Повышение эффективности деятельности организации при внедрении электронного документооборота



Быстротечное развитие технологий, их всеобщее внедрение приводит к развитию электронного документооборота. Количество используемой в деловом мире документации возрастает, все больше электронные документы замещают бумажные. Скорее всего, полностью отказаться от бумажной документации не получится, однако с каждым годом их становится все меньше и меньше. Бумажный документооборот постепенно сокращается, тогда как электронный документооборот медленно, но верно включается в функционал каждой компании. Руководство организаций начинает понимать, что управление электронным документооборотом даст возможность не только навести порядок в документации, но и выступает мощным экономическим фактором. Рассмотрим, что же такое электронный документооборот.

Электронный документооборот — это способ работы с документацией, когда основной объем их оригиналов создается в электронном виде без применения бумажных носителей [3]. Электронные документы по установленным формам выступают составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан электронно-цифровой подписью. Если электронный документ отправляется контрагенту, то тогда он должен быть посылаться с соблюдением процедуры обмена электронными документами.

Россия в сфере электронного документооборота существенно отстает от зарубежных стран. Максимальное продвижение электронного документооборота проходит в России только в последние пять лет. Несмотря на это, история российского электронного документооборота берет начало еще с 1980-х гг., именно в указанные годы в государственном секторе Советского Союза — ЦК КПСС обратили внимание на проблему комплексной автоматизации делопроизводства. Переход на возможность использования предприятием электронного документооборота был установлен следующими нормативно-правовыми документами:

‒ Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;

‒ Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»; Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

‒ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

‒ Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

‒ Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Переход на электронный документооборот имеет больше плюсов, чем минусов. Однако плохо проработанный проект внедрения системы электронного документооборота может все плюсы автоматизации аннулировать. К главным достоинствам электронного документооборота следует отнести следующие:

‒ ускорение процессов обработки документации (регистрация, хранение согласование, подписание, передача);

‒ экономия времени руководителей и работников при осуществлении операций с документацией (формирование, поиск, согласование);

‒ рост конкурентных преимуществ;

‒ возможность в любое время в режиме on-line проводить операции с документами: сверку, загрузку, печать, поиск, отслеживать их движение;

‒ сокращение финансовых расходов на печать, хранение и почтовую пересылку и бумажных счетов-фактур [2].

К недостаткам электронного документооборота можно отнести:

‒ проблема сохранности информации — персональный компьютер может быть подвержен атаки вирусами или проявятся неполадки в системе базы данных по хранению документов;

‒ человеческий фактор: некоторые работники, привыкшие к ручному труду, не смогут на начальных этапах внедрения нового механизма качественно исполнять свои обязанности;

‒ существенные финансовые затраты по внедрению электронного оборота;

‒ не все контрагенты имеют возможность сотрудничать в системе электронного обмена.

Электронный документооборот в ближайшем будущем может стать неотъемлемым элементом крупной компании с большим количеством подразделений, однако на данном этапе развития в этой системе еще присутствуют недостатки, которые требуют законодательной и технологической доработки [4].

Вышеназванные недостатки, касающиеся внедрения электронного документооборота, являются решаемыми и при должном финансировании и подходе снижаются риски на этапах внедрения. Так что же тормозит развитие электронного документооборота в России? Во-первых, это сложившееся мнение о большей надежности бумажной документации, заверенной подписью и печатью. Так, российские предприятия озабочены проблемой несанкционированного доступа к базам данных, хранящиеся в системе. Очевидно, что работа с электронной документацией в системе выдвигает новые требования и к информационной безопасности организации. Речь идет не только об обеспечении сохранности или точного резервирования электронного архива, но и о разграничении доступа персонала к электронной документации, предупреждение атак на электронную систему организации из внешней среды; антивирусная защита; ведение всеобщего контроля над целостностью всей системы и действиями пользователей.

Во-вторых, практика бумажного документооборота для некоторых российских предприятий дает возможность составлять документы «задним» числом, например, в ходе осуществления операций по закрытию предыдущего периода (месяц, квартал, год). С электронной документацией подобная модель работы пока не осуществима: электронный документ принимается к учету с той датой, когда он выставлен или получен. Дату «задним числом» поставить не представляется возможным.

В-третьих, значительную роль играет человеческий фактор, так как большинству работникам удобнее читать бумажные документы и производить в них какие-либо записи, чем работать в программе. Такую ситуации в равной степени можно отнести как к работникам государственных учреждений, так и бизнес-структур.

Четвертой причиной выступает неготовность государственных учреждений полностью отказаться от работы посредством ведения бумажной документации. В частности, на сегодняшний день существуют всего несколько форматов электронных документов, которые ФНС принимает от налогоплательщиков на проверку в электронном виде. В случае если организация применяет электронный формат, отличающийся от рекомендованного ФНС или утвержденного Минфином, то при проверке возникает обязанность формировать и отвозить в ФНС бумажную заверенную копию электронного документа.

Пятой причиной выступает неготовность остальных контрагентов к переходу на электронную документацию, следовательно, электронный формат взаимодействия не является для заказчика приоритетным, сравнимым или возможно превышающим объемы бумажного документооборота, что не даст возможности сократить затраты и получить выгоды от использования системы электронного документооборота в полном объеме [5].

На основании вышеизложенного можно сформулировать следующие выводы. Внедрение системы электронного документооборота — это многосторонний и сложный процесс, эффективность которого зависит от степени изучения и проведенного анализа [1]. На данный момент Россия существенно отстает от европейских стран в сфере развития систем электронного документооборота и управления документацией. Данная проблема требует комплексного решения как с позиции пересмотра правового регулирования, а также стандартов, используемых в области электронного документооборота, так и с позиции обучения и изменения образа мышления управленческих кадров в отношении к системам электронного документооборота в государственных учреждениях и предприятиях бизнеса. Именно последнее позволит кардинально поменять ситуацию и ускорить процесс внедрения, но для этого необходима грамотная подача информации о названных системах, правовое регулирование всех возможных аспектов и содействие со стороны государства.

Литература:

1. Кулинич М., Комахидзе М., Лукьянова А. С. Риски внедрения системы электронного документооборота и способы их преодоления // Вестник донского государственного технического университета. — 2014. — Т.14. — 4 (79). — С. 227–232.
2. Пронин Я. В. Внедрение электронного документооборота в государственных организациях и предприятиях бизнеса: существующие проблемы и перспективы развития // Формирование электронной культуры в процессе непрерывного образования: проблемы и перспективы: сборник научных трудов участников III Международной междисциплинарной конференции. — СПб.: Издательство Санкт-Петербургского университета технологий управления и экономики. — 2017. — С. 214–222.
3. Чесноков С. В. Внедрение электронного документооборота в российских организациях // Бухгалтер и закон. — 2015. — 1 (173). — С. 40–44.
4. Плюсы и минусы электронного оборота документов [Электронный ресурс] // Эксперт Online 2016 URL: http://expert.ru/2016/06/24/plyusyi-i-minusyi-elektronnogo-oborota-dokumentov/ (дата обращения: 19.02.2018).
5. Что тормозит развитие электронного документооборота в России [Электронный ресурс] // Расчетный центр «Практик». URL: https://habrahabr.ru/company/a-practic/blog/232065/ (дата обращения: 20.02.2018).