Построение системы бюджетирования компании на основе системы Infor d/EPM



Одним из наиболее эффективных и быстроразвивающихся в нашей стране инструментом финансового менеджмента является бюджетирование. Но не всегда система бюджетирования выстраивается в компаниях в том полноценном виде, в котором она задумана: формировать четкую взаимосвязь и взаимозависимость показателей деятельности всех подразделений компании на всех временных горизонтах — от стратегического до ежедневного.

Это связано с тем, что не весь персонал компании осведомлен относительно принятого стратегического курса, или наоборот — руководители подразделений преследуют свои экономические цели, отличные от стратегических.

С другой стороны низкая эффективность процессов связана с тем, что система бюджетирования не используется полноценно для оценки и принятия управленческих решений на основе анализа план-фактных отклонений.

В процессе реализации проектов по построению и автоматизации системы бюджетирования консультанты стремятся уделить максимум внимания обозначенным проблемам. Формирование или модернизация методологии бюджетирования ориентировано, прежде всего, на использование самого эффективного математического аппарата, а также использование современных средств автоматизации.

Рассмотрим построение системы бюджетирования компании на основе системы Infor Dynamic Enterprise Performance Management (d/EPM).

Рис.1. Система бюджетов

Основным элементом процесса бюджетирования является бюджет — согласованный и сбалансированный план будущих операций, выраженный в количественных и стоимостных измерителях и качественно характеризующий операционную, финансовую и инвестиционную деятельности компании. В системе d/EPM бюджет показывает запланированные на определенный период времени доходы и/или расходы, в бюджете также может быть определен порядок поступления денежных средств, порядок расчетов с поставщиками и клиентами, а также порядок расходования денежных средств по всем основным, второстепенным и вспомогательным бизнес-процессам.

Рассмотрим основные функции бюджетирования.

1. Планирование деятельности (номер на рисунке). Эта функция реализуется на разных уровнях агрегирования информации и предназначена для координации различных бизнес-процессов по достижению целей компании и реализации ее стратегии. Эта функция позволяет связать различные аспекты деятельности компании, согласовать объемы материальных, финансовых и трудовых ресурсов, необходимых для реализации запланированной программы, координируются различные бизнес-процессы.
2. Вариативность планирования. Функция позволяет получить представление о принимаемых решениях по ключевым показателям, оценить совокупное влияние отдельных решений и вклад каждого решения в конечный результат, выявить неэффективные решения, нарушающие финансово-хозяйственную деятельность. При этом каждое решение, выраженное в тех или иных показателях, может быть сохранено в виде отдельного сценария.
3. Мониторинг бизнес-процессов. Данная функция позволяет выполнять анализ план-фактных отклонений различных бизнес-процессов, оценивая их влияние на ключевые показатели деятельности. Данная функция делает бюджетирование управленческой технологией, позволяющей формировать и получать прогнозную, плановую, текущую и отчетную информацию о различных аспектах деятельности компании.
4. Анализ исполнения. В рамках бюджетирования анализ исполнения бюджета осуществляется на разных уровнях управления компанией, в различное время и в зависимости от решаемых задач. Все необходимые индикаторы выводятся на панели управления всем заинтересованным лицам.

Данные функции бюджетирования, реализованные в системе d/EPM, позволяют обосновать, а затем принять правильные управленческие решения, которые в зависимости от степени агрегирования информации и периодичности выполнения могут быть оперативными, тактическими или стратегическими.

В процессе разработки бюджетов система d/EPM позволяет использовать три принципа формирования бюджетов компании:

1. «сверху вниз» — подразумевает максимальное вовлечение в процесс бюджетирования высшего руководства и финансово-экономической службы. Руководство проставляет значения KPI, система на основе заданных значений и заложенных нормативных значений рассчитывает показатели бюджетов;
2. «снизу вверх» — подразумевает составление детального бюджета непосредственно каждым подразделением организации, что обеспечивает вовлечение в процесс бюджетирования всех уровней организации. На верхнем уровне, исходя из заданных значений бюджетов, формируются KPI;
3. сбалансированный принцип — на начальном этапе процесса бюджетирования высшим руководством компании устанавливаются стратегические целевые ориентиры — KPI. На основе установленных KPI рассчитываются такие бюджеты, которые позволяют подразделениям работать максимально эффективно для достижения заданных показателей. В случае несоответствия показателей бюджетов диапазонам KPI подразделения или ответственные за определенные бизнес-процессы предоставляет обоснование необходимости изменения диапазонов. Диапазоны KPI могут корректироваться.

Безусловным преимуществом системы, необходимым в процессе моделирования и планирования деятельности компании, является метод разработки сценариев на основе механизма «что-если», когда исходя из анализа фактических данных и различных предположений о вероятном развитии, менеджеры получают альтернативные базовые предпосылки для разработки бюджетов.

Под сценарием следует понимать совокупность параметров, описывающих возможное будущее финансово-экономическое состояние компании и пути развития данного состояния. На этапах подготовки и согласования бюджета в соответствии с бюджетным регламентом может разрабатываться неограниченное число альтернативных сценариев, исходя из любого количества предполагаемых параметров о развитии ситуации. Затем на основе выбранного сценария разрабатываются необходимые бюджеты.

Сценарий является одним из основных инструментов системы d/EPM для составления бюджетов. В случае наступления события, предусмотренного одним из сценариев, менеджеры компании могут действовать быстро и в соответствии с уже запланированной ситуацией.

Таким образом, сценарный анализ позволяет определить наиболее вероятный путь развития компании в планируемой перспективе. Разработав несколько сценариев развития, компания снижает риск неопределенности будущего и получает возможность спланировать свои действия для любой ситуации.

Выстраивая систему бюджетирования, следует уделить значительное внимание анализу факторов увеличения эффективности. В итоге менеджеры получают высокоэффективную систему анализа, моделирования и планирования деятельности компании. Выделим следующие функциональные характеристики такой системы:

1. Всеобъемлющий характер. Система d/EPM затрагивает абсолютно все уровни организации. Это позволяет отследить влияние каждого принимаемого решения на всех уровнях управления на итоговый показатель.
2. Минимальность. На каждом уровне управления выделяется минимально достаточное количество показателей оценки эффективности (рекомендуется от трех до семи), в противном случае может снизиться информативность показателей.
3. Применимость к мотивации. Показатели, выделяемые в рамках системы d/EPM применимы в системе мотивации персонала компании на разных уровнях управления.
4. Применимость к планированию. Показатели системы d/EPM используются при составлении планов компании. Важно соотносить нефинансовые показатели с финансовыми целями компании.
5. Гибкость. Система d/EPM предусматривает возможность изменения показателей оценки эффективности подразделений и самих факторов эффективности в зависимости от полученных результатов и условий деятельности.

Таким образом, система бюджетирования на платформе d/EPM, построенная на трех «китах» — технологии, методологии и автоматизации — показывает, как отдельное управленческое решение на определенном уровне управления влияет на деятельность всей компании.

Литература:

1. Каверина О. Д. Управленческий учет: системы, методы, процедуры. — М.: Финансы и статистика, 2003. — 352 с.