования «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», подготавливавшая специалистов с квалификацией «Документовед» на базе таких высших учебных заведений в таких городах, как Москва, Санкт-Петербург, Пенза, Саратов, Самара, Оренбург, Орел, Калининград, Казань, Красноярск, Кызыл, Улан-Удэ, Ухта, Нижний Новгород, Тюмень и т. д. [5].

Данная специальность ориентирована в первую очередь на специалистов-профессионалов в области документационного обеспечения управления и нацеленных на трудоустройство в органы государственной власти, местного самоуправления, а также государственные, общественные, коммерческие учреждения, где от специалиста требуется высшее профессиональное образование по данному профилю деятельности [4]. Предстоящая работа высококвалифицированного специалиста с высшим образованием предполагает координационные, организационные виды работы, обеспечение надлежащей работы с документами в целом в организации. Документоведы, работающие в министерствах, несут наибольшую ответственность, особенно, если это работа руководителем федерального архивного агентства, директором государственного НИИ документоведения и архивного дела. Именно документовед готовит документы для рассмотрения их государственным правительством или президентом [2]. На сегодняшний день, в рамках небольших учреждений с несложной организационной структурой должность документоведа не предусмотрена штатным расписанием. Подобного рода организации обходятся несколькими техническими исполнителями или специалистами в области документационного обеспечения управления со средним или начальным профессиональным образованием, а также курсовой подготовкой. Введенная практика малых и средних организаций обусловлена рядом факторов: отсутствием в штатном расписании должности документоведа, отсутствие у специалистов с высшим образованием желания выполнять технические функции работника службы документоведения в связи с невысокой заработной платой и отсутствием перспектив профессионального роста по специальности в рамках данной организации [2].

Такая сложившаяся ситуация фактически не решает проблему профессионального обеспечения работы с документами в малых и средних организациях. Следует подчеркнуть, что в связи с развитием и ростом некоммерческих учреждений все более остро стоит потребность в квалифицированных кадрах.

Возникшая дилемма может быть решена путем введения в учебные планы образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, учебных центрах курса «Документационное обеспечение управления», а также организация и проведения на базе центров специальных семинаров. Подобные курсы и семинары необходимы для подготовки квалифицированных исполнителей и руководителей, занятых как в сфере управления, так и работающих с большим объемом документов, но не относящихся к сфере руководства. Как показывает проведенный нами анализ и опрос мнения исполнителей, работа которых не связана напрямую с документами, на сегодняшний день анализ, обзор, систематизация, комплектация, отчетность по документам занимает пятьдесят и более процентов рабочего времени от основной работы. К категории таких работников можно отнести педагогов образовательных учреждений, товароведов, технологов производства. Например, анализ функциональных обязанностей сотрудников органов внутренних дел, налоговой инспекции, прокуратуры, судебной системы, бухгалтеров учреждений показывает, что до 80 % рабочего времени у них уходит на работу с документами [7].

Новые технологии в области компьютерной техники и средств связи порождают новые способы передачи документированной информации. Стала обычной формой работы электронная почта с помощью, которой оперативно решаются многие организационные вопросы.

Специалисты, работающие с документацией постоянно ощущают потребность в методическом сопровождении при подготовке документов, консультациях по составлению документов, соответствующих требованиям действующего законодательства, а также обучению технологиям работы с документами.

На сегодняшний день перед каждой организацией независимо от формы собственности и количества штатных единиц поставлена задача отслеживать внесенные изменения и дополнения в нормативные правовые акты РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Неправильное оформление документов влечет за собой последствия, которые могут привести к судебному разбирательству, наложению штрафов, увольнению должностных лиц и закрытии организации.

Для решения обозначенных вопросов целесообразно организовывать дополнительную курсовую подготовку заинтересованных лиц, занимающихся делопроизводством в рамках профессиональных центров. Перечень предложенных курсов и тем может варьироваться от запросов и пожеланий слушателей. Для более объективного анализа необходимо провести мониторинговые исследования и выявить потребность в изучении специального делопроизводства. Для проведения подобной подготовки слушателей в области общего и специального делопроизводства требуются высококвалифицированные педагоги в области документационного обеспечения управления, которые могли бы легко быть переориентированы на ту или иную специфику профессионального курса или темы. В рамках курсовой профессиональной подготовки целесообразно организовать общий курс для всех категорий слушателей, который ориентирован на изучение общих вопросов в области делопроизводства с фиксированным обязательным объемом часов. Второй и последующие этапы прохождения курсов слушатели определяют самостоятельно с учетом специфики их деятельности и разновидности документации, с которой им приходится работать. По окончании курсов слушателям выдается документ (свидетельство) в котором указывается прослушанный общий и специальный курс делопроизводства. В рамках курсовой подготовки в состав основного курса можно включить компьютерное делопроизводство, которое на сегодняшний день становится нормой и необходимостью жизни.

