Разработка информационно-справочной системы учета клиентов для организации

Информационно-справочные системы учета необходимы каждой организации. Эти системы помогают упростить процедуру учета клиентов, сотрудников, товара, бухгалтерии и много других задач. Чаще всего для учета используются базы данных, в которые содержат в себе большое количество данных. Наиболее популярным программным обеспечением для разработки баз данных является Microsoft Access.

Ключевые слова: база данных, система, учет, Аccess, клиенты

Во все времена люди нуждались в методах хранения и обработки информации. В современном мире невозможно представить любое предприятие без собственной базы данных, которые в свою очередь хорошо справляются со своей задачей. Они обеспечивают надежное хранение информации в структурированном виде, а также быстрый доступ к ней. Любая организация нуждается в базе данных, которая удовлетворяла бы те или иные потребности компании по записи, хранению, управлению, администрированию и удалению данных.

Все чаще и чаще на рынке появляются множество технологий доступа к данным и серверов баз данных. У каждой базы данных есть свои отличительные черты. Приложения по обработке данных, которые создаются с невероятной скоростью, ориентированы на работу с большим количеством человек, которые могут находиться вдалеке от основного месторасположения сервера базы данных.

Основной целью нашего исследования является разработка базы данных «Информационно-справочная система учета клиентов для организации». В качестве объекта автоматизации наш выбор пал на организацию, представляющую широкий комплекс услуг в сфере творческой деятельности, а именно школу вокала и студию звукозаписи. Для ее реализации была выбрана среда разработки Microsoft Access. [1]

Среда Access невероятно удобна для программирования задач такого типа. Она предоставляет огромный функционал для программиста. В нее входят поистине шикарный набор простых в использовании инструментов, позволяющих быстро донести программе, что же хотел от нее программист. А также в качестве вспомогательного инструмента нами будет использоваться язык программирования и C#. [2]

База данных клиентов организации позволит существенно упростить работу для персонала, т. к. она будет не только записывать, и хранить информацию о клиентах, но также в ней будет возможность назначать клиентов на какое-либо время в расписании, выдавать абонементы и производить их учет. Также для персонала будут выводиться списки всех клиентов, преподавателей, абонементов с возможностью добавлять, редактировать, удалять и заносить в архив, вести бухгалтерию и печатать отчеты о проделанной работе.

И так, при разработке системы учитывалось, чтобы база данных была интуитивно понятна. В базе данных должно быть несколько форм:

1. Главная кнопочная форма (Рис. 1). Она должна отображать такие элементы управления, как кнопки. Кнопкам буду присвоены переходы по формам и таблицам.

Рис. 1. Главная кнопочная форма

2. Добавление и редактирование информации о клиентах (учениках) в базу данных. (Рис. 2). Форма для добавления клиентов содержит такую вводную информацию, как: личные данные, контактная информация, адрес места жительства, а также преподавателя, который будет обучать клиента. Форма имеет кнопки для добавления нового ученика, прокрутки уже записанных ранее данных, сохранения отредактированного материала, переноса записи в архив, а также удаление записи.

Рис. 2. Добавление и редактирование информации

3. Добавление и редактирование информации о преподавателях школы и абонементов (Рис. 3, 4). Так же, как и форма добавления новых клиентов, форма преподавателей и абонементов будет немного похожа. Будут изменены только поля для ввода данных, которые вы можете посмотреть на рисунках 3 и 4.

Рис. 3. Добавление и редактирование информации о преподавателях школы

Рис. 4. Добавление и редактирование информации об абонементах

4. Расписание на неделю. Форма расписания на неделю будет находиться отдельно и станет независимой. В нее будут входить надписи в левом крайнем столбце (время), а сверху будет строчка (дни недели). Под строчкой «дни недели» будут располагаться поля для ввода даты. А чтобы поставить какого- либо ученика на занятие, нужно будет всего лишь щелкнуть на поле с выпадающим списком и из всех клиентов выбрать нужного (см. таблица 1).

Таблица 1

Расписание

5. Ведение абонементов. В организации введена абонементная система посещения. И для того, чтобы начать ходить на уроки, нужно приобрести абонемент. В абонемент входит 4, либо 8 занятий в месяц. Для того чтобы назначить абонемент какому-либо ученику, нужно перейти с главной кнопочной форму в форму ведения абонементов (Рис. 5). Для того чтобы выдать абонемент, вам нужно сначала добавить клиента в базу данных, а затем выбрать его, с помощью кнопок управления, в форме ведения абонементов, а затем нажать кнопку сохранить. В этой форме можно отмечать уроки на которые ученик пришел, не пришел, которые сгорели, либо, которые не оплачены, даты действия абонемента и его название.

Так как в данный момент учет, составление расписания, выдача абонементов для клиентов организации ведется вручную и это занимает не малое количество времени, то встает вопрос об увеличении скорости работы персонала. Благодаря разработке информационно — справочной системы учета, можно намного быстрее добавлять и редактировать информацию, составлять расписание и следить за абонементами. Разрабатываемая система поможет осуществлять работу более продуктивно, максимально повысит эффективность и будет отвечать современным условиям бизнеса.

Система гарантирует: стабильную работу программы (стабильность работы базы данных, без привлечения каких — либо специалистов, быстрота выполнения тех или иных запросов, а также высокую надежность); точные результаты поиска по клиентам организации; достоверный вывод информации в печать.

Все вышесказанное значительно упростит работу персонала и увеличит скорость работы, а также повысит качество обслуживание клиентов. Полная информация по ученикам и их абонементам, контроль расписания и оперативность помогут сэкономить время, чтобы уделить больше внимания на аналитическую и финансовую отчетность. Эта система поможет улучшить работу организации, а также предоставит больше времени и возможности по поиску новых клиентов, и уменьшит затраты.

Литература:

1. Office // Microsoft. URL: https://products.office.com/ru-ru/access (дата обращения: 21.06.2017);
2. C# // Microsoft. URL: https://docs.microsoft.com/ru-ru/dotnet/csharp/csharp (дата обращения: 21.06.2017).