Автоматизация учета материально-производственных запасов



Деятельность хозяйствующего субъекта неразрывно связано с использованием оборотных активов. Сфера их применения достаточно широка: использование в процессе производства продукции, предоставления услуг, поставки товаров, осуществления административных и социально-культурных функций и т. д.

Каждое предприятие располагает определенными запасами материальных ценностей: товаров и основных материалов, топлива, запасных частей для ремонта, МБП, готовой продукции.

Состав хозяйственных операций, осуществляемых с производственными запасами, очень разнообразен. Данные операции можно сгруппировать по следующим разделам:

1) учет поступления производственных запасов;

2) переоценка товарно-материальных ценностей;

3) учет выбытия производственных запасов.

В качестве предложений по совершенствованию организации системы учета материально-производственных запасов следует отметить, что при существующей системе автоматизированного учета на предприятии, необходимо его дальнейшее совершенствование с целью получения достоверной информации об их учете и возможности контроля данных мероприятий.

Благодаря постоянно изменяющемуся законодательству как в области бухгалтерского, так и в части налогового учета, у бухгалтеров возникают вопросы по реализации этих изменений в программе автоматизации учета. В основном, возникающие вопросы связаны с ведением бухгалтерского и налогового учета материально-производственных запасов. При этом дополнительная сложность — изменения должны вводиться «задним числом».

На сегодняшний момент современные информационные системы в области ведения учета достигли такого уровня развития, что практически все предприятия применяют автоматизированные средства, которые позволяют эффективно хранить, обрабатывать и использовать полученную информацию. Кроме того важны так же мобильность и гибкость работы подобных информационных систем.

Деятельность всех субъектов хозяйствования на рынке связана с большим количеством составляемой отчетной документации. Данные документы предназначены обобщить и систематизировать деятельность предприятия. При этом в данном процессе имеются определенные недостатки.

Прежде всего, основным недостатком составления отчетности является огромное количество составляемых экземпляров, что существенно снижает эффективность работы и увеличивает расходы, например, на ведение учет материальных ценностей на складах предприятий. Движение материалов, их размещение и контроль не могут производиться одновременно. Документы контрагентов постоянно проверяются, чтобы избежать ошибки. Подобный внутренний контроль «утяжеляет» ведение учета материальных ценностей на складе. Кроме того, при формировании системы управления складами следует учитывать человеческий фактор.

Учет материальных ценностей на складе в настоящее время представляет собой эффективное управление площадями, хранилищами и другими помещениями предприятия. Эта система позволяет полностью или частично автоматизировать основные процессы складского учета [3]. При этом использование учетных программ должно дополняться соответствующим техническими средствами, например, сканерами для штрихкодирования, терминалами, другими средствами. Применение автоматизированной системы управления складом уменьшает расходы предприятия на обслуживание помещений.

При автоматизации учетных процессов на предприятии взаимодействуют все структурные подразделения. Например, кладовщики склада поддерживают связь с маркетинговым отделом или отделом снабжения, магазинами. Учет данных хозяйственных операций производится в бухгалтерии предприятия, что позволяет упростить контроль над деятельностью работников и движением материальных ценностей.

Основным важным вопросом при этом остается вопрос выбора программы для автоматизации складского учета среди тех программных продуктов, которые имеются на рынке [4]. Здесь очень важно учитывать особенности деятельности и потребности конкретного субъекта хозяйствования.

К основным нюансам, на которые следует обратить внимание при выборе программного продукта для автоматизации учета на складе, можно отнести:

– наличие полной нормативно-справочной системы;

– способность создавать отчеты в удобном для пользователя виде;

– удобный для пользователя ввод данных в программу;

– поддержка системы в актуальном состоянии;

– резервное копирование данных.

Рассмотрим в качестве примера решение данных проблем с помощью программного продукта «1С: Предприятие».

Программа «1С: Предприятие» — это достаточно универсальная программа массового применения для автоматизации складского, бухгалтерского и налогового учета, которая включает также подготовку обязательной регламентированной отчетности. Это готовый программный продукт для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т. д.

Бухгалтерский и налоговый учет в данной программе реализованы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав конфигурации обязательно включается план счетов бухгалтерского учета, который настроен согласно Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н.

При этом методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.

Программа «1С: Предприятие» позволяет обеспечить решение всех задач, стоящих перед складской и бухгалтерской службами предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

Например, при управлении материально-производственными запасами в программе «1С: Предприятие» можно выполнять следующие операции:

– детализировать расположения ценностей на складах, их партионный учет;

– создавать систему резервирования ценностей на складах;

– вести учет складских запасов в разрезе показателей качества;

– осуществлять приемку и учет сырья и материалов по поставщикам с учетом даты производства;

– производить контроль качества сырья и вспомогательных материалов при приемке.

– осуществлять учет готовой продукции на складах в разрезе дат производства или сроков реализации.

Также в программе имеется подсистема «Управление продажами», которая позволяет осуществлять следующие операции:

– управление оптовыми продажами (составление документов оптовой продажи, резервирование товаров после оплаты счета покупателем, оформление оптовой продажи при работе под заказ, анализ продаж товаров);

– выписка для клиента пакета сопровождающих документов, включая «Удостоверение качества».

– отражение возвратов от клиентов с классификацией по качеству.

– учет взаимоотношений с дебиторами в разрезе адресов доставок.

Данное прикладное решение также можно использовать не только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а и для решения задачи автоматизации других служб, например, отдела продаж, решать специализированными конфигурациями или другими системами.

Отражение операций в налоговом учете происходит при проведении документов. В конфигурации пользователю предоставлена возможность самостоятельно определять необходимость отражения в налоговом учете конкретной операции. Для этого в каждом документе имеется закладка «Отразить в нал. учете». При установленной в документе закладке формируются «дублирующие» проводки по налоговому плану счетов.

Налоговый план счетов по структуре счетов, аналитике подобен плану счетов бухгалтерского учета для облегчения сопоставления данных бухгалтерского и налогового учета. Коды счетов в большинстве случаев соответствуют кодам счетов бухгалтерского учета аналогичного назначения.

Кроме того, программный продукт «1С: Предприятие» предоставляет финансовым службам предприятия подсистему для ведения учета по МСФО и управленческого учета, и может быть адаптирован к особенностям учета на конкретном предприятии.

Эта подсистема позволит обеспечить, прежде всего, ведение учета и подготовку индивидуальной финансовой отчетности в соответствии с принципами МСФО и управленческого учета; ведение отдельных регламентных хозяйственных операций для целей управленческого или международного учета; фиксирование от изменений данных периода по МСФО при возможности изменения данных российского учета.

В целом, программные продукты фирмы 1С позволяют полностью автоматизировать и учет оборотных активов на предприятиях любой формы собственности.

Литература:

1. 1С: Предприятие 8 (руководство по ведению учета (описание конфигурации)).
2. Приказ Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н.
3. Автоматизация складского учета: современный подход к управлению бизнесом [Электронный ресурс] // Бизнес-библиотека — Режим доступа: http://www.bizeducation.ru/library/log/wrhs/6/auto.htm/.
4. Обзор программ складского учета [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://sklad-prog.ru/obzor/o_ind.htm/.