Подобная организация профессиональных курсов позволяет оперативно решить организационные вопросы в учреждении по работе отдельных специалистов, деятельность которых связана с большим и малым объемом документов, а также позволит избежать нарушения законодательства и как следствие, судебных разбирательств.

Вариантами организации профессиональных курсов на базе центров образования могут служить следующие названия и содержания курсов.

Курс «Документационное обеспечение управления» (углубленная курсовая подготовка) ориентированный для секретарей-референтов (менеджеров офиса), помощников руководителя. Помимо общего делопроизводства, курсантам может быть предложено изучение делового этикета, основ управленческой деятельности, обучение спичрайтингу (подготовка выступлений руководителя).

Курсовая подготовка в области компьютерного делопроизводства может быть востребована у операторов ЭВМ, технических секретарей, а также у учащихся школ, студентов, желающие получить основы знаний по делопроизводству и архивному делу. В курс «Компьютерное делопроизводство» целесообразно включить обучение работе с электронной почтой, поиск информации в интернете, назначение и эксплуатация офисного оборудования, технологию машинописи, электронный офис, техническое обеспечение совещаний руководителя, нормативные документы по ДОУ, работа с конфиденциальной информацией и документами.

«Делопроизводство в кадровой службе» в настоящее время востребован у специалистов кадровых служб. Данный курс может включать ряд тем связанных с трудовым законодательством, кадровым делопроизводством, технологией работы с кадровыми документами.

«Делопроизводство в работе общественных деятелей» малоизучен, но востребован в силу появления новых должностей, таких как — помощников депутатов, домкомов, старших по подъезду. В данном курсе большое внимание следует обратить на документы и технологию работы с обращениями граждан, составлению организационных документов.

Программу специальных курсов можно разработать для работников органов внутренних дел, налоговых инспекторов, технических работников суда, архива, бухгалтеров и многих других специалистов, работа которых прямо или косвенно связана с документацией.

Для организации подобных курсов, как было отмечено выше, нужны квалифицированные педагоги, которыми могли бы стать специалисты с высшим образованием по специальности «Документовед» или специалисты-практики в той или области работы с документами.

Таким образом, как показывает жизненная практика, документы сопровождают нас везде, независимо от того, личная эта жизнь, или рабочие моменты. Поэтому нет ничего удивительного в том, что вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с документами. Наша задача, в условиях бурного развития бумажного и электронного документооборота научиться в короткие сроки правильно оформлять и работать с документацией. Быстрому приобретению знаний и практических навыков в области документационного обеспечения управления, том числе специального делопроизводства могут способствовать профессиональные курсы, организованные на базе центров образования, которые также быстро могут быть переориентированы на запросы и пожелания слушателей.

Литература:

1.      Охотников А. В., Булавина Е. А. Документоведение и делопроизводство. — М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: ИЦ «МарТ», 2005. — 304 с.

2. Документовед. [Электронный ресурс]. URL: http://1001expert.ru/d/documentoved.php# (дата просмотра: 19.01.2015).

3.      Документовед. [Электронный ресурс]. URL: http://fulledu.ru/articles/professii/article/664_dokumentoved.html (дата просмотра: 19.01.2015).

4.      Как получить ценного специалиста-документоведа. [Электронный ресурс]. URL: http://hr-portal.ru/article/kak-poluchit-cennogo-specialista-dokumentoveda?page=0 (дата просмотра: 20.01.2015).

5.      Кузнецова Т. В. Полвека подготовки специалистов-документоведов // Делопроизводство, 2010, № 3. [Электронный ресурс]. URL: http://www.lawmix.ru/bux/5654/ (дата просмотра: 21.01.2015).

6.      Понятие и виды делопроизводства. [Электронный ресурс]. URL: http://magref.ru/ponyatie-i-vidyi-deloproizvodstva/ (дата просмотра: 19.01.2015).

7.      Понятие, значение и правовое регулирование делопроизводства и его элементов в ОВД. [Электронный ресурс]. URL: http://izlov.ru/docs/100/index-449.html (дата просмотра: 20.01.2015